blog

Interne incidenten? Weet wat je moet doen

Café

Herkent u dit? Consumpties (of hotelovernachtingen) worden niet op de kassa aangeslagen. Controlemechanismen, zoals automatische kassasystemen en tapsystemen, blijken onklaar gemaakt. Met enige regelmaat wordt kasgeld ontvreemd, al dan niet in samenwerking met diegene die de controle behoort uit te voeren. Het gerucht gaat dat het tapsysteem zodanig is afgesteld dat drankjes worden ‘gespaard’. Of er verdwijnt een portemonnee uit de tas van een medewerker.

Interne incidenten? Weet wat je moet doen

Heel uiteenlopende situaties, maar één ding hebben ze met elkaar gemeen: u kunt de signalen niet negeren, hier moet u iets mee doen! Alleen, hoe pak je zoiets nu aan?

Beleid

Uit een in 2014 uitgevoerd Wereldwijd Fraude Onderzoek blijkt dat wanneer bedrijven niet goed genoeg aandacht besteden aan interne fraude, zij hierdoor jaarlijks vijf procent van hun inkomsten verliezen. Opvallend is dat de werknemers die de fraude pleegden, niet die werknemers waren van wie het verwacht werd. Tachtig procent van de fraudeurs deed dit namelijk voor de eerste keer en zij waren al jaren werkzaam bij de bedrijven.
Om wat voor intern incident het ook gaat, zorg voor beleid voor de aanpak van incidenten. Transparantie vooraf geeft duidelijkheid: iedereen weet hoe bij een incident moet worden gehandeld, welke bevoegdheden, rechten en plichten er bij een onderzoek gelden. Hiermee voorkomt u dat er ad hoc gehandeld wordt. Want dat is niet altijd de beste reactie: een mogelijke ‘dader’ wordt direct met de feiten geconfronteerd, vermoedens worden voor waar aangenomen, waardoor iemand mogelijk vals wordt beschuldigd. Met alle mogelijke gevolgen van dien: integer onderzoek verknoeid, vertrouwen of reputatie beschadigd en dan hebben we het nog niet eens over mogelijke financiële gevolgen.

Zelf doen of uitbesteden?
Bepaal: ga ik zelf aan de slag of moet ik dit uitbesteden? In strategisch maar ook in juridisch opzicht is een objectieve en vooral onbevooroordeelde aanpak van een intern incident het beste. De vraag is: kunt u dat als horecaonderneming zelf? Het antwoord: ja, tot op zekere hoogte. Natuurlijk zijn er ondernemers en managers die de deskundigheid en vaardigheid bezitten. Als zij dankzij Fact Finding – grondig maar integer feitenonderzoek –  een juridisch goed dossier kunnen opbouwen, dan is dat uitstekend.
In de praktijk blijkt dat objectief en onbevooroordeeld onderzoek doen naar collega’s lastiger is dan gedacht. Bovendien ontbreekt vaak simpelweg de tijd om dit zorgvuldig en grondig te doen. Ook spelen emoties hier een belangrijke rol bij.
Maak daarom direct bij de start van het onderzoek de afweging: kan ik voldoende tijd en mankracht vrijmaken om de zaak objectief en zorgvuldig aan te pakken? Is het antwoord ‘nee’? Schakel dan op het juiste moment in het proces externe deskundigheid in, bijvoorbeeld een particulier recherchebureau en /of een arbeidsjurist. Besluit u wel eerst zelf onderzoek te gaan doen? Dan vertel ik graag in een volgende blog welke verschillende stappen u in het onderzoek moet onderscheiden en de do’s en don’ts daarbij.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels