artikel

Geld van de kaart

Horeca

Contant geld heeft in de catering zijn langste tijd gehad. Geld van de kaart verdient de voorkeur. De biljetten en de munten mogen weg, want die veroorzaken hoge kosten, kasverschillen, wisselproblemen en wachtrijen. Elektronische betaalsystemen maken in sneltreinvaart hun opwachting. Maar functioneren die systemen ook? En hoe betaalbaar zijn die betaalsystemen?

Geld van de kaart

Een betaalsysteem hoeft helemaal niet duur te zijn. En ook niet high tech. Met bonkaarten kan het namelijk ook. Bij het afrekenen kunnen de bedragen gewoon worden weggestreept; geen geduvel met wisselgeld, geen storingen, geen dikke investeringen. Waarom doen we eigenlijk moeilijk?

Het antwoord op die vraag is vrij eenvoudig te geven. Automatisering op betaalgebied laat zich namelijk dubbel en dwars terugverdienen. Zeker nu de euro eraan komt en we met z’n allen toch moeten omschakelen, worden de voordelen van betaalsystemen duidelijk. Op tal van plaatsen zijn ze dan ook druk doende maatregelen te treffen, die een gesmeerd betalingsverkeer mogelijk moeten maken. Geld van de kaart heeft de toekomst.

Bonkaarten naar museum
Leveranciers van kassa’s, betaalkaarten, opwaardeerapparatuur, sofware en complete systemen draaien overuren. Het hele jaar al. Niet alleen het contante geld maar ook de bonkaarten – hoe vertrouwd en sympathiek ze ook zijn – hebben hun langste tijd gehad. Bij Compass Group Nederland zijn deze bonkaarten nog maar op acht van de circa 1300 locaties in gebruik. Nog even en ze rijp voor een plekje in het Rijksmuseum.

Momenteel stappen veel bedrijven over op de Chipper Chipknip, vertelt Wil Gooskens, directeur Strategie & Business Development van Compass Group Nederland. Een dure liefhebberij? Dat valt mee. Deze systemen kunnen voor betrekkelijk weinig geld geleverd worden. Gooskens: ‘Voor 681 à 908 euro (1500 à 2000 gulden) heb je een betaalautomaat die gekoppeld is aan de kassa.’

Maar dan moeten automaat en kassa wel op elkaar aangesloten kunnen worden. En dat kan nog wel eens lastig zijn. Cateraars werken immers met een ratjetoe aan veelal verouderde kassa’s, eigendom van de opdrachtgevers. Werken met eigen kassa’s verdient de voorkeur. Maar dat ligt moeilijk, wordt er dan al snel gezegd. Klopt, maar het kan wel.

Compass Group Nederland heeft dit jaar op 1000 locaties eigen kassa’s kunnen plaatsen, die nadrukkelijk een eenheid vormen. Het betalingsverkeer laat zich daardoor veel makkelijker automatiseren. Hoe kreeg de cateraar dat voor elkaar? Gooskens: ‘We kregen dankzij het grote volume vijftig procent inkoopkorting op de kassa’s en hebben dat voordeel we voor de volle honderd procent bij de opdrachtgevers neergelegd. Mede daardoor konden we ze overtuigen.’

De gebruikers betalen
Als het gaat om betaalsystemen dan is bedrijfszekerheid een groot goed. Want er kan ontzettend veel misgaan. Storingen kunnen er toe leiden dat er helemaal niet afgerekend kan worden. En dan? Dan mogen de bezoekers eten zónder te betalen. In het bedrijfsrestaurant van Ohra in Arnhem kwam dat de laatste jaren één keer voor. Twee van de drie kassa’s weigerden dienst. Op dat moment was er letterlijk sprake van een gesloten systeem.

Een ander nadeel; wachtrijen voor de opladers. Dit zijn automaten waarmee de gebruikers hun kaarten van waarde kunnen voorzien. De input bestaat bij Ohra (nog) uit contant geld. En daar is helemaal niets mis mee, maar het is wel vervelend dat alle gebruikers de neiging hebben om hun kaarten vlak voor de lunch op te waarderen. Rijvorming dus. Een serieus probleem, dat zich moeilijk laat tackelen. Zelfs campagnes om werknemers aan te zetten tot ‘gespreid’ opwaarderen mochten niet baten.

Maar het gemak en de efficiency overtreffen de ellende. Cateringmanager René Derks: ‘Het afrekenen in het restaurant neemt slechts zeven seconden per persoon in beslag, terwijl je daar met contant geld twintig tot dertig seconden voor kan rekenen. Het werk aan de kassa is dankzij die betaalkaarten een stuk eenvoudiger. Bijna iedereen kan het doen. En je hebt geen kasverschillen.’

Ohra stapt per 1 november over op de Chipknip Chipper. Deze kaarten kunnen op heel veel openbare plaatsen geladen worden, waardoor er bij Ohra niet zo snel wachtrijen voor de opwaardeerders zullen ontstaan. Derks laat weten dat zestig procent van de gasten al over deze kaarten beschikt. De anderen zullen er een aan moeten schaffen. Zo niet, dan kunnen ze het eten vergeten. Ohra heeft geen clementie voor halsstarrige kaartweigeraars, want er wordt maar één systeem gehanteerd.

Niet bang voor de euro
Bij het CVZ (College voor zorgverkeringen) in Amstelveen bewijst de zogeheten company-card goede diensten. Deze kaart beschikt over meerdere functies; betaalkaart, prikklok, toegangscontrole. De kaart kan geladen worden met de giropas, de bankpas of met de Chipper Chipknip.

Nico Bosman, hoofd facilitaire ondersteuning, waarschuwt collega’s om bij het aanschaffen van een betaalsysteem uit te kijken met systemen die hun nut nog niet hebben bewezen. Een kat in de zak is namelijk gauw gekocht. Vooral de storingsgevoeligheid wordt door hem als een belangrijk item gezien. ‘Onze kaarten zijn bijvoorbeeld uitgerust met antennes. Het toegangspoortje gaat dankzij die antenne vanzelf open. Heel prettig allemaal.

In het restaurant’, zo gaat hij verder ‘zou die antenne bij het afrekenen ook gebruikt kunnen worden. Maar dat ging mij net een stap te ver. Te riskant. Die ontwikkeling is in mijn ogen nog niet voldoende uitgekristalliseerd, waardoor je tegen storingen aan kunt lopen. In het restaurant gebruiken we de kaart daarom als contactkaart. Ik denk trouwens wel dat de contactloze kaart de toekomst heeft.’

De investeringen in betaalsystemen zijn behoorlijk. Bij Ohra zal het nieuwe systeem rond de 27.000 euro (60.000 gulden) kosten, bij het CVZ wordt gesproken over 32.000 euro (70.000 gulden). Maar deze bedragen geven alleen maar een indicatie. Er zaten namelijk ook kassasystemen bij de prijs inbegrepen. Omdat de systemen ook verder van elkaar afwijken, is het lastig vergelijkingen te maken.

Vijftienduizend studenten
Bij de Hogeschool Rotterdam zijn de investeringen veel groter geweest. Natuurlijk. Maar liefst vijftienduizend studenten en honderden medewerkers maken gebruik van de betaalkaarten. In de drie hoofdgebouwen en de vele vestigingen zijn maar liefst 280 verkooppunten te vinden waar met de kaarten betaald kan worden. Het contante geld is daar al vier jaar uitgebannen. De kaarten zijn zeer multifunctioneel. Ze worden voor alle diensten en producten toegepast. Er zijn zelfs dependances waar je de kaart nodig hebt om de fietsenstalling in te kunnen.

De school schakelde tijdens de laatste zomervakantie al over op de euro. Dan is dat in ieder geval achter de rug. Was die omschakeling een fluitje van een cent? Nee, het had best veel voeten in de aarde. Alle apparaten moesten een voor een worden omgebouwd. Maar het lukte wel en daar ging het om. ‘We lopen wat dit betreft in ieder geval voorop’, zegt systeembeheerder Theo Crösing.

De kaarten, die zowel met contant geld als met de pinpas kunnen worden geladen, worden op twee manieren gemaakt. De studentenkaarten zijn afkomstig van de leverancier, terwijl de personeelskaarten op school geprint worden. Dat gebeurt met een speciale machine. Crösing: ‘Die machine heeft ons ongeveer 4.500 euro (10.000 gulden) gekost. Voor het aanmaken van kleine hoeveelheden is dat een prima oplossing. Als alles bij de leverancier besteld moest worden, dan zouden sommige kaarten, als je alles meerekent, 18 tot 23 euro (40 tot 50 gulden) kosten. Dat geld sparen we nu uit.’ De machine is niet geschikt voor aanmaken van grote hoeveelheden. Daarom worden de studentenkaarten bij de leverancier besteld.

Vier procent omzet raakt weg
Dat contant geld in de catering onder druk staat, wordt begrijpelijker naarmate je meer feiten op een rij zet. Het is bijvoorbeeld moeilijk om grip te krijgen op contante geldstromen. Marco van Vliet van EPS Transactie Systemen uit Nieuwkoop zegt: ‘Als in cateringland gewerkt wordt met contant geld dan raakt vier procent van de omzet weg. Hoe dat kan? Tja, als u dat nou eens uitzoekt. Het is in ieder geval duidelijk dat dit probleem bij elektronisch betalen niet bestaat. Iedere cent wordt dan geregistreerd. In feite zijn dat waterdichte systemen.’

Is vier procent niet erg veel? We vragen dat aan Jan Pool, voormalig financieel directeur van Dishcovery Catering en thans werkzaam bij HTC-Support in Rotterdam. Hij zegt: ‘Ik weet het niet, maar het zou kunnen. Contant geld is hoe dan ook veel fraudegevoeliger dan een elektronisch betaalsysteem.’

Fraude
Fraude komt voor. Tegen die constatering is niets in te brengen. Maar fraude met betaalkaarten komt ook voor. En dan hebben we het niet alleen over de creditkaarten. Ook bij de debetkaarten (term voor kaarten die met geld worden geladen) gebeurt het. Alleen horen we daar nooit iets van, omdat bedrijven deze informatie doorgaans niet naar buiten brengen.

Robert Breitenstein, productmanager van Maas International, zeg: ‘Je hebt altijd mensen die het een uitdaging vinden om gratis iets uit die automaat te krijgen. Voor whizzkids is dat geen ook probleem. Het gaat daarbij in de meeste gevallen om kleine bedragen, maar als het vaak gebeurt dan kunnen die behoorlijk oplopen. Gelukkig slagen de meeste bedrijven om dit zelf op te lossen. Cateringmanagers, facilitymanagers en systeembeheerders krijgen ook steeds meer kennis op dit terrein.’

Munten niet vriendelijk
Een aparte categorie bij de betaalsystemen wordt gevormd door de munten. Discotheken en cafés werken ermee en in de stadionwereld gebeurt het ook. In de Amsterdam Arena en het Gelredome bijvoorbeeld. Het publiek krijgt dan te horen dat dit de snelheid bij het afrekenen ten goede komt. Daardoor kan er méér service geboden worden.

In het Gelredome werken ze met Ohra cards en Ohra munten. Die laatste worden Ohra’s genoemd. Alle consumpties moeten hiermee afgerekend worden. De card kan op de promenade worden gekocht bij een van de 25 automaten. Het gaat om kaarten van 10 van 25 en van 50 gulden. Ze kunnen worden betaald met contant geld (bankbiljetten), maar ook pin, Eurocard, Visa of Chipknip Chipper.

Tijdens evenementen worden er ook Ohra’s (munten) verkocht. En bezoekers die na afloop nog geld op hun kaart hebben staan kunnen dit – als ze daar moeite voor willen doen tenminste – ingewisseld krijgen. Ze kunnen daarvoor terecht bij vier automaten, die in de hoeken van de promenade staan opgesteld.

Voordelen cateraar
Het muntensysteem biedt ook aanzienlijke voordelen voor de cateraar of de exploitant. Voordelen die voor het publiek niet onverdeeld prettig zijn. Jan Pool van HTC Support zegt daarover: ‘Je koopt een pasje en je laat daar voor vijftig gulden aan Arena’s of Ohra’s opzetten. Vervolgens bestel je maar voor dertig gulden. Dan zit je toch met het gegeven dat je twee tientjes teveel hebt betaald. En het komt er vaak niet van om dat bedrag in te laten wisselen als dat al mogelijk is. Reken maar dat zo’n systeem voordelig is voor de cateraar.’

Maar er kleeft nog een ander aspect aan dit betaalsysteem. De (hoge) prijzen van consumpties kunnen ermee versluierd worden, waardoor bezoekers meer gaan uitgeven dan ze eigenlijk van plan waren. Daarover: ‘Stel dat één Arena ƒ 2,40 waard is. Ze laten je voor een cola twee Arena’s en voor chips één Arena betalen. Redelijke prijzen denk je dan. Totdat je gaat rekenen. Dan kom je tot andere conclusies. Ik denk dat ze daar best wel goodwill mee verspelen. Iedere exploitant zal voor zichzelf moeten uitmaken of hij op die manier wil werken.’