artikel

Omlaag met de telefoonrekening

Horeca

Bellen uw medewerkers u arm? Dan wordt het tijd dat u hun
belgedrag aan banden legt.
Maak een belprotocol. Deze acht regels kunt u hierin opnemen.

1. Alleen tijdens kantooruren
Leg vast dat alle telefoongeprekken van vaste en mobiele telefoons tussen 09.00 uur en 18.00 uur beschouwd worden als zakelijke gesprekken. Telefoongesprekken van de zakelijke toestellen buiten die uren worden als privé-gesprekken beschouwd en zijn dus voor eigen rekening. Hetzelfde geldt voor gesprekken tijdens de vakantie.

2. Alleen bij gebrek aan vaste telefoon
Sta mobiel bellen alleen toe als zich in de directe omgeving geen vaste telefoon bevindt. Daarmee voorkomt u dat medewerkers uit gemakzucht altijd met mobiele telefoons bellen, terwijl bellen van vast naar vast veel goedkoper is.

3. Niet in hotels
Leg duidelijk vast wanneer werknemers hun mobieltje aan de laptop mogen koppelen om mobiel informatie op te vragen en wanneer absoluut niet. U kunt bijvoorbeeld verbieden om in het buitenland in een hotel mobiel informatie op te vragen.

4. Niet iedereen een telefoon
Geef niet iedere medewerker zomaar een mobiele telefoon. Stel een duidelijk grens; bijvoorbeeld alleen een mobieltje voor werknemers die minstens twee uur per dag onderweg zijn.

5. Alleen de basisfuncties
Mobiele telefoons hebben vaak allerlei extra’s, zoals GPRS of UMTS. Alleen medewerkers die daadwerkelijk mobiel moeten internetten, hebben zulke toeters en bellen nodig. Geef de rest een uitgekleed toestel met alleen de hoogst noodzakelijke basisfuncties.

6. Alleen goedkoop bellen
Verbied het gebruik van 0900-nummers, het versturen van SMS’jes of MMS-berichten. Vooral die laatste multimediale berichten kunnen de kosten flink laten oplopen.

7. Gesprekken buiten de regio aanvragen
Laat gesprekken buiten de regio (en dus ook naar het buitenland) bij de bedrijfstelefoniste aanvragen. Dit werpt een drempel op. Medewerkers die voor hun werk veelvuldig buiten de eigen regio moeten bellen, kunt u hiervan uitzonderen.

8. Op de zwarte lijst
Controle op sommige van deze verboden, zoals het versturen van SMS’jes is lastig. Begin daarom met een maandelijkse ‘zwarte lijst’ met daarop de namen van de tien medewerkers die het meeste verbellen. Maak die lijst openbaar. Stel per functie belbudgetten vast, zodat werknemers weten waar ze aan toe zijn. Alleen wie zijn budget overschrijdt, kan op de lijst belanden.