artikel

Hoe orden ik mijn administratie?

Horeca

Mijn administratie is een chaos. Hoe schep ik orde? Trek er tijd voor uit, maak een plan van aanpak en schakel een deskundige in die u tijdelijk bijstaat. De papierstapels zullen slinken en u krijgt weer lol in het ondernemen.

Hoe orden ik mijn administratie?

De meeste horecaondernemers zijn superdruk. De boekhouding blijft liggen en de papierstapels groeien. Als de aanslagen binnenkomen en de deurwaarders op de stoep staan, moeten ze het administratieve werk uiteindelijk toch ter hand nemen.

Ondernemen is dan allang niet meer leuk. Fiscus en GAK deugen ineens niet meer en de accountant is laks, maar de oorzaak ligt op een ander vlak. De administratieve organisatie, de zogenoemde backoffice, ontbreekt of is onvolledig.

Er moet wat gebeuren. Wees eerlijk en vraag of iemand met verstand van zaken een dag kan komen assisteren bij het opzetten van de administratieve organisatie. In de meeste gevallen is dit ‘slechts’ een kwestie van ordners en postbakjes inrichten.

Discipline
Het bijhouden van de administratie heeft vooral te maken met uw eigen discipline. Maak met uw accountant een afspraak om gedurende een periode van ten minste drie maanden wekelijks op een vaste dag bij elkaar te komen. Op die dag kunt u de administratie bijwerken en ordenen. Spreek af dat de boekhouding maandelijks wordt verwerkt en verlang van uw accountant maandelijks een financieel overzicht.

Dankzij deze structurele aanpak raakt u gewend aan het wekelijks op een vaste tijd verwerken van de administratie. Na verloop van tijd kunt u de administratie zelf gaan uitvoeren.

Uitbesteden
U kunt ook kiezen voor geheel of gedeeltelijk uitbesteden. De volgende mogelijkheden dienen zich aan: uw partner, één van uw medewerkers of het accountantskantoor.

Als u de hele administratie uitbesteedt, kunnen de kosten daarvan behoorlijk oplopen. Deze zijn afhankelijk van factoren als omzet, aantal inkoopfacturen, personele bezetting, rechtsvorm en de wijze van aanleveren aan de accountant. Bedenk dat een horecaondernemer normaal gesproken tussen de één en drie procent van zijn jaaromzet kwijt is aan de accountant.

Besluit u om een eigen medewerker in te schakelen voor uw administratie, dan zal deze minimaal over een meao-diploma moeten beschikken. Daarnaast is het prettig als hij of zij een aantal jaren ervaring heeft. Mocht u zo’n medewerker aan willen trekken, overleg dan met uw accountantskantoor zodat de zaken van begin af aan op elkaar kunnen worden afgestemd.

Voor welke oplossing u ook kiest: de administratie kost geld. Maar de kosten die u maakt zijn te verkiezen boven chaos, want dat kost nog veel meer. Als de administratie op orde is, kunt u zich helemaal richten op uw core business: ondernemen.

Specificatie

Vraag gerust één keer per jaar naar een specificatie van het aantal uren van de accountant. Controleer deze en maak desgewenst nieuwe afspraken.