artikel

Planning

Horeca

De organisatie van een evenement bestaat uit diverse stappen. Afhankelijk van de omvang van de activiteit kunt u een tijdspad opstellen. Stelregel: hoe groter en complexer een evenement, hoe eerder u begint.

Planning

Stap 1 | Organisatieteam

Het samenstellen van het organisatieteam. Verdeel de taken en maak afspraken over de verantwoordelijkheden. Stel deadlines voor de uitvoering van de eerste werkzaamheden. Maak van elke vergadering een verslag met actiepunten en afspraken. Zet de aanvragen voor vergunningen in gang.

Stap 2 | Concept

Het vaststellen van het thema en het concept van het evenement. Pas dit eventueel aan op de ervaringen van voorgaande edities. Bepaal doelgroep(en) en doelstellingen. Stel het budget en de conceptbegroting vast. Bepaal de datum en de locatie. Vraag alle vergunningen definitief aan.

Stap 3 | Uitwerking

Het uitwerken van het concept en het programma. Maak een indeling van uur tot uur. Regel artiesten, installaties, apparatuur, materialen en decoraties. Neem opties, maak afspraken met leveranciers en zoek naar sponsors. Organiseer de eerste promotie-activiteiten. Regel het drukwerk. Regel de dranklogistiek en de catering.

Stap 4 | Werving

Het uitvoeren van de voorbereidingen. Werf extra oproepkrachten en/of vrijwilligers. Werk draaiboeken uit voor de uitvoering. De promotie moet nu op volle kracht zijn: via de media, via eigen kanalen en in directe omgeving. Breng afspraken met leveranciers en sponsors in werking. Stel een briefing op voor alle medewerkers die bij uitvoering betrokken zijn.

Stap 5 | Opbouw

Het opbouwen. Begin tijdig met stroom, water en bierlogistiek, zodat eventuele storingen verholpen kunnen worden. Brief medewerkers. Check alle faciliteiten, van toiletten tot afvalbakken, van geluid tot communicatiemiddelen.

Stap 6 | Uitvoering

De uitvoering. Doe de laatste briefing en check. Instrueer de beveiliging. Zorg dat de locatie schoon en opgeruimd is. Zet kassa’s stand by, beman de entree, zorg voor catering medewerkers, en zet de uitgifte van drank en food op scherp. Ontvang artiesten en relaties. Laat het feest maar beginnen!

Stap 7 | Afbouw

De afbouw. Doe dit snel en georganiseerd; hoe minder tijd het vergt, hoe beter. Laat geen sporen achter (afval, kapotte materialen), ruim goed op. Maak goede afspraken met leveranciers over ophalen materialen en restanten drank.

Stap 8 | Nazorg

De evaluatie en nazorg. Bespreek alle facetten van het evenement. Wat ging goed en waar ging het minder? Wat zijn de aandachtspunten voor de volgende editie? Noteer alle actiepunten en afspraken. Bedank sponsors, leveranciers, artiesten, vrijwilligers en andere betrokkenen. Bepaal de datum voor volgend jaar.