artikel

fz nieuwjaarsborrel rai: commentaar

Horeca

bewijsdrang en… communicatieDinsdagochtend 25 januari 2005 08.30 uur. De start van een willekeurig gesprek in een willekeurig eventbureau aan een willekeurige gracht. Mogge Eefje. Hé San. Goeie morgen, zeg. Op de fiets gekomen? Koud hè? Sjessis wat koud. Rrrrrrr… En? Ben je gisteravond nog naar de brancheborrel geweest? Wacht even, pak ik eerst even een […]

bewijsdrang en… communicatie
Dinsdagochtend 25 januari 2005 08.30 uur. De start van een willekeurig gesprek in een willekeurig eventbureau aan een willekeurige gracht.

Mogge Eefje. Hé San. Goeie morgen, zeg. Op de fiets gekomen? Koud hè? Sjessis wat koud. Rrrrrrr… En? Ben je gisteravond nog naar de brancheborrel geweest? Wacht even, pak ik eerst even een capuccino, jij ook één? Ja lekker. Wat ik gisteravond heb meegemaakt, niet te geloven. Niks erin hè? Nee niks erin. Wat dan? Echt meid, dit heb ik nog nooit meegemaakt! Ik heb in jaaaaren niet zo gelachen! Alles wat fout kon gaan ging fout. Hier asjeblieft. Dank je, lekker. Ik weet niet waar ik moet beginnen, je moet er eigenlijk bij zijn geweest… geweldig!

naar een ooggetuigeverslag..

wat er fout ging (een zelfanalyse)
Vooraf. Ik ben vorige week naar het jaarcongres geweest Evenement en Veiligheid. Net als drie jaar geleden. Het viel me op dat er in die drie jaar een enorme vooruitgang is geboekt in deze sector. Geen wonder natuurlijk: er is in die drie jaar van alles mis gegaan op dat gebied, met als positief effect dat de overheid onder druk kwam te staan en er wel iets móest gebeuren. Zo werkt het helaas vaak. Er gaat iets goed fout, men wil dat dat niet nog een keer gebeurd, dus wordt geld gepompt in onderzoek naar wat fout ging, er volgt een (publiek) debat, media erbij, verantwoordelijken achter de microfoon, crisiscommunicatie, kortom de hele rituele paringsdans. Zaken worden op scherp gezet op zoek naar de vraag hoe dit te voorkomen is in de toekomst. Conclusie: er gebeurt pas echt wat als er iets goed misgaat.

Het bruggetje. En dat is precies wat er maandagavond 24 januari in de Amsterdam RAI gebeurde tijdens de fz nieuwjaarsborrel 2005: het ging goed mis.
En dan heb ik het misschien tot verrassing van sommigen niet over het falen van de techniek tijdens het zaalprogramma. We zien het collectief door de vingers als er één keer iets misgaat, twee keer kan ook nog, maar acht kardinale fouten is goed fout. Tuurlijk zo kún je er naar kijken. Maar in feite is juist de dialoog die ontstond tussen presentator Henk Westbroek en de falende techniek het hoogtepunt geweest van de avond, sterker: de redding van een matig opgezet en wat content betreft flinterdun programma. De hilariteit die ontstond doordat Westbroek alles maar dan ook alles wat misging genadeloos als een zenuwarts blootlegde was kostelijk en tegelijkertijd tenenkrommend confronterend.

Ernstiger – en tevens karakteristiek voor de eventbranche, ik durf het te zeggen – is de onderschatting van de organisatie door de organisatie. Een evenement maken tot een goed evenement bestaat niet uit het bij elkaar harken van toeleveranciers met eigen kunstjes. Ordentelijke techniek is een voorwaarde voor een geslaagd evenement, geen kwalitatief succes. Een overtuigd gehoor door een weldoordacht programma is dat wel. Klanten en organisatoren strijden te vaak op voorwaarden als warme koffie en een werkende stemkast. Wat goede evenementen tot perfecte evenementen maakt is dat er is nagedacht over de boodschap, ik vertel (hopelijk) niets nieuws, over wat je nou eigenlijk als opdrachtgever, initiator wilt communiceren, wat je verhaal is en wat je wilt bereiken met dit verhaal. Kortom: het rendement streep return on investment verhaal. Die in dit geval van de nieuwjaarsborrel met enige zekerheid voor sommige partijen omgekeerd evenredig te noemen is met de eigenlijke doelstelling van zo’n event. Alle stress, inzet, gedrevenheid en goede bedoelingen ten spijt, het goed organiseren van een goed evenement – zo bleek maar weer eens – is een vak op zich.

schuld en boete
Dat hier een collectief leermoment zit bij de organisatie, maar zeker ook bij anderen, is wel duidelijk. Ik noem geen namen, mijns inziens doet het aanwijzen van zwarte schapen afbreuk aan het positieve en educatieve effect – want dat was er wel degelijk – dat juist ook uit dit memorabele evenement kan worden gefilterd. Met de vertaling daarvan naar de toekomstige ontwikkeling in de branche. Iedereen deed zijn ding met goede bedoelingen maar dacht te weinig na. Het effect is dat die goede bedoelingen afbreuk hebben gedaan aan zowel RAI als FZ. Murphy was enkel degene die het genadeschot loste. En dat dan acht keer achter elkaar.

FZ heeft zijn naam verbonden aan zijn meer dan tien jaar bestaande brancheborrels, waarvan de jongste (maandag) nog best weleens de vijftigste had kunnen zijn. Het ging bij die vijftigste keer goed mis, dat hebben we nu wel collectief geconcludeerd. Het gesprek van de dag was dinsdag ongetwijfeld bij velen die surrealistische fz nieuwjaarsborrel, die maandagavond waarin velen zichzelf als Hans Kraaij senior dé analist van de eventbranche waande om blind door analyse en slappe lach zijn eigen fouten even te kunnen vergeten.

naar de foto’s..

Henk-Jan Winkeldermaat