artikel

Help, ik lek!

Horeca

Help! Ik raak nogal wat goederen kwijt. Lekkage kost mij veel geld. Hoe zou ik het gat structureel kunnen dichten? Stel een gedragscode op. Werk met regels en ga er vanuit dat uw bedrijf zonder interne controle waarschijnlijk zo lek als een mandje blijft.

Help, ik lek!

Lekkage is moeilijk te achterhalen. Veel bewijsmateriaal wordt immers geconsumeerd, terwijl regels en controles in horecabedrijven vaak ontbreken. Het opstellen van een gedragscode is daarom aan te raden. Dit werkt preventief en het zorgt voor duidelijkheid.

Lekkage van goederen komt veel voor. Medewerkers verteren zelf consumpties of geven deze weg aan bekenden. Mogelijke oplossing: geef personeelsleden andere drankjes dan uw gasten: flessen of blikjes bijvoorbeeld. Het verbruik is dan beter in de hand te houden.

Verspilling
Niet geregistreerde personeelsconsumpties kosten goud geld. U derft inkomsten terwijl de Belastingdienst u in principe wel aanslaat voor deze drankjes. Stel: u heeft een brasserie met twee ploegen van zes medewerkers die vijf consumpties per persoon nuttigen. Dat zijn 60 niet-geregistreerde consumpties. Consumpties dus die helemaal niets opleveren, maar waarover u in principe wel omzetbelasting betaalt. Om dat weer recht te trekken zult u – zo leren ons de rekenmodellen – maar liefst 240 drankjes moeten verkopen. Ongelooflijk maar waar.

Verspilling kan daarom eveneens enorm in de papieren lopen. De Belastingdienst heeft er geen boodschap aan als u maar 180 biertjes tapt uit een 50-literfust. Het zouden er namelijk 240 kunnen zijn. Wilt u daar dan ook over afrekenen? Een computergestuurde tap kan uitkomst bieden. Een workshop biertappen wil ook nog wel eens effect sorteren.

Waar mensen met geld werken, daar stelen mensen. Hier kunt u het best maar vanuit gaan. Zorg dat uw kassasysteem is gelinkt aan de uitgifte. Er mag pas dan worden ingeschonken als de consumptie is aangeslagen op de kassa. Het duurste kassasysteem is waardeloos zonder kassaprocedures, afsluitprocedures, sleutelbeheer, passenbeheer en huisregels. Denk er ook aan dat linnenkamers en magazijnen afgesloten zijn.

Aparte kassa
Werkt u met munten, verkoop deze dan met behulp van een aparte kassa. Houd bij hoeveel iedere bar incasseert aan munten. Controleer niet alleen de kassa-aanslagen van de medewerker, maar houdt ook de emballage en de tellers op tapinstallaties in de gaten, zodat het systeem gesloten blijft. Let ook op de functiescheiding. Een medewerker bediening en een barmedewerker moeten er een strikte scheiding van geld en goederen op na houden.

Dan moet het toch goed komen, zou u denken. Nee, u bent nog niet veilig. Regelmaat maakt het systeem namelijk fraudegevoelig. Voer onregelmatige controles uit en wijk af van vaste roosterindelingen. Spreek met medewerkers af dat ze geen geld op zak hebben tijdens hun dienst. Zorg wel voor kluisjes. De kans bestaat nu dat u het lek heeft gedicht.

Normen

Op de site van het bedrijfschap Horeca en Catering (www.bhenc.nl) is een Excel-sheet van het Uniforme Rekenschema voor de Horeca (URS) te downloaden. Deze geeft exact aan waar winsten mogelijk wegsijpelen en wat de algemene normen zijn.