artikel

Afrekensystemen in de horeca: techniek jaagt omzet terras aan

Café

Automatisering op het terras bevordert de doorstroom en daarmee de service en de omzet van de horecazaak. Maar de organisatie eromheen en de medewerkers zijn zo mogelijk nog belangrijker. Hoe integreren ondernemers met topterrassen technische verworvenheden met menselijke vaardigheden? Tips uit de praktijk.  

Afrekensystemen in de horeca: techniek jaagt omzet terras aan

Handhelds zorgen voor snelle verwerking bestellingen

Afrekensystemen voor terras zorgen voor meer omzet. De mobiele handheld waarmee je bestellingen kunt opnemen en doorzenden naar de bar of de keuken, is niet meer weg te denken. Samen met de kassa zorgt het apparaat ervoor dat bestellingen supersnel en gespreid – niet in één keer een berg bestellingen – op de juiste plaatsen terechtkomen. Dat is belangrijk voor de keuken en de bar. De volgende eigenschappen zijn van wezenlijk belang voor goede en werkbare handhelds:

  1. Nieuwe medewerkers moeten er na vijf minuten uitleg probleemloos mee aan de slag kunnen.
  2. Ze dienen stabiel te zijn. Een mogelijke storing is snel verholpen.
  3. Als de stroom onverhoeds uitvalt mogen er geen gegevens verloren gaan.
  4. Medewerkers moeten de juiste gerechten en dranken blindelings kunnen invoeren zodat ze oogcontact met de gasten kunnen houden.
  5. Om dat snel en probleemloos te kunnen doen, moet er met afkortingen gewerkt kunnen worden. De letters v.m.t. staan bijvoorbeeld voor verse muntthee.
  6. De handheld moet tegen een stootje kunnen.

Afwijken van regels om doorstroom te bevorderen

Een druk terras runnen met daarop tientallen gasten die op tijd hun drankjes en hapjes willen hebben, vereist een perfect op
elkaar ingespeeld team. Met wijklopers die de bestellingen opnemen en deze met hun handhelds doorzenden. De zogenoemde runners bezorgen de bestellingen. Dat loopt alleen gesmeerd als alle betrokkenen volgens duidelijke regels te werk gaan. Maar ze moeten ook de vrijheid krijgen om soms van die regels af te wijken. Remco Abel van restaurant Abel in Poortugaal: ‘Bij ons
nemen de runners zo nu en dan kleine bestellingen op. Als de wijkloper elders is en een gast wat wil bestellen, wordt deze bij wijze van uitzondering door een runner opgenomen. Dit bevordert de doorstroom.’

Scherm vervangt bonnen

Hoe geavanceerd een systeem ook is, er zijn altijd verbeteringen mogelijk. Zo kunnen de printers, die op meerdere plaatsen in de keuken en de bar de bestelbonnen printen, vervangen worden door beeldschermen, touchscreens om precies te zijn, zegt Abel. Hij verwacht de efficiency daarmee verder op te voeren. ‘Als het druk is, komen de bonnetjes bij ons in een hoog tempo binnen, wel één per seconde, zo hard gaat dat. Die hangen we allemaal op aan rails. Dat hoeft niet meer als we de bestellingen straks van het beeldscherm af kunnen lezen. Een tikje op het scherm volstaat om aan te geven dat de bestelling is bereid.’

Bediening blijft mensenwerk

Natuurlijk is het belangrijk dat je je materiaal voor elkaar hebt en werkt met de nieuwste technieken. Dat zorgt ervoor dat je je gasten op het terras optimaal en snel kunt bedienen. Foutloos als het even kan. Maar pas op, het blijft mensenwerk, zegt Elgar Demmers van restaurant Eemlust in Baarn. ‘Besteed aandacht aan het plaatsen van medewerkers. Zorg ervoor dat de medewerkers datgene doen waar ze goed in zijn en plezier in hebben. Het succes van een terras wordt niet alleen bepaald door de elektro-nica.’

Overheadloper om bij te springen

Eemlust beschikt op het terras niet alleen over wijklopers en runners, er is ook een  zogenoemde overheadloper aanwezig. Deze heeft geen vaste taken, maar houdt alles in de gaten en springt bij waar dat nodig is. Hij of zij zet de puntjes op de i. Dat is nodig
omdat de anderen op hoogtijdagen erg druk zijn en wel eens een steekje kunnen laten vallen. Niets menselijks is de terraswerker vreemd. De overheadloper schuift de tafel even aan, vult het water bij, grijpt in als de wijnkaart te lang op tafel ligt of zorgt
ervoor dat de wijnsuggestie de gasten tijdig bereikt en niet pas als de gerechten worden geserveerd. Daarnaast is er op drukke dagen nog een persoon met een min of meer vrije opdracht. Bij Eemlust staat deze te boek als de bitch. ‘Dat is de persoon die mogelijke problemen oplost. Het kost je een medewerker extra, maar je verhoogt hiermee wel je kwaliteit. Dat vinden wij belangrijk.’

Investeren in automatisering is belangrijk

Investeren in automatisering is belangrijk, zeggen ondernemers die drukbezette terrassen exploiteren. De apparatuur moet
up-to-date gehouden worden zodat storingen zich niet of zeer sporadisch voordoen. Demmers: ‘Wij werken met drie handhelds en een vaste computer en betalen aan servicekosten rond de €2000 per jaar. Ja, dat is duur, maar het werkt en als het toch een keer tegenzit , word je meteen geholpen.’ Dat wil niet zeggen dat de monteur meteen ter plekke is. Het kan ook zijn dat een telefonisch consult voor uitkomst zorgt.

Wel of niet een kelneroproepsysteem

Een kelneroproepsysteem kan ervoor zorgen dat gasten zich met één druk op de knop kunnen melden als ze bediend willen worden. Op een terras waar het rustig is, kan dat nuttig zijn. Maar enkele ondernemers die wij spraken, vinden het meer iets voor in een vergaderzaal of voor andere ‘afgelegen’ plaatsen in het bedrijf. Niet op een terras, want daar mogen gasten die iets willen bestellen sowieso niet over het hoofd worden gezien. Verder kan het oproepsysteem misleidend werken, omdat het de suggestie wekt dat de gast meteen geholpen wordt. En dat is bij drukte helaas niet altijd mogelijk.

Mobiel pinnen als service

Naast het snel kunnen verwerken van bestellingen is het van belang dat er ook snel afgerekend kan worden zonder dat dat de doorstroming belemmert. Eén of meer mobiele pinapparaten kunnen uitkomst bieden, zegt Joep van Gruijthuijsen, eigenaar van Moeke Mooren in Appeltern, dat over een groot terras beschikt dat in het weekend door zo’n 1500 gasten per dag wordt bezocht. ‘In eerste instantie heb ik geen mobiel pinapparaat aangeschaft. Het liep via gsm en dat nam in ons geval te veel tijd in beslag. Sinds we kunnen pinnen met behulp van wifi gaat het pijlsnel. We maken nu gebruik van twee mobiele pinapparaten en dat levert ons gemak en tijdwinst op.’ De medewerkers van Moeke Mooren maken gebruik van handhelds en van twee tablets die in de plaats zijn gekomen van kassa’s. ‘Je kunt die tablets overal neerzetten waar je ze nodig hebt. Op het terras of in de bowling. We gebruiken de tablets ook voor het opnemen van bestellingen voor grote groepen.’ Binnen staat een echte kassa met geldlade. De medewerkers beschikken over een eigen portemonnee.

Reageer op dit artikel