artikel

Privésurfen onder controle

Horeca

Huizen, hypotheken, reizen en seks lonken ook op het werk. Volgens een enquête van Hoffmann Bedrijfsrecherche kampt 51 procent van de ondernemers met privé-gebruik van de computer op kantoor. Wat kunt u doen tegen oneigenlijk gebruik van internet op de werkvloer? Tien tips.

1. Niet gedogen
Een gedoogbeleid werkt niet. Mailen, chatten en surfen op de werkvloer gaat ten koste van arbeidsproductiviteit en de veiligheid van het netwerk. Bovendien kost het u handen vol geld. Weblimits heeft onderzocht dat het Nederlands bedrijfsleven jaarlijks vier miljard euro omzet derft aan oneigenlijk gebruik van internetnetvoorzieningen.

2. Maak onderwerp bespreekbaar
Maak het onderwerp bespreekbaar op de werkvloer. Welke aanpak past bij de cultuur in uw bedrijf? Wanneer u uw medewerkers betrekt bij het probleem creëert uw meer draagvlak voor het opstellen en handhaven van een protocol.

3. Stel een protocol op
Zet de besproken afspraken in een internetprotocol. Neem daarin een paragraaf op over controle op de gemaakte afspraken en de sancties bij overtredingen. Vermeld duidelijk de procedure die volgt bij overtreding. Kies daarbij voor straffen die in verhouding staan tot de overtreding. De eerste keer kunt u bijvoorbeeld een officiële waarschuwing geven (die u vastlegt in het personeelsdossier). Als het opnieuw gebeurt, kunt u aansturen op ontslag.

4. Verbied niet alles
Samenwerken is geven en nemen. Alles verbieden verbetert de werksfeer niet. Wees redelijk. Dat u verspreiding van aanstootgevende (racistische of pornografische) informatie verbiedt is logisch. Maar de toegang tot veelgebruikte niet-werkgerelateerde websites blokkeren is niet altijd de beste oplossing. Geef liever een grens aan tot wanneer privé-mailen en surfen is toegestaan is en wanneer niet. Net als bij het gebruik van een telefoon. Een keer bellen naar huis kan heus geen kwaad, maar uren bellen met vriendinnen over het feest van het weekend kan niet. Ook kunt u privé-gebruik van de computer toestaan op vaste tijden of een vaste plek.

5. Informeren
Informeer uw medewerkers over het protocol. U staat juridisch sterker als u de rechter kunt overtuigen dat u de regels steeds opnieuw kenbaar heeft gemaakt aan uw werknemers en kunt bewijzen dat uw personeel het heeft kunnen lezen. Zet hem bijvoorbeeld op de intranetsite die u als startpagina instelt, in een e-mail waarbij u een leesbevestiging vraagt, nieuwsbrief of stuur hem gedrukt aan de werknemers.

6. Controleer met software
Een protocol is niets waard als die niet wordt gevolgd. Dat betekent dat u het nakomen van de gemaakt afspraken moet controleren en vastleggen. Een pornosurfer kan simpelweg ontkennen als er geen gegevens zijn vastgelegd. Het vastleggen van gegevens kunt u met software ondersteunen. Dat heet loggen. Hiervoor zijn er speciale softwarepakketten op de markt. Van veel pakketten kunt u een gratis demo-versie downloaden.

  • SurfControl controleert onder anderen op surfen, mailen en chatten, controleert content op zoekwoorden, filtert url’s en biedt de mogelijkheid om live mee te kijken op het scherm. Het pakket is duur en uitgebreid en bestemd voor grote bedrijven (tot 500.000 gebruikers).
  • Voor kleine ondernemers is het goedkope en eenvoudige NetIQ wellicht beter geschikt.
  • We-Blocker is zelfs gratis.
  • 7. Confronteer uw werknemers met feiten
    Misbruik moet aan de kaak worden gesteld. Beleid dat niet zichtbaar is wordt doorgaans niet opgevolgd immers. Dus laat zien dat u het meent met het protocol en confronteer veelplegers. Bijvoorbeeld met het uitdraaien van een toptien van niet werkgerelateerd website-bezoek die u aan de afdeling toont. Ook kunt u individueel per e-mail waarschuwen over eventueel misbruik van de internetvoorzieningen. Sommige liberale bedrijven kiezen ervoor bewustzijn te creëren. Hun systeembeheerder stuurt meldingen als: ‘Uw 30 minuten zijn voorbij’.

    8. Respecteer privacy
    De Wet Bescherming Persoonsgegevens staat achter uw werknemers. U mag e-mail van medewerkers niet zomaar lezen. Ongeopende mail heeft de status van een ongeopende brief. Wees zorgvuldig in de balans tussen controle op medewerkers en bescherming van hun privacy. Pas als u vermoedt dat een medewerker regels overtreedt en het in een protocol is aangegeven, mag u e-mail controleren.

    9. Waarschuwing en bewijs belangrijk
    De rechter verwacht dat u bij overtreding van regels eerst waarschuwt en uw werknemers een zeker normbesef bijbrengt. Als een personeelslid na deze waarschuwing toch de regels negeert en daarmee uw bedrijf schade toebrengt, is ontslag op staande voet een optie.

    10. Naar de rechter
    U kunt niet zomaar iemand lozen omdat die een keer een pornosite heeft bezocht. Realiseer u dat de rechter laakbaar gedrag ‘weegt’ en de redelijkheid laat prevaleren. Zelfs als u geen protocol heeft, maakt u ook kans dat de kantonrechter ontslag toestaat als het vergrijp buitengewoon excessief is, aldus een woordvoerder van advocatenkantoor Kienhuis Hoving. Een mogelijke volgorde van handeling is:
    1. Waarschuwing
    2. Boete
    3. Schorsing
    4. Gesprek
    5. Ontslag op staande voet
    6. Aangifte bij het Openbaar Ministerie