artikel

Worstelen met papierwerk

Horeca

Je hebt een horecabedrijf overgenomen en er je eigen naam op gezet. Je hebt je vergunningen rond, je financiering klopt en je staat netjes ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en het Bedrijfschap Horeca en Catering. Dan denk je dat je alles geregeld hebt. Fout. Alle denkbare contracten moeten worden overgezet op naam van het nieuwe bedrijf. En dat heeft meer voeten in aarde dan je op het eerste gezicht zou denken.

Dat niet alles direct van een leien dakjes gaat, merkten ook Jan Willem Mans en Hans Eitler, die vol enthousiasme een zaak overnamen in het hart van Amsterdam. Ze kenden behoorlijk wat startproblemen. Het huurcontract kwam maar niet rond, en dientengevolge kon de financiering niet geregeld worden, kon de inschrijving bij de KvK niet plaatsvinden en kon er officieel dus helemaal niet van start gegaan worden met het nieuwe bedrijf Bon Ton. Maar ook toen dat allemaal rond was, waren ze er nog lang niet. Toen kwam nog het ‘Grote Overzetten der Contracten’.

Jan Willem Mans: ‘Het ergste is nog wel het creditcardsysteem.Iedere creditcardmaatschappij moet je apart benaderen om de betalingen bij het nieuwe bedrijf terecht te doen komen. En als je ze dan benaderd hebt. Duurt het zeker drie tot vijf weken voordat alles geregeld is. In de tussentijd komen alle per creditcard betaalde bedragen gewoon op de rekening van de vorige eigenaar terecht.’ Mans en Eitler hadden in hun geval het geluk dat ze op uitstekende voet stonden met hun voorganger, Ton Lenting. ‘Maar ik kan me voorstellen dat als je niet zo’n goed contact hebt met degenen van wie jet het bedrijf hebt overgenomen, er problemen kunnen ontstaan’, zegt Hans Eitler.

Overzicht kwijt
Maar ook voor de nieuwe eigenaars van Bon Ton was het geen prettige situatie.’Je bent het overzicht een beetje kwijt. Je hebt geen direct zicht meer op de geldstromen, omdat het geld via een andere rekening moet binnenkomen. Dat is lastig.’ Een aantal contacten kan wel vrij simpel worden overgezet op naam van het nieuwe bedrijf. Leverancierscontracten bijvoorbeeld lopen in de meeste gevallen vanzelf door. Maar er zijn ook heel veel zaken waar de kersverse ondernemer zelf achteraan moet. Zo is aansluiting bij de ARBO-dienst verplicht. De ARBO controleert en inventariseert de personele situatie in een bedrijf en maakt rapport op van bijvoorbeeld de gezondheidsrisico’s die het personeel loopt. Bij bedrijfsovername moet er nieuw ARBO-rapport opgemaakt worden.

Vervolgcontroles
De ondernemer kan daarbij kiezen uit twee opties: 1. Hij zorgt zelf dat aan de ARBO-normen wordt voldaan en laat voor 800 gulden een controle uitvoeren. 2. Hij geeft alles in handen van de ARBO en betaalt 1.6000 gulden. Optie 1 is aanzienlijk goedkoper, maar houdt het risico in dat de ARBO de situatie niet goedkeurt en dat er dus een of meer vervolgcontroles moeten komen van opnieuw 800 gulden per keer. Bon Ton heeft gekozen voor optie 1, om in één keer van alles af te zijn.

Bij de overname van een bestaand horecabedrijf wordt automatisch ook het personeel overgenomen. Maar er moet wel voor ieder personeelslid een nieuw contract gemaakt worden.’En dan krijg je het probleem dat je personeel overneemt dat je in je nieuwe bedrijf eigenlijk niet zo goed kunt gebruiken’, zegt Eitler. ‘Voor ons betekende dat dat we in een aantal gevallen moesten wachten tot contracten afliepen en dat we daarna mensen konden gaan aannemen die we nodig hadden.’

Formaliteit
Het lidmaatschap van de bedrijfsvereniging en van het Bedrijfschap Horeca en Catering dient ook te worden overgezet op de nieuwe firma; in feite een formaliteit, maar wel een die de nodige tijd kost. Hetzelfde geldt voor de meeste onderhoudscontracten, en dat zijn er in de regel heel veel. Omdat bij ieder apparaat in principe een eigen onderhoudscontract hoort. Dan moet er een contract gesloten worden met de ongediertebestrijding.

Mans: ‘Je kunt zelf nog zo hygiënisch werken, maar dat de kans dat er met een leverancier ongedierte mee de zaak in komt, is altijd aanwezig. Hier in Amsterdam hebben we bovendien enorm veel last van muizen, dus daar moeten ook maatregelen tegen getroffen worden. Gifdoosjes in ons geval.’’waar je ook op moet letten, is dat je goed in het telefoonboek vermeld wordt. Je kunt in de meeste gevallen wel de aansluiting overnemen, maar dan moet je er zelf voor zorgen dat de naam waaraan die aansluiting gekoppeld is, verandert. Anders sta je zo een jaar of langer niet vermeld in de PTT-gids.’

Grolsch
Ook het contract met de brouwer kan in veel gevallen overgenomen worden van de vorige exploitant. De voorganger van Bon Ton, restaurant Red Hot & Blue, had een contract met Grolsch en dat is overgenomen door de nieuwe exploitanten. Wel moet er in een dergelijk geval goed gekeken worden naar de afspraken die door de vorige eigenaar zijn gemaakt; een nieuwe exploitatie kan immers heel andere wensen en eisen met betrekking tot dranken met zich meebrengen.

Vervelende uitgave
Dan is er de Milieudienst die, voordat de exploitatie officieel mag starten, een akoestisch rapport opmaakt. Kosten; ongeveer 1.300 gulden. ‘Een vervelende uitgave, maar je kunt er niet omheen’, zegt Hans Eitler. ‘hetzelfde geldt nu voor het millenniumprobleem. Voor het jaar 2000 moet een computerspecialist de software een ‘upgrade’ komen geven om ernstige administratieve problemen te voorkomen. Kosten: 3.500 gulden. Naar, maar nodig.’

Wat ook nog ‘even’ geregeld moet worden: diverse verzekeringen, vergunningen, lidmaatschap van Koninklijk Horeca Nederland, contract met de tapwacht, contracten met het uitzendbureau, eigen drukwerk, aansluiting energiebedrijf en ga zo nog maar even door. ‘Het aller-ellendigste is dat je overal op moet wachten’, vindt Jan Willem Mans. ‘Je wilt het liefst zo snel mogelijk alles geregeld hebben en van start met je zaak. Maar het een kan niet geregeld worden als het ander niet voor mekaar is, iedereen wacht op iedereen en zo duurt het een eeuwigheid voordat je alle formaliteiten uiteindelijk op orde hebt,. En dat maakte het ondernemen er niet leuker op’.