artikel

Hieraan moet een persbericht voldoen

Horeca

Een persbericht is over het algemeen een betrekkelijk goedkope en efficiënte manier om de media te bereiken. Of het lukt om daadwerkelijk door te dringen is natuurlijk de vraag. Het persbericht dient als bron van informatie voor de journalisten die het onder ogen krijgt. Deze besluit om er iets mee te gaan doen of om het terzijde te leggen. Hoe kunt u voorkomen dat het laatste gebeurt?

  • Belangrijk is de structuur. Begin met de belangrijkste informatie in de eerste alinea. Deze moet antwoord geven op de vragen: wie, wat, waar, wanneer, waarom en op welke wijze (hoe). Dit zijn de 6-w vragen. Wie de eerste alinea (lead) leest, weet in grote lijnen waar het om gaat. De verdere uitleg en detaillering volgen in de rest van het persbericht. Van boven naar beneden wordt de informatie steeds minder relevant.
  • Stel u zelf steeds de vraag: wat is het nieuws en voor wie? Het gaat hierbij niet primair om de betreffende journalisten maar veel meer om de mensen die uiteindelijk met het bericht bereikt moeten worden. Ook de journalist vraagt zich bij de beoordeling af of de informatie de moeite waard is voor het publiek waar hij voor werkt.
  • Bied nooit aan om te betalen voor plaatsing en beloof geen voordeeltjes. De journalist bepaalt wat er gepubliceerd wordt. Voor puur commerciële activiteiten zijn er advertenties.
  • Selecteer op hoofdlijnen en houd uw bericht kort en zakelijk. Vermijd lange zinnen en probeer de lengte te beperken tot één A4. probeer niet volledig en uitputtend te zijn.
  • Formuleer zakelijk en concreet. ‘Van de honderd aangeschreven ondernemers gaf twintig procent zich op voor de cursus tekstverwerken. Dit is tien procent meer dan in 2000’, is duidelijker dan ‘Het aantal aanmeldingen in 2001 is hoog’. Gebruik geen vage termen als ‘vrij vaak, tamelijk, regelmatig of dikwijls’. Wees zuinig met bijvoeglijke naamwoorden, het mag geen promotietekst worden.
  • Vermijd een begeleidende brief bij een persbericht met daarin formuleringen als ‘Hierbij verzoek ik u dit persbericht op te nemen in uw eerstvolgende uitgave’. Hiermee maakt u journalisten razend. Begeleidende tekst en uitleg zijn niet alleen overbodig, u wekt bovendien de indruk dat u de dienst uitmaakt. Het is de redactie die bepaalt of ze een berichtje over uw melding maakt en ook in welke uitgave het artikel verschijnt.
  • Gebruik speciaal gedrukt persberichtpapier. Heeft u dat niet, zet er dan in vet en in hoofdletters PERSBERICHT boven. Zorg dat naam, adres en telefoonnummer niet ontbreken en het juiste doorkiesnummer vermeld staat (dus niet de afdeling verkoop). Persberichten die u in luxe, glanzende mappen verzendt, lijken veel op reclame en dat wil nog wel eens averechts werken bij journalisten.
  • Sluit het persbericht altijd af met de namen van contactpersonen die aanvullende informatie kunnen geven, inclusief telefoon- en faxnummer (ook buiten kantooruren). Wees meteen na verzending van het persbericht ook daadwerkelijk bereikbaar. Denk niet dat uw informatie zo compleet is dat er geen vragen meer zijn. Het is raadzaam om uw relaties en medewerkers op de hoogte te stellen van het verzonden nieuws. Dat voorkomt opmerkingen als ‘We hebben het uit de krant moeten vernemen’.
  • De verzending van een persbericht betekent niet dat het wordt geplaatst. Ook kan de redacteur de inhoud aanpassen. Als u foto’s meestuurt, bent u ze meestal kwijt. U kunt verzoeken om retournering, maar dat gebeurt zelden. Redacties werken bovendien vaak graag met hun eigen fotografen. Heeft de fotograaf copyright op de foto, zet dat er dan duidelijk bij.
  • Heeft u liever niet dat het nieuws voor een bepaalde datum in de media verschijnt? Zet dan in hoofdletters EMBARGO tot … (een datum enige dagen later, eventueel met een precies tijdstip) bovenaan het persbericht. Een embargo is een verzoek aan de media om het persbericht pas op een vooraf bepaald tijdstip bekend te maken. Bijvoorbeeld nadat de benoeming van een directeur bekend is gemaakt of als een prijs is uitgereikt. Wees er echter op bedacht dat u een gebeurtenis, actie of bijeenkomst nooit van een embargo kunt voorzien. Wanneer een vergadering om acht uur begint, kan het embargo op de toespraak van de voorzitter niet om negen uur worden gezet. Radio, televisie en internet hebben het recht om nieuws te brengen zodra het er is.
  • U kunt uw persbericht ook als e-mail verzenden. Dat heeft als voordeel, dat de redacteur de informatie snel kan bewerken. ‘Digitale’ persberichten moeten nog korter zijn dan de gedrukte versie. Bedenk dat het lezen via beeldschermteksten vermoeiender is dan het lezen vanaf papier. U kunt bijvoorbeeld een e-mail sturen met een samenvatting van enkele regels en de mogelijkheid bieden om door te klikken voor de volledige tekst. U kunt ook laten doorklikken naar uw site, waarop het integrale persbericht te vinden is. E-mails zonder lay-out komen sneller binnen bij de ontvanger, maar hebben als nadeel dat ze er een beetje armzalig uitzien. Een mooi opgemaakt persbericht is beter voor uw imago, maar kan irritatie opwekken door de lange(re) tijd die het duurt om te downloaden. Vind hierin een tussenweg. Dus wel een mooi lettertype maar geen foto’s sturen.