artikel

Partyservice: vooral goede organisatie

Horeca

Steeds meer mensen hebben minder vrije tijd. De tijd die ze nog over hebben wordt meestal niet besteed aan het uitvoerig bereiden van maaltijden. Laat staan aan verzorgen van een party of feestje, want alle rompslomp die daarbij komt, zien ze niet zitten. Ze laten dat liever over aan de specialist. Bij wie kunnen ze daarvoor terecht? Bij de betere cafetaria, de cateraar en de slager.

Partyservice: vooral goede organisatie

De keuze voor het bedrijf dat de party mag verzorgen wordt vaak bepaald door mond tot mond reclame. Maar mensen laten hun keuze ook bepalen door de verzorging van de partyservice op een feestje dat ze eerder bij iemand meemaakten. Om de aandacht voor dergelijke activiteiten wat in de richting van uw bedrijf te leiden hebben we een aantal zaken op een rij gezet.

De ‘specialist’
De term ‘specialist’ komt wat beladen over. In de ogen van de consument bent u partyservice-specialist wanneer u een party van het begin tot het einde kunt verzorgen. Bent u daartoe niet in staat, terwijl u toch uitstekend schotelwerk levert, dan moet u zich als zodanig profileren. Wees duidelijk en eerlijk in uw uitingen naar buiten, want dat is nog steeds de beste reclame. Bedenk tevens dat partyservice vaak in het weekend en in de kleine uurtjes plaats vindt. Voor veel collega’s is dat juist een reden om er maar niet aan te beginnen.

Het begin
Wanneer u zich gaat bezig houden met het verzorgen van party’s, kunt u verschillende kanten op. Het begint meestal met het verzorgen van een paar schotels, salades of een bittergarnituur. Vervolgens gaat u, bij gebleken succes, al snel naar het verzorgen van complete buffetten. Warm of koud, het maakt niet uit. Nog een stap verder is het verzorgen van een compleet feest. Dat laatste is zeker niet eenvoudig. U praat dan al snel over een zeer brede aanpak. Van een tafel en een parasol tot het leveren van de tap, de bloemen, de decoratie en de muziek.Kijk voor een paar ideeën eens bij restaurateurs of partycentra. Laat door familie of vrienden eens een brochure aanvragen van een echte partyverzorger. Op deze manier leert u zelf ook hoe het wel of juist niet moet. Daarnaast leert u ook uw eigen beperkingen kennen.

Werk samen
Regelmatig kom je ondernemers tegen die een soort samenwerkingsverband hebben gesloten met enkele anderen. Een restauranthouder, een artiestenbureau en een slager kunnen al snel een uitstekend team vormen. Zeker wanneer de combinatie door u zelf wordt uitgezocht en aangestuurd, met u als coördinator. De restauranthouder kunt u vervangen door een horecaverhuurbedrijf. U hebt dan alleen niet meer de beschikking over een zaal maar verplaatst de activiteiten naar de garage of de tuin van de opdrachtgever (of in een overkapping/feesttent).

Divers aanbod
Om uw aanbod interessant te maken voor meerdere partijen is het verstandig verschillende mogelijkheden aan te bieden. Kies bijvoorbeeld voor duidelijke thema’s. Op die manier hebt u voor elk wat wils. En er zijn mogelijkheden genoeg, bijvoorbeeld een Frans buffet, een Amerikaanse avond, een Duits Imbisch feest, en dergelijke. Wanneer u met partyservice start, begin dan met een eenvoudige opzet. Naarmate u meer ervaring krijgt, zult u merken dat u steeds vaardiger wordt in het vertalen van de wensen van uw opdrachtgever. De thema’s werkt u uit met behulp van de receptuur maar eveneens met sfeermaterialen. Zorg, afhankelijk van de omvang van de opdracht, voor kramen, tafels, partytenten, decoratiematerialen en dergelijke. Om te zien wat dat inhoudt, kunt u eens een catalogus van een verhuurbedrijf laten komen. U ziet dan meteen wat u moet doen of juist laten.

Verkoop vanuit de winkel
De laatste opmerking brengt ons meteen bij de manier waarop we de partyservice vanuit de winkel moeten presenteren. Een paar goed verzorgde fotoboeken zijn wel het minste. Maar ook een fotowand op een plekje voor de toonbank doet wonderen. Er staan altijd wel klanten te wachten. Op de toonbank kunt u ook heel goed een standaard plaatsen waar de mensen naar hartelust in kunnen bladeren. Het gaat om recepten en ideeën. Er zijn zelfs slagers die gedurende speciale gelegenheden, zoals communiefeesten in het Zuiden van het land of Sinterklaas een stukje van de toonbank inruimen om wat voorbeelden te presenteren. Het zijn weliswaar schotels die men laat zien, maar het toont wel een staaltje van uw kunnen. We hoorden ook eens het voorbeeld van een slager die op zaterdag steeds een saladeschotel in de toonbank plaatst. In negen van de tien gevallen is de schotel ‘s avonds verkocht. Een prima reclame en een duidelijke verwijzing naar partyverzorging.

Er is meer
Leg bij fotoboeken en fotocollages aan de wand altijd informatieformulieren binnen handbereik. Dat werkt beter dan bestelformulieren omdat het heel moeilijk is om een volledig beeld te geven van een buffet. Laat staan een complete party. Noteer van een geïnteresseerde klant naam, adres, voorlopige datum en telefoonnummer op een goed verzorgd formulier en maak een afspraak om bij de geïnteresseerde thuis in alle rust alles goed door te spreken. U neemt dan alle beschikbare informatie mee en tijdens een rustig gesprek komt alles op de rit. Natuurlijk kan zo’n gesprek ook in uw bedrijf worden gehouden. U heeft er echter wel een aparte ruimte voor nodig en u moet ongestoord met elkaar kunnen overleggen. Even party regelen staande bij het hakblok of de hoek van de toonbank kan niet.

Promotie
Promotioneel zijn er nog veel meer mogelijkheden. Puntsgewijs laten we er een paar volgen.1) Verzorg één keer per jaar wat gratis hapjes bij een charitatieve instelling.
2) Sponsor een club of vereniging met een jaarlijks buffet.
3) Houdt een open huis voor bedrijven en andere gegadigden. Vooral korte tijd voor feestdagen als Kerst en Pasen kan dat uitstekend. Dan krijgen de bezoekers ook een beeld van u specialisme.
4) Ga op de kabelkrant met een mooie foto.
5) Ontwikkel een goede brochure. Geef daarin geen prijzen, maar biedt combinatiemogelijk-heden
6) Vraag steeds om een referentie na afloop van een door u verzorgde party. Ook verslagen in verenigingsbladen zijn heel interessant. Wanneer u samenwerkt met verschillende partijen moet u ook bij hen in het offerteboek. Maak indien mogelijk gezamenlijk een boek. 7) Maak van ieder feest foto’s of vraag er een paar. De praktijk is de beste reclame.
8) Vermeld uw specialisme op de ‘gekoelde’ bedrijfsauto en vermeld steeds een regel in al uw reclame-uitingen om de klant te attenderen op uw partyspecialisme.

Nazorg
Een zeer belangrijk gegeven is de promotionele nazorg. Meestal wordt een party verzorgd of een buffet geplaatst en is de kous daarmee af. Ga vanaf vandaag eens een stapje verder. Voorzie belangrijke schotels van uw ingegraveerde naam. Plaats onder de gevulde tomaatjes en eitjes, als ze apart op een schotel staan, steeds een naamonderzettertje. U kent dat wel van de gebakjes van de bakker. Werk met servetten met uw eigen naam.Houdt, wanneer u zelf uitserveert, steeds een aantal visitekaartjes paraat. Ook uw opdrachtgever krijgt er een paar om aan relaties uit te delen.Natuurlijk hebben uw medewerkers tijdens het uitserveren speciale kleding aan, passend bij het thema.

Uitstraling
Net zo belangrijk als het uitstekend verzorgen van de producten en de materialen is de uitstraling en de vakkennis van u en uw medewerkers. Wanneer je, zo als wij een tijd geleden, een winkelmeisje hoort stotteren tegen een klant die praat over een barbecue voor vijftig personen dan ben je als ondernemer verkeerd werk bezig. Of de dame in kwestie weet van de hoed en de rand of ze krijgt de opdracht om de gegevens van de klant te noteren en u belt zelf terug. Nu ging de klant de winkel uit zonder de juiste informatie. Of het feestje is doorgegaan weten we niet. Bij klanten die om deze informatie vragen krijgt u meestal maar één kans. Laat die niet glippen.