artikel

Afvinken bespaart veel tijd

Horeca

In Roskam’s Cafetaria & IJssalon wordt heel wat afgevinkt. En dat is maar goed ook, want zo blijft de fraaie cafetaria schoon en het assortiment op peil. Schoonmaken, aftekenen van binnengekomen goederen, houdbaarheidsdata, alles wordt met een simpel computerprogramma bijgehouden. ‘Het bespaart tijd, papieren rompslomp en een hoop uitleg aan nieuwe medewerkers’, vertelt cafetariahouder Willibrord Roskam.

Afvinken bespaart veel tijd

Cafetariahouder Willibrord Roskam reageerde op het artikel ‘De muis als hygiënecontroleur’ uit de Snackkoerier van 8 november 2002 . In dat artikel vertelde cafetariahouder Jan Postmus van Kwalitaria D’Alde Boek in Drogeham hoe hij en zijn personeel met een eigen Excel-programma hygiëne- en onderhoudwerkzaamheden bijhoudt. Roskam stelt dat hij nog een stap verder is dan zijn collega. ‘Ik heb een programma op maat laten maken’, vertelt hij. ‘Dat is veel gebruiksvriendelijker dan Excel en het personeel kan niet in de bestanden rommelen. Ik ben de enige die dingen kan aanpassen omdat het is beveiligd met een password. Ik denk dat dit computerprogramma voor veel collega’s uitkomst kan bieden.’

Het idee om de hygiëneplannen per computer in te voeren, kreeg Roskam toen de HACCP-regels werden ingevoerd. ‘Ik schrok van het dikke boekwerk dat ik kreeg toegestuurd en merkte snel dat het invullen van formulieren niet werkte. Dat worden al snel grote stapels papier en het personeel vulde ze niet altijd even nauwkeurig in. Ik zag door de bomen het bos niet meer. Toen ben ik me gaan verdiepen in computerprogramma’s.’

Net als collega Postmus, ben ik begonnen met excel-programma’s, maar dat vond ik niet echt makkelijk werken. Via via kwam ik in contact met een programmeur die zei dat hij wel een programma kon maken. Omdat de kosten meevielen, besloot ik het te doen.’

Die stap is hem goed bevallen. Roskam en zijn personeel vinken de werkzaamheden nu per computer af. De verschillende dagdelen zijn in aparte velden verdeeld zoals opening, dagwerkzaamheden en sluiting. Per dagdeel staan de werkzaamheden, die de medewerkers kunnen afvinken als ze deze hebben voltooid.

‘Als het personeel arriveert kunnen ze al op scherm zien wie ook aanwezig is en wat hun taken zijn. Door het systeem is precies na te gaan wie wat gedaan heeft. Dat is handig om te weten als er bijvoorbeeld een klacht zou binnenkomen over eigengemaakte artikelen zoals salade en satésaus.’

Een tweede programma op de bedrijfscomputer is mogelijk nog interessanter voor cafetariahouders, omdat sneller en nauwkeuriger inkomende goederen worden afgetekend. Medewerkers lezen met een handscanner de streepjescodes van binnenkomende producten. Daarbij worden op de handscanner nog zaken ingevoerd zoals de temperatuur, leverancierscode, houdbaarheid en mogelijk commentaar op de staat van de goederen. Door de handscanner aan de computer te koppelen, worden alle gegevens geïmporteerd.

‘Dit scheelt veel tijd en ik heb alle gegevens bij de hand. Deze zijn te ook bekijken op leverancier of datum. Ook alle retour gestuurde artikelen zijn apart te bekijken’, aldus Roskam.De programma’s draaien nu een jaar. ‘De kinderziektes zijn eruit, maar we zijn nog steeds bezig met uitbreidingen en verbeteringen. Nu zijn we bijvoorbeeld aan het kijken waar we de beschrijvingen van de werkzaamheden gaan onderbrengen. Dan kunnen met name nieuwe werknemers precies zien hoe ze te werk moeten gaan.’

Het softwarebedrijf Inetional uit Wageningen ontwikkelde de programma’s voor Roskam’s cafetaria.

Meer info via:
www.inetional.com