artikel

Zo organiseert u een persconferentie

Horeca

Besluit u een persconferentie te houden, dan moet u ook echt wat te vertellen hebben. Vanuit journalistiek oogpunt moet er altijd een goed verhaal in zitten. Vraag u zelf af of u niet beter het nieuws via een persbericht kunt verspreiden. Of is wellicht een advertentie in een huis-aan-huis blad een beter middel. Als u besluit tot een persconferentie moet er de bereidheid zijn om volledige openheid van zaken te geven.

Het resultaat wordt voor een belangrijk deel bepaald door de voorbereiding. Zowel inhoudelijk als organisatorisch mag er niks verkeerd gaan.

  • Stuur de uitnodiging voor een persbijeenkomst minstens een week van tevoren. Hierin staat duidelijk waar en wanneer ze zal zijn, waarover ze gaat, wie het woord voert en waarom er een bijeenkomst gehouden wordt. Verstuur de uitnodiging per post, fax of e-mail. Check in het laatste geval wel of de redacties ook daadwerkelijk dit middel gebruiken
  • Welk tijdstip is het meest geschikt? Dit is afhankelijk van het medium dat u wilt bereiken. Voor de avondkranten, het tv-journaal en de radionieuwsdiensten is tussen 10 en 11 uur ’s ochtends de beste tijd. Redacteuren van ochtendkranten gaan liever ’s middags naar zo’n bijeenkomst. Weekbladen hebben een voorkeur voor het einde van de week
  • In principe kunt u een persconferentie overal houden. Als uw organisatie niet zelf over een geschikte locatie beschikt, kies dan voor een zaaltje op een centraal gelegen punt dat goed te bereiken is door het openbaar vervoer of waar voldoende parkeergelegenheid is
  • Leg bij de ingang van de zaal een presentatielijst. Vraag vervolgens aan de journalisten hierop hun naam in te vullen en het medium dat ze vertegenwoordigen. Zo is naderhand precies bekend wie er zijn geweest en in welke media u verslagen kunt verwachten
  • Verdeel van te voren de rollen: wie zegt wat? Dit voorkomt dat de deelnemers elkaar bij de start van de bijeenkomst vragend aankijken in de veronderstelling dat de ander het wel even zal vertellen. Plaats ook niet te veel mensen achter de tafel. De journalisten moeten in principe in de meerderheid zijn en niet plaats moeten nemen tegenover een overmacht van personen met onduidelijke functies
  • Zet naambordjes voor de sprekers. Let erop dat die ook achter in de zaal goed te lezen zijn
  • Een half uur is over het algemeen voldoende om de onderwerpen waar u wat over te melden heeft, te behandelen. In het volgende half uur kunnen journalisten vragen stellen. Zo voorkomt u dat het te lang duurt
  • Probeer de persmap (waarin een persbericht kan zitten, foto’s, een korte bedrijfspresentatie evenals het laatste jaarverslag en een overzicht waarop vermeld staat wie de persconferentie geven) uit te delen voor de bijeenkomst begint. Het is voor journalisten handiger wanneer ze de belangrijkste gegevens op papier hebben. Dat vergemakkelijkt ook het stellen van vragen
  • Geef geen dure cadeaus. Hierdoor kan de achterdochtigheid bij de journalist toeslaan. Een kleinigheid in de vorm van bijvoorbeeld een eenvoudige pen of schrijfblok is normaal
  • Oefen een droogtraining. Ga met een aantal kritische mensen bij elkaar zitten. Presenteer de inleiding met de kernboodschappen. Laat de aanwezigen hierop reageren. De ‘gelegenheidsjournalisten’ kunnen vervolgens ook vragen bedenken die mogelijk op de persconferentie gesteld worden. Met een beetje inzet moet het lukken om tachtig procent van de vragen en antwoorden vooraf door te nemen. Dit voorkomt verrassingen
  • Evalueer na afloop de persbijeenkomst, mede aan de hand van de publicaties