artikel

Is uw administratie op orde?

Horeca

Het nieuwe jaar is begonnen en u heeft ongetwijfeld nagedacht over de ontwikkeling van uw bedrijf in 2005. Gaat u een jaar van onduidelijkheden in of gaat u stap voor stap de voortgang van uw bedrijf in de gaten houden? De basis voor dit laatste is een goed opgezette administratie en een boekhouder of accountant die u daarbij met raad en daad bijstaat.

Is uw administratie op orde?

De tips en richtlijnen op deze pagina kunnen u behulpzaam zijn om een goede start te maken in 2005. U krijgt een advies hoe u uw administratie het beste in kunt richten.

Opzet van uw administratie
Om te zorgen dat u zo min mogelijk kosten heeft bij uw boekhouder is de basis dat u er in de eerste plaats voor zorgt dat uw administratie goed in orde is. U kunt veel geld besparen als uw administratie goed is georganiseerd.

Een aantal belangrijke zaken:
1.
Open elke dag de post, want u weet niet of er spoedeisende zaken bij zitten.

2. Hierbij moet u denken aan bezwaarschriften die moeten worden geschreven aan de belastingdienst, belasting die moet worden betaald of brieven van deurwaarders waarop gereageerd moet worden. Een dag te laat kan u boetes opleveren en dat is zonde van uw geld.

3. Werk uw administratie minstens 2x per week bij, elke dag is nog beter.
Omdat er binnen een cafetaria veel met kasgeld wordt gewerkt, is het nodig om de geldstroom binnen uw bedrijf goed in de gaten te houden. Bovendien heeft u dan veel minder werk aan uw administratie en houdt u beter overzicht.

4. Tel minimaal 1x per week de kas en vergelijk deze met het saldo van uw kasboek.
Als u hier te lang mee wacht, loopt u het risico dat u niet meer weet wat er is gebeurd. Mogelijke fouten kunt u dan niet meer herstellen.

5. Controleer uw kasboek elke dag op negatieve kas.
Een negatieve kas is voor de belastingdienst reden om uw administratie te verwerpen bij een controle. Door dit te controleren komt u ook achter fouten die zijn gemaakt bij het inboeken.

6. Zorg ervoor dat u een opgeruimd kantoor heeft.
Is uw kantoor een rommeltje dan loopt u het risico dat u gegevens kwijt raakt. Dit kunnen ook rekeningen zijn die u per kas betaalt. Uw kasgeld klopt dan niet meer en bovendien worden die kosten dan niet ten laste van het bedrijf gebracht. U betaalt dan meer belasting: jammer!

7. Betaal zoveel mogelijk via de bank.
Banken willen weten of er omzet binnen komt, ze hebben dan veel meer vertrouwen in u als ondernemer. Stort dus alle omzet op de bank en betaal via de bank. U zult merken dat uw bank u dan met andere ogen gaat bekijken.

8. Houdt privé en zakelijk gescheiden.
Elke bon of betaling van privé die via de zakelijke boekhouding loopt, kost extra geld bij de bank en bij de boekhouder. Als u 500 privé betalingen heeft dan kost het coderen, in de computer brengen en controleren al gauw €200,- per jaar. Snel verdiend dus!

9. Lever uw administratie elke maand bij de boekhouder in.
Uw boekhouder kan dan snel problemen onderkennen en u daarop wijzen. U kunt dan tijdig actie ondernemen. Een probleem maanden later nog oplossen, kan u veel geld kosten.

10. U hoeft in principe niet meer dan 5 ordners te hebben: kasboek, bankboek, debiteuren/crediteuren boek, personeelsmap en een map voor diversen. Als u de stukken elke dag opbergt, dan blijft het overzichtelijk.

11. Ga op zoek naar een computerkasboek. Een geautomatiseerd kasboek telt automatisch op, controleert negatieve kas en is goed leesbaar voor uw boekhouder. Bespaart tijd en geld dus.

Een goed overleg met uw boekhouder hoe hij de zaken aangeleverd wil hebben, is natuurlijk ook belangrijk. Hij heeft immers veel ervaring. Maak daar gebruik van en luister naar zijn adviezen. U zult zien dat het bijhouden van de boekhouding veel leuker wordt.