artikel

Digitale nieuwsbrief bespaart kosten en tijd

Horeca

Uw eigen tijdschrift om vaste gasten en prospect te informeren. Waarom niet? Dit effectieve communicatiemiddel ligt binnen handbereik. Met name dankzij internet. Want met een elektronische nieuwsbrief, een zogehete e-zine, verspreidt u eenvoudig en kosteloos razendsnel nieuws en informatie via e-mail. Geen drukkerij of bezorger komt eraan te pas. Daarom hieronder een stappenplan voor uw eigen nieuwsbrief.

Stap 1)
Plan
Stem uw boodschap af op uw doelstelling. Wilt u uw naamsbekendheid vergroten? Zorg er dan voor dat uw nieuwsbrief vaak verschijnt. Wilt u meer gasten in uw horecabedrijf? Bied dan aanbiedingen aan in uw nieuwsbrief. Wilt u meer verkeer op uw website? Zorg dan voor veel verwijzingen naar pagina’s en onderdelen op uw website. Kortom: het doel bepaalt uw plan. Bepaal verder een vast verzendmoment voor uw nieuwsbrief. Kies bij een maandnieuwsbrief bijvoorbeeld iedere eerste dinsdag van de maand. Stel bovendien een publicatieschema op en plan de benodigde tijd in. Beschouw een nieuwsbrief als een serieus onderdeel van uw bedrijfsvoering en niet als ‘iets’ erbij.

Stap 2)
Adressen
Start met het aanleggen van het adressenbestand. Begin daarvoor bij uzelf. Noteer e-mailadressen van visitekaartjes, uit e-mailberichten en van facturen. Vraag ook of gasten uw nieuwsbrief willen ontvangen en noteer hun e-mailadres. Vermeld het bestaan van uw nieuwsbrief op uw correspondentie, brochures, bonnen, bierviltjes en servetten. Vergeet niet een opvallende knop op uw website te plaatsen waarmee geïnteresseerden zich kunnen abonneren op uw nieuwsbrief.

Stap 3)
Inhoud
Schrijf uw teksten kort, prikkelend en vooral pakkend. Gebruik uw nieuwsbrief om een evenement aan te kondigen, uw maandmenu in de schijnwerpers te zetten of de bezetting van uw bruidsuite te optimaliseren. Hebt u die expertise niet in huis, huur dan een tekstschrijven in. Een professionele tekstschrijven kost zo’n 300 euro per nieuwsbrief. Verbeter de herkenbaarheid van uw nieuwsbrief door regelmatig terugkerende items in vast blokken te plaatsen. Vaste posities in een nieuwsbrief verbeteren de herkenbaarheid.

Stap 4)
Testen
Test de nieuwsbrief voordat u hem verstuurd. Stuur de nieuwsbrief in ieder geval aan uzelf en liefst nog aan een kleine testgroep. Test op ontvangst, goede verwijzingen naar uw website (de zogeheten hyperlinks) en of de afbeeldingen goed en duidelijk zichtbaar zijn.

Stap 5)
Afhandeling
De meeste mensen reageren binnen 48 uur na het ontvangen van een e-mail. Zorg er dus voor dat u dan capaciteit beschikbaar heeft om informatievragen te beantwoorden. Geen opvolging geven aan een reactie betekent eenvoudigweg dat u kansen laat liggen.

Waarom moet een e-zine aan voldoen?

- Vaste herkenbare lay-out.
- Vaste onderdelen, zodat de lezer snel weet welke items voor hem interessant zijn.
- Een e-zine heeft een datum, een titel en vermeldt de frequentie van verschijnen.
- Een e-zine kenmerkt zich door een directe, persoonlijke stijl, die aansluit bij de doelgroep.
- Een e-zine is kort en bondig.
- Een e-zine moet een aansprekend onderwerp hebben wanneer het in u e-mailbox belandt, zodat de ontvanger geprikkeld wordt om de nieuwsbrief te openen.
- Een e-zine vermeldt in iedere editie duidelijk hoe de aan- en afmeldprocedure werkt. Stuur een bevestigingsmail die de nieuwe abonnee of de afmelden moet ‘replyen’.
- Handig is wanneer een abonnee het ontvangen van een e-zine tijdelijk kan stopzetten, bijvoorbeeld bij vakantie. U voorkomt daarmee dat abonnees zich uitschrijven.
- Maak duidelijk wat advertenties en redactionele onderwerpen zijn. Vooral bij e-zines in tekstformaat is dat nog wel eens onduidelijk.
- Verstuur de e-zine niet naar alle adressen gelijk. Mailservers hebben hier nogal problemen met grote hoeveelheden e-mailtjes. Verdeel ze in groepen van vijftig e-mailadressen per groep, en verstuur de groepen afzonderlijk.