artikel

Begroting

Horeca

Zorg dat het organiseren van een evenement niet uitloopt op een financiële strop. Ga uit van een reële begroting en zoek tijdig sponsors om voldoende budget te vergaren.

Begroting

Tip 1

Maak bij het opzetten van de plannen al een eerste, voorlopige begroting. Zo weet u in grote lijnen hoeveel budget nodig is.

Tip

Verdeel de begroting in hoofdstukken als personeel, entertainment, installaties (o.a. podia en apparatuur), decoratie, drankvoorzieningen (o.a. buitenbars en extra koelingen) en promotie.

Tip 3

Bepaal een eventuele entreeprijs. Zoek een balans tussen de kosten, het verwachte aantal mensen en de waarde die de bezoeker aan het evenement hecht (hoeveel is hij bereid te betalen?).

Tip 4

Maak een plan om het ontbrekende bedrag bij elkaar te krijgen, door bijvoorbeeld sponsoring of bijdragen van collega’s.

Tip 5

Vraag subsidies van de gemeente of instellingen tijdig aan. De behandeling van aanvragen kan wel een halfjaar tot een jaar duren.

Tip 6

Benader sponsors zeer tijdig, liefst ook halfjaar tot een jaar tevoren.

Tip 7

Stel sponsorpakketten samen, met een duidelijke weergave van de toegevoegde waarden. Zorg voor meerdere niveaus: hoofdsponsor, subsponsor, eventueel podiumsponsor.

Tip 8

Zorg voor tevreden sponsors: zorg dat u afspraken nakomt, dat promotie-uitingen (o.a. vlaggen, logo’s en banners) goed tot hun recht komen.

Tip 9

Wijs iemand aan die tijdens het evenement de sponsors ontvangt en begeleidt.

Tip 10

Stel de begroting tijdens de voorbereiding voortdurend bij aan de werkelijke uitgaven.