artikel

Heren hoteliers, opgepast!

Horeca

Haar uitbrander tijdens het hoteldebat op de Horecava viel bij de heren hoteliers niet echt lekker. Maar congresorganisator Ellen de Ranitz houdt vast aan haar standpunt: de hotellerie hoort zich soepeler op te stellen bij annuleringen in geval van calamiteiten, zoals de aanslagen van 11 september.

Heren hoteliers, opgepast!

En nog iets: in Amsterdam moeten ze de kamerprijzen niet zo opdrijven als er weer eens een groot evenement gepland staat. ‘Dat kun je één keer doen, de volgende keer kiezen potentiële congress organizers gewoon voor het buitenland. Oracle is in town.

De Amerikaanse softwaregigant congresseert een paar dagen in de Rai. Workshops zijn uitgestrooid over de luxe hotels in Amsterdam-Zuid, waar ook het gros van de deelnemers logeert. En dat is te merken. Aan de bar van Okura wordt ruim vóór borreltijd al druk genetwerkt. Een pr-dame van het hotel komt langs met de laatste nieuwsbrief: de directie nodigt gasten uit eens kennis te maken het jetlag survivor program van Okura, en de traditioneel Japanse keuken van Yamazato op de begane grond krijgt lovende kritiek in de Zagat restaurantgids 2002.

PCO (Professional Congress Organizer) Ellen de Ranitz is neergeploft op het pluche in de lobby. Nee, Oracle is geen klant van haar. Oracle wordt door een ander gedaan. De reden om in Okura af te spreken is een puur praktische. De Ranitz gaat nog op de foto, en in het Okura kan dat tegen een mooie achtergrond, vindt ze. De zakelijke, klassieke uitstraling van de refurbished lounge past ook wel bij iemand die in een zakelijke markt opereert.

Ellen de Ranitz heeft een wereldbaan. Internationale congressen organiseren. Zo kom je nog eens ergens. Stockholm, New Delhi, Buenos Aires, Amsterdam: het lijstje bidding cities waaruit de directeur van Congrex Holland, de Nederlandse poot van de Congrex Group, kan kiezen is lang en gevarieerd. Vanavond zit ze voor een meeting in Frankfurt, volgende week reist ze met haar team af naar Bangkok. 5000 maag- en darmspecialisten zijn tien dagen bijeen in de Thaise hoofdstad en De Ranitz moet het geheel naar een goed eind zien te brengen. Een megaklus zoals het heet.

Het congres überhaupt door laten gaan is al een hele opgave. Het aantal deelnemers blijft sterk achter bij de verwachting. Vier jaar geleden in Wenen trok het evenement met het grootste gemak 13.000 deelnemers. Voor de editie in Bangkok was uitgegaan van 10.000 man; maar sinds de gebeurtenissen van 11 september zijn congresgangers wereldwijd met geen stok het vliegtuig in de krijgen. ‘We hebben op dit moment 4000 geregistreerde deelnemers. De ervaring leert dat met name deelnemers uit de regio (China en Japan) zich pas op het laatste moment aanmelden. Ik reken en hoop op 5000 man, pas dan speelt de organisatie quitte.’

Farmaceuten
De congresindustrie heeft het moeilijk door de aanslagen in Amerika. Organisaties die internationaal opereren – Congrex Holland is voor ruim 60 procent afhankelijk van de buitenlandse markt – krijgen de hardste klappen. De conferentie van het European College of Neuropsychopharmacology (specialisten op het gebied van farmacologie, neurologie en psychiatrie), die voor eind september vorig jaar gepland stond in Istanbul, werd op het laatste moment geannuleerd. Het overgrote deel van de deelnemers wordt door de farmaceutische industrie uitgenodigd.

Veel van deze bedrijven zijn Amerikaans, en in de ogen van de Amerikanen was Istanbul zo kort na de aanslagen bij wijze van spreken net zo gevaarlijk als Kabul. Tot overmaat van ramp toonde CNN hoe iemand een zelfmoordactie uitvoerde op het drukste plein in Istanbul. ‘Wij kunnen uw veiligheid niet langer garanderen’, liet een van de farmaceuten de deelnemers weten. ‘Alsof ze dat vóór de aanslagen wél konden’, zegt De Ranitz. ‘Objectief gezien is Istanbul helemaal niet onveilig. Barcelona bijvoorbeeld doet het qua veiligheid slechter dan Istanbul, maar toch scoort Barcelona als congresstad veel beter.’

Al met al een forse tegenvaller, die niet zonder gevolgen kon blijven. Van de 35 medewerkers op het kantoor van Congrex in Amsterdam zijn noodgedwongen zeven mensen ontslagen, ook al omdat het herstel in de congresmarkt naar verwachting dit jaar nog zal uitblijven.Tot overmaat van ramp schiet Congrex er zelf voor een aanzienlijk bedrag bij in. Er was een voorschot overgemaakt naar Turkse hotels waar de congresgangers zouden logeren. Een aantal hotels weigert het bedrag terug te storten.

‘Ze hebben kosten gemaakt, zeggen ze, en die verhalen ze nu keihard op ons.’De Ranitz heeft in Nederland geen grote congressen gepland vlak na 11 september, maar roept de Nederlandse hotelbedrijven op tot een dialoog. ‘Als het goed gaat stelt u zich doorgaans soepel op, in tijden van crisis, geeft u niet thuis’, sprak ze tijdens het hoteldebat op de Horecava begin januari. Haar opmerkingen vielen niet in goede aarde bij de aanwezige hoteliers. Hun reactie: Een no show is een no show, en die brengen we gewoon in rekening. Punt uit!

Preferred hotels
Zo ga je niet met elkaar om, benadrukt De Ranitz ook nu weer. ‘Ze denkt hardop na over oplossingen. Het preferred partnership dat Congrex een jaar geleden in het leven riep, biedt mogelijkheden. Het gaat hierbij om duidelijke afspraken over de boekingscondities met als doel de gezamenlijke opdrachtgevers ook op lange termijn te kunnen bedienen. Een ander groot voordeel van zo’n partnership is dat je niet steeds om de tafel moet als een hotel weer eens van manager wisselt.’

Een volgende stap binnen het preferred partnership is volgens De Ranitz dat gezamenlijk wordt nagedacht over de vraag: Wat doen we in geval van een serieuze crisis? ‘Je kunt je niet verzekeren tegen de gevolgen van gebeurtenissen als op 11 september, dus moeten we zelf iets doen. Het gaat erom dat congresorganisaties en hotelketens bij dit probleem stilstaan. Wellicht creëer je zo een basis om tot verdere afspraken te komen.’

Het kortetermijndenken onder hoteliers zou belemmerend kunnen werken, vreest ze. ‘Het is nog veel te veel ieder voor zich en ze kijken weinig ver vooruit. Je ziet het ook nu weer: de zakelijke markt gaat wat minder en ze richten zich allemaal op de leisuremarkt. ‘Amsterdam zit nog steeds in de top-10 van congressteden, maar ik vraag me wel eens af hoe lang nog? We merken dat veel bedrijven de kamerprijzen te ver opdrijven als er weer eens een groot congres gepland staat. En wat is steeds het argument?

We zijn nog steeds goedkoper dan Londen. Dat gebeurt je als congresorganisatie één of twee keer, maar dan ga je toch echt kijken of het elders voor minder kan. Wat ik wil zeggen: we moeten voorkomen dat we ons internationaal als congresstad uit de markt prijzen.’In dat verband is ze teleurgesteld nu er een streep is gezet door het plan om twee hoteltorens te bouwen naast het Rai-complex. ‘Jammer, ik had voor een congres in 2005 al duizend kamers gereserveerd.’

Valkuilen
Professional Congress Organizers zijn gewend om ver vooruit te kijken. Het moet ook wel, want een evenement voor pakweg 3000 man kost algauw een paar jaar voorbereiding. De klant heeft vaak geen idee wat er allemaal komt kijken bij de organisatie. De mogelijkheden worden bovendien nog wel eens overschat, weet Ellen de Ranitz. ‘Zit je met een opdrachtgever rond de tafel, en dan wil men graag met 2000 man per rondvaartboot naar het muziektheater. Of met 5000 man naar een concert in de openlucht. Zie je het al voor je, al die opstoppingen met bussen.’En dat is nog maar Amsterdam. Congressteden in derdewereldlanden hebben zo hun eigen logistieke valkuilen. Soms zijn de omstandigheden dermate rampzalig dat Congrex afziet van de opdracht.

Het gebeurde vorig jaar bij een congres voor honderd Afrikaanse vroedvrouwen. Die zouden elkaar treffen in Zimbabwe. ‘Het hotel waar het congres was gepland kon faciliteiten, noch water en voedsel garanderen. Tja, in zo’n geval haken we af. Een beurscomplex dat niet over voldoende sanitair beschikt, krijgt bij een eerste inspectie direct een onvoldoende. Daar kunnen we geen zaken mee doen.’Waar je allemaal al geen rekening mee moet houden: is er een vliegveld in de buurt? Hoe zit het met de busverbindingen? Wat is het klimaat? En hoe zit het met de veiligheid?

‘Als ik mezelf in een bepaalde stad al niet prettig voel, dan durf ik ook geen verantwoordelijkheid te nemen voor de organisatie van het congres.’ Politieke en economische ontwikkelingen kunnen redenen zijn voor De Ranitz om van een bepaald land af te zien. ‘Dat speelt nu bijvoorbeeld met een land als Argentinië. In Buenos Aires staat over een paar jaar een klus gepland. Door de ineenstorting van de economie moeten we overwegen om uit te wijken naar een ander land.’

Koning Bhumibol
De juiste mensen om je heen verzamelen is in grote mate bepalend voor het succes van een groot congres. Geen mensen die zitten te slapen als de deadline voor het annuleren van kamers verstrijkt, wat wel eens is gebeurd. Sinds vorig jaar heeft Congrex Holland Joyce Schaap in dienst, afkomstig van Golden Tulip. Ze is thuis in de hotelwereld, ook in landen waar hotelmanagers het niet zo nauw nemen met eerlijk zaken doen. ‘Een hotel in Bangkok waar we 200 kamers hebben laten vastleggen tegen ‘de laagste prijs’, blijkt kamers via internet nu nog lager aan te bieden. Met het gevolg dat wij dadelijk kamers niet kunnen vullen, maar waarvoor we wel moeten betalen. Er wordt aan gewerkt.’

Je kunt heel veel voorbereiden, maar er kan nog onverwacht van alles misgaan. De stroom kan uitvallen, aardbevingen, overstromingen. En stel nu dat koning Bhumibol Adulyadej van Thailand overlijdt in de periode dat die darmspecialisten in Bangkok congresseren? ‘De man is oud en ziekelijk. Het kan zomaar gebeuren. We kunnen ons er niet tegen verzekeren, we hebben het uitgezocht. Maar we zijn ons bewust van de mogelijke scenario’s. Het land zal lam worden gelegd, dagenlang rouw, maar je mag gelukkig nog wel congresseren.’