blog

Gedraag je als een spons

Café

In mijn vorige blog heb ik u laten kennismaken met het methodisch onderzoek, om zo op een juiste manier een intern incident te onderzoeken. In deze blog zoom ik in op de belangrijkste fase, de oriëntatie/informatiefase.

Gedraag je als een spons

Bij een melding van een incident is het heel belangrijk om de melder serieus te nemen. In sommige gevallen krijgt u zaken te horen die u misschien niet voor mogelijk had gehouden binnen uw organisatie. Het grootste gevaar is dan om het verhaal weg te wuiven of hardop vraagtekens erbij te plaatsen: ‘Dus jij denkt echt dat er gesjoemeld wordt met het kassasysteem? Nou, dat is nogal een uitspraak’.

Laat de melder zijn/haar verhaal doen, interrumpeer niet, maak aantekeningen*. Pas als de melder uitgepraat is, kunt u vragen stellen om eventuele onduidelijkheden helder te krijgen. Wees op uw hoede dat deze vragen geen oordeel bevatten.
Vergelijk:
– Wat is je precies opgevallen aan de werkwijze van medewerker X als hij met het kassasysteem bezig is?
– Hoe sjoemelt medewerker X dan met het kassasysteem?

Rechtvaardigt de melding een onderzoek?

Misschien moet u na de melding meegeleverde documenten bekijken, werkroosters nader bestuderen etc. Daarna kunt u pas bepalen of de verkregen informatie ook daadwerkelijk een onderzoek naar het incident rechtvaardigt. Op zo’n moment gaat u de informatie beoordelen. Zoals gezegd, is de oriëntatiefase bedoeld om informatie te verzamelen. Dus hier maakt u als het ware een ‘uitstapje’ naar de evaluatiefase: u oordeelt of u wel of niet doorgaat.

Leg deze beoordeling met afweging vast in een memo; dit vorm –samen met de melding- het begin van uw dossiervorming*.

Bij een ‘ja’ stapt u vervolgens weer terug naar de oriëntatiefase. Want nu begint fact finding, de zoektocht naar de waarheid, pas echt!

Incidententeam

Zo’n onderzoek verricht u niet alleen. Verzamel een klein team van mensen om u heen die ieder zijn eigen expertise kan inbrengen, afhankelijk van de aard en de omvang van het incident en de grootte van de organisatie: P&O-er, jurist, compliancemedewerker, directielid, communicatiemedewerker.

Zo veel mogelijk informatie

Stel u op als een spons die alle informatie opzuigt, zonder te oordelen. Waar haalt u informatie vandaan? Dat hangt af van het soort incident: ‘verdwenen’ drankvoorraad is wat anders dan een onklaar gemaakt tap/tik-systeem en weer anders dan een ‘kwestie’ waarbij iemand die zich met enige regelmaat ‘ziek’ meldt maar die dagen wel gesignaleerd wordt in het uitgaanscircuit.

Begin met administratief onderzoek in eigen bestanden: wat is er bekend over aan/afwezigheid (werkroosters) of ziekmelding van de betrokken medewerker? Welke informatie verschaft een eventueel toegangssysteem? Wat is bij P&O bekend?

Vul dit onderzoek aan met informatie uit open bronnen: welke informatie geven bijvoorbeeld Facebook of de Kamer van Koophandel. Mogelijk is bij het incident sprake van sporen, bijvoorbeeld braaksporen. Maak er foto’s van en omschrijf ze zo nodig. Voeg deze informatie toe aan uw bevindingendossier. Mogelijk zijn er personen die iets over het incident zouden kunnen vertellen, et cetera.

Nogmaals: Informatie verzamelen is in deze fase het doel, dus blijf objectief naar de informatie kijken, trek nog geen conclusies. Beoordelen van de informatie doet u in de evaluatiefase.

Informatie vergaren via bureau-onderzoek is mooi. Maar mag u zomaar overal zoeken op internet? In het volgende blog zal ik ingaan op de wet- en regelgeving die hierop van toepassing is.

*Over het belang van goede gespreksverslagen en de schriftelijke vastlegging van alle stappen in het onderzoek kom ik later in een van mijn blogs zeker terug.

Zie ook:
Eerdere blogs van Piet van Gelder:
Interne incidenten: weet wat je moet doen
Effectieve aanpak van interne incidenten

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels