artikel

‘Effectief werken we maar een halve dag

Horeca

Nico Oosters is hoofd keuken bij het verpleeghuis DrieMaasstede in Schiedam. In de avonduren studeert hij Facilitaire Dienstverlening aan de Haagse Hogeschool. In zijn afstudeeropdracht voor die opleiding onderzoekt hij de marktconformiteit van de integrale Voedingsdagprijs van DrieMaasStede. Een van zijn belangrijkste conclusies: iemand die fulltime werkt, is gemiddeld maar 4,15 uur per werkdag aanwezig. ‘En dat merk je natuurlijk in de voedingsdagprijs.’ Met zijn afstudeeropdracht wil Oosters aantonen dat de voedingsdienst van DrieMaasStede bestaansrecht heeft. En dat doet hij door te bewijzen, aan de hand van zijn afstudeeropdracht, dat ‘zijn’ integrale voedingsdagprijs reëel is en met bepaalde maatregelen wellicht nog ‘strakker’ gemaakt kan worden.

Oosters: ‘Bij het management van DrieMaasStede heerst een beetje het gevoel dat onze maaltijdprijs te hoog is. Dat gevoel wordt gevoed door allerlei uitspraken. Het Landelijk Beraad Contractcatering heeft het bijvoorbeeld over potentiële besparingen van 640 miljoen op de voeding in de gezondheidszorg. Dat soort cijfers gaat uit van een gemiddelde voedingsdagprijs van ƒ28,50 waar door een niet-traditionele, ontkoppelde manier van koken ƒ 12,00 vanaf zou kunnen. Met mijn afstudeeropdracht wil ik aantonen dat dergelijke berekeningen uit de lucht gegrepen zijn.’
Oosters wil erachter komen waar DrieMaasStede nu eigenlijk staat. Dus of het marktconform werkt. En zo niet, hoe zijn voedingsdienst dan zodanig kan worden geoptimaliseerd dat die marktconformiteit alsnog bereikt wordt. In zijn afstudeeropdracht staat de integrale voedingsdagprijs centraal.

Twee processen
De voedingsdienst van het verpleeghuis DrieMaasstede heeft ruim 650 mensen per dag in de voeding, de meesten van ontbijt tot en met de broodmaaltijd ‘s avonds en van maandag tot en met zondags.
Naast de interne somatische en psychogeriatrische patiënten zijn ook de patiënten van de dagbehandeling in de voeding, er is een gasten/bezoekersrestaurant, er wordt gekookt voor Tafeltje Dek je en er wordt aangeleverd voor drie derdenlocaties. DrieMaasStede heeft de productie geconcentreerd in één productiekeuken, met daarnaast één externe afwerkkeuken. Het leeuwendeel van het productiewerk vindt in de morgen plaats, in voorbereiding op de warme maaltijd, die van 11.45 tot 13.30 wordt geconsumeerd.
De voedingsdienst maakt op basis van de verschillende klantgroepen onderscheid tussen primaire processen (eerste klantgroepen; warme en broodmaaltijden) en secundaire processen (personeelsrestaurant, lunches en cateringactiviteiten). Naar aantallen consumenten vertaald is die verdeling ongeveer 80/20.
Bij de berekening van de totale integrale kosten van de diverse maaltijden worden in beginsel voor beide processtromen de zelfde kostensoorten gehanteerd. Die kostensoorten zijn: loonkosten, ingrediëntenkosten, dieetkosten, energiekosten, onderhoudskosten, afschrijvingskosten en kosten van overhead, van diverse materialen en van transport. Die verschillende kostensoorten worden op basis van de aantallen verstrekte maaltijden aan de verschillende locaties toebedeeld. Bovendien wordt gewogen in welke mate bepaalde kostensoorten op bepaalde locaties extra of juist minder dan elders van toepassing zijn. Het geheel levert een verfijnd systeem op. Te verfijnd om hier volledig uit de doeken te doen. ‘Maar ook weer niet zo ingewikkeld, dat het middel erger is dan de kwaal’, aldus Oosters. ‘Je moet natuurlijk niet alles willen weten. Dat kost meer tijd en geld dan het opbrengt.’
De grootste onderlinge verschillen in het toebedelingssysteem van Oosters hebben betrekking op de personele kosten (totale productie of voornamelijk handling), het transport (in- of extern) en de ingrediënten (andere verstrekkingen).

Netto fte’s
De loonkosten berekent Oosters door de processen in de keuken onder te verdelen naar functies en naar de tijd die bepaalde handelingen vergen. Op die basis komt hij tot 10,77 fte’s koks inclusief weekendhulp bij een gemiddeld jaarloon van ruim ƒ 66.000. Andere functies die hij onderscheidt zijn banen in de afwas, de voedingsadministratie, brood- en restaurantkeuken en het transport. In totaal gaat het om 23,88 fte’s.
De totale loonsom die Oosters zo krijgt, splitst hij in tweeën: enerzijds loonkosten ‘geportioneerd’ en anderzijds loonkosten ‘bulk’. Bij de warme maaltijden gaat het om respectievelijk ƒ 3,60 en ƒ 5,48 totale loonkosten. De verschillen zitten hierbij in de posten ‘portioneren’ (ƒ 1,12 tegenover helemaal niks) en afwas (3,2 fte’s ofwel ƒ 1,21 voor geportioneerd tegenover 0,5 fte ofwel ƒ 0,45 voor bulk).
Om dit systeem van gewogen loonkosten zo inzichtelijk mogelijk te krijgen, heeft Oosters het begrip fte’s ontleed en teruggebracht tot wat hij noemt netto fte’s.
Oosters: ‘Omdat de loonkosten de belangrijkste kostenpost vormen – samen met de post ingrediënten – ben ik daar extra goed over gaan nadenken. Zo ben ik gaan kijken naar het verschil tussen het aantal uren dat iemand op papier werkt en het aantal uren dat hij daadwerkelijk, effectief productief is. En dat verschil is enorm. Zodat je dus eigenlijk vaak veel minder uurloon aan een bepaald productieproces toerekent dan reëel is.’
Oosters heeft berekend (zie kader) dat 1 fte per saldo uiteindelijk neerkomt op maar 4,15 uur aanwezigheid per werkdag (7 dagen per week, is 29,05 uur, in plaats van 36 uur). Bij zijn berekening gaat hij uit van de loonkosten inclusief 8% vakantietoeslag en 22% werkgeversaandeel sociale lasten.
Als voorbeeld van wat de consequenties hiervan zijn, neemt hij de productie van nagerechten. Hij zegt: ‘Als een kok per dag 4 uur en 9 minuten aan de nagerechten werkt, dan heb ik dus voor die nagerechten op jaarbasis 1 hele fte nodig. En niet een halve. Op die manier ga je dus opeens heel anders over je loonkosten denken.’

Basisvragen

De voedingsdagprijs staat niet op zich. Daaromheen spelen vragen, die eerst aan de orde komen. Zoals:
- waarom is het überhaupt belangrijk om marktconform te werken?
- welke diensten en producten op het gebied van voeding moet en wil DrieMaasStede aanbieden aan zijn verschillende klantengroepen (beleidsvisie voedingsdienst)?
- aan welke eisen moeten die producten en diensten voldoen, zowel producttechnisch als wettelijk (maatregelen zoals HACCP)?
- hoe lopen de verschillende processen binnen de voedingsdienst en kunnen die geoptimaliseerd worden (en zo ja, hoe)?
- waar staat DrieMaasStede met zijn integrale kosten van de voedingsdagprijs, in vergelijking met collega-instellingen en in vergelijking met cijfers zoals NZI, NZF en EZI die hanteren (benchmarking)?