artikel

Checklist

Horeca

De invoering van de euro zorgt voor veranderingen. Het is verstandig om tijdig met de voorbereidingen te beginnen. Door te lang te wachten met aanpassingen, houdt u te weinig tijd over om de juiste actiepunten op te stellen en stappen te ondernemen. Bovendien wordt het steeds moeilijker om externe adviseurs en technische experts te vinden die u bij de noodzakelijke aanpassingen in uw bedrijf terzijde kunnen staan. De grootste klus is het inventariseren van mogelijke knelpunten.

AdministratieGeautomatiseerd
Bij een geautomatiseerde financiële administratie verricht de bank het meeste werk. De omzetting van guldens in euro’s verzorgt deze instelling. Betalingen en ontvangsten legt de bank automatisch vast in een computer, een horecaondernemer kan die gegevens vervolgens via het electronisch berichtenverkeer aan het accountantskantoor laten doorgeven.De bank zorgt ervoor dat, voor het opmaken van de jaarrekening en voor de belasting, de bedragen in euro’s worden vastgelegd. Ook bij telebankieren regelt de bank de omzetting van guldens in euro’s.

Boekhoudpakketten
Ondernemers die zelf de gegevens van betalingen en ontvangsten vastleggen in een boekhoudpakket op de pc moeten goed in de gaten houden of en zo ja wanneer er een uo-date van het programma komt. Hebt u een onderhoudscontract of abonnement, dan ligt het probleem vooral bij de leveranciers. Zij zullen het pakket geschikt moeten maken voor de euro. Problemen kunnen zich voordoen in de periode waarin registraties zowel in guldens als in euro’s plaatsvinden. Systemen zullen hiervoor de nodige flexibiliteit moeten bieden.

Maatwerk (waaronder spreadsheets)
Hierbij moet u onderscheid maken tussen programma’s die u zelf gemaakt heeft of maatwerk dat door derden ontwikkeld is. Wie zelf programma’s of bestanden heeft gemaakt met geldbedragen erin, bijvoorbeeld een kostprijsberekening in een spreadsheet, moet veel aanpassen. In een spreadsheet kunt u guldens met de optie ‘zoek en vervang’ omzetten in euro’s. Houd hierbij wel rekening met de vele schrijfwijzen voor gulden: f, ƒ, NLG, hfl, gulden, enzovoort. Als het programma met geldbedragen rekent, moet u de formules met guldenwaarde vervangen door formules met de eurowaarde. Bij maatwerk dat door derden ontwikkeld is, moet tijdig geïnventariseerd worden in hoeverre de leverancier nog aanpassingen uitvoert.

Accountantsbureau
Als een accountantsbureau de financiële administratie bijhoudt, is het van belang om met de accountant of de administrateur af te stemmen wanneer de overstap van gulden naar euro wordt gemaakt. Voor de meeste accountantsbureaus maakt het niet uit wanneer de overstap plaatsvindt. Wanneer leveranciers en afnemers hun rekeningen in euro’s presenteren, is dat een goed moment om ook de overstap te maken.

Papieren boekhouding
Ondernemers die de administratie volledig op papier bijhouden, kunnen op elk gewenst moment overschakelen. Dat geldt ook voor de kasgeldadministratie. Daarbij ligt het voor de hand om op 1 januari 2002 over te stappen want dat zijn pas de euromunten en -biljetten in omloop.

Betaalmiddelen
Vanaf 1 juli 2001 vermelden alle winkels in Nederland de prijzen zowel in guldens als in euro’s. Het is niet verplicht maar wel slim om uw prijsaanduidingen op menukaarten, prijslijsten of (reclame)drukwerk nu al in guldens als in euro’s te vermelden. Als u veel buitenlandse gasten heeft, kunt u de koers tussen buitenlandse valuta’s en de gulden of de euro vermelden. Het is hierbij overigens niet toegestaan om de prijzen te verhogen vanwege de euro.

Contant geld
Hoe betalen uw gasten? Voldoen uw klanten de rekening vooral met contant geld dan is het raadzaam extra aandacht te besteden aan de periode van 1 tot en met 28 januari 2002. In deze omwisselingsperiode kunnen klanten zowel in guldens als in euro’s afrekenen. U moet dus met beide munten kunnen werken. Gedurende deze weken zult u zowel een gulden- als een eurokas moeten aanhouden. Geadviseerd wordt om in deze periode euro’s als wisselgeld te gebruiken. Dit zal periode met de twee muntsoorten zo kort mogelijk houden. Stem met uw bank de chartale omwisseling goed af zodat uw bedrijf over voldoende euro’s beschikt en u de ontvangen guldens op eenvoudige wijze aan de bank kunt afgeven. Het is mogelijk dat uw bedrijf tijdens de overgangsperiode aanmerkelijk meer geld in kas zal hebben dan normaal. Dit kan leiden tot extra kosten voor transport, beveiliging en verzekering. Veel contract-cateringlokaties kennen het systeem van maximaal kassaldo. Daaraan dient vroegtijdig aandacht besteed te worden.

Pinpas/chipcard/creditcard
Wie met pinpas, chipcard of creditcard betaalt, kan vanaf 1 januari 2002 alleen in euro’s afrekenen. Uw afrekensysteem en betaalautomaten zullen hiervoor geschikt moeten zijn. Informeer tijdig bij de leverancier om de aanpassing te regelen. Stem met hem of haar af wie de kosten voor zijn rekening neemt.

Cheque
Vanaf 1 januari 2002 zullen nieuwe cheques in euro’s worden uitgegeven. Voor het verzilveren van een cheque kan de bank – evenals bij overschrijvingen – straks de bijschrijving op uw rekening noteren in guldens of in euro’s. Een eurocheque die is uitgeschreven voor 1 januari 2002 wordt beschouwd als vreemde valuta. Dat brengt hogere kosten met zich mee.

Computers en printers
Het aanpassen van de computer op de euro is minder ingrijpend dan de voorbereiding op de ‘millenniumbug’. Het gaat erom of de pc het euroteken op het beeldscherm weergeeft en de printer het euroteken print. Als het euroteken niet in de computer zit, kan het gedownload worden via www.euro.nl. Het euroteken is te omzeilen door een hoofdletter E te gebruiken. Daarmee kunt u ook mogelijke printproblemen mee oplossen.

Geldaccepterende apparaten (sigaretten- en drankautomaten, kansspelautomaten e.d.)

Mensen die straks in een snackbar een kroketje uit de muur halen of een pakje sigaretten uit de automaat trekken, gooien vanaf 1 januari 2002 euro’s in deze apparaten. Ook de speelautomaten moeten aan de nieuwe munt aangepast worden. Informeer tijdig bij uw leverancier wie verantwoordelijk is voor de omzetting en wie voor de kosten opdraait. Het kan nuttig zijn op de apparaten op voorhand geschikt te maken voor de verschillende chipcards.

Buitenland
De invoering van de euro kan invloed hebben op contracten met buitenlandse afnemers of leveranciers. Wie handelscontacten in het buitenland heeft, doet er goed aan contracten nog eens na te lopen. Als u zaken doet met het buitenland is het niet nodig een aparte eurorekening te openen. De banken fungeren als een soort omrekenkantoor en zorgen er kosteloos voor dat de bedragen steeds in de door u gewenste munteenheid op de rekening terechtkomen.

Personeel
Werkgevers zijn verplicht om hun medewerkers goed voor te bereiden op de komst van de euro. Door tijdig op het loonstrookje het salaris in euro’s en guldens te vermelden, worden veel vragen over het salaris voorkomen.
Het personeel moet daarnaast goed leren omgaan met de nieuwe munt. Vooral in de omwisselingsperiode (1 tot en met 28 januari 2002) kunnen er problemen onstaan. Aangezien er verschillende euromunten in omloop zijn (de voorzijde van alle euromunten is hetzelfde; de afbeeldingen op de achterzijde verschillen per deelnemend land) is het raadzaam goed op te letten, valsemunters kunnen proberen misbruik te maken van de verwarring. Een cursus is voor deze personeelsleden geen overbodige luxe.