artikel

Hoe pak je het aan: diefstal uit de personeelsruimte

Café

Er is een portemonnee verdwenen uit een tas die in de personeelsruimte stond. Medewerkers kijken elkaar er op aan, er ontstaat een ongemakkelijke sfeer van achterdocht en roddel. Als leidinggevende wil ik de kwestie gewoon eens in de groep gooien tijdens een werkoverleg en kijken hoe de reacties zijn. Is dat verstandig?

Hoe pak je het aan: diefstal uit de personeelsruimte

Een ding weet je zeker: als je het onderwerp van de diefstal openlijk gaat bespreken, weerhoudt dat de dader in veel gevallen van een volgende diefstal. Maar of je door die openheid ook achterhaald krijgt wie de diefstal heeft gepleegd, is de vraag. Het ligt er dus aan wat je wilt bereiken: diefstallen stoppen of de dader achterhalen en straffen?

Open kaart spelen: trek geen voorbarige conclusies

Voor medewerkers binnen één team is onderling vertrouwen heel belangrijk. Zodra dat vertrouwen weg is, geeft dat bij mensen al snel een gevoel van onveiligheid. En dat is het laatste wat je wilt binnen een hechte groep die intensief moet samenwerken. Dus vanuit het oogpunt om de lucht te klaren, is het ‘in de groep gooien’ een reële optie.

Een paar tips hoe je dit tijdens een werkoverleg kunt aankaarten:

  • Benoem de gebeurtenis en vraag iedereen om beurten om hierop te reageren. Sommige medewerkers zullen hun eigen betrokkenheid ontkennen, andere brengen wellicht de geruchten over mogelijke betrokkenen naar voren. Het kan de medewerkers in ieder geval opluchten om in het bijzijn van alle collega’s te zeggen hoe zij ertegenaan kijken.

De kunst is dan om vooral goed te luisteren en niet zelf al te gaan oordelen.

  • Door vooral te luisteren, weet je in ieder geval wat er speelt. Bovendien hoor je welke emoties er leven onder de medewerkers.
  • Geef aan wat het beleid van het bedrijf is ingeval de dader bekend wordt. Hier kan een afschrikkende werking van uitgaan.

Wat de uitkomst van het werkoverleg ook is, trek in ieder geval geen voorbarige conclusies! Een vermoeden van diefstal vraagt om grondig, maar ook integer onderzoek. En een valste beschuldiging van een medewerker kan namelijk heel veel schade aanrichten.

De dader achterhalen? Ga integer te werk

Vind je het uiteindelijk het belangrijkst dat de dader op zijn/haar gedrag wordt aangesproken? Ga dan met je vermoedens naar een vertrouwenspersoon of iemand van personeelszaken. Zo kun je in vertrouwen je verhaal kwijt.

Besluit een medewerker van personeelszaken om de kwestie serieus op te pakken en uit te zoeken? Houd er dan rekening mee dat je als leidinggevende van de afdeling nog wel betrokken bent, maar dat personeelszaken in zo’n geval vaak de leiding neemt in het onderzoek. Vragen die nu een rol gaan spelen:

  • Wat zijn vermoedens en wat zijn de harde feiten? Hoe leg je de zaken rondom de melding van de diefstal vast voor dossiervorming?
  • Hoe ga je het gesprek aan met de betrokkenen?
  • Welke acties kun je als organisatie wel en niet ondernemen (bijvoorbeeld plaatsing camera’s?)? Wanneer wordt het verstandiger de zaak over te dragen aan een extern onderzoeksbureau? En hoe stuur je zo’n bureau vervolgens aan?
  • Wie maak je deelgenoot van je verkregen kennis en informatie? Wees heel zorgvuldig in de stappen die je zet, anders is het risico groot dat beide partijen ‘schade oplopen’.

Zelf een vraag of een kwestie die je wilt bespreken? Mail hem naar: nathaliebluiminck@vakmedianet.nl

Een eerder beantwoordde vraag: een verborgen camera in de voorraadruimte? Mag dat?

Voor wie meer handvatten voor een juiste aanpak wil krijgen: op 16-17 maart is er een training Fact Finding.
Meer info www.fact-finding.nl