artikel

Techniek & logistiek

Horeca

Een goed evenement loopt als een geoliede machine. Dat vergt een perfecte organisatie van techniek en logistiek. Besteed daar op alle momenten van het proces veel aandacht aan. Tijdens de voorbereiding en de uitvoering.

Techniek & logistiek

Tip 1

Zorg voor mensen met verstand van techniek, zodat zij problemen snel kunnen oplossen.

Tip 2

Stel vast welke extra facilitaire ondersteuning u nodig hebt bij het evenement.

Tip 3

Denk daarbij aan tapmaterialen, stroom, water, toiletten, verlichting, beveiliging, EHBO en beplating (bij onverharde terreinen).

Tip 4

Houd er bij de stroomvoorziening rekening mee dat alle tapmaterialen werken op 220V en 16A, traag gezekerd.

Tip 5

Tel alle apparatuur bij elkaar op, zodat u voldoende stroom hebt.

Tip 6

Kies bij grotere evenementen of op krappe locaties voor een scheiding van ingang en uitgang. Dit voorkomt onnodige opstoppingen.

Tip 7

Beveiliging nodig? Regel het tijdig en spreek uw wensen en de logistiek van het evenement goed met het bureau door.

Tip 8

Bepaal het benodigde aantal toiletten. Verhuurders hanteren daar vaste normen voor. Huur liever iets te veel dan te weinig toiletten.

Tip 9

Laat de toiletten voortdurend reinigen. Prima hygiëne is ook bij evenementen een basiskwaliteit.

Tip 10

Zorg voor back-up voor de stroom (aggregaten), voor het geval de stroom uitvalt. Geen stroom betekent immers lauw bier.

Tip 11

Zorg bij avondevenmenten voor voldoende (sfeer)verlichting, ook in het kader van veiligheid.

Tip 12

Denk heel goed na over de locatie van de bars: hoe verplaatst het publiek zich en hoe gemakkelijk zijn de bars te bereiken?

Tip 13

Bedenk: op een bomvol veld of plein komen bezoekers moeizaam in beweging. Zorg dus voor loopruimte richting bars en toiletten.

Tip 14

Houd er rekening mee dat u tijdens het evenement de bars moet kunnen bevoorraden.

Tip 15

Denk bij activiteiten in of bij uw eigen bedrijf aan een extra binnenbar of mobiele buitenbars.

Tip 16

Kijk eens bij andere festivals of evenementen hoe daar de bierlogistiek is geregeld.

Tip 17

Kies voor één betaalmiddel (contant geld, munten of bonnen) en communiceer dat duidelijk op en rond evenementenlocatie.

Tip 18

Besef dat contant geld als betaalmiddel extra risico’s met zich meebrengt.

Tip 19

Denk daarbij aan verkeerd afrekenen, tragere afwikkeling bestellingen (wisselgeld) en diefstal.

Tip 20

Zorg voor voldoende punten voor de verkoop van munten of bonnen.

Tip 21

Maak de munten- en bonnenverkoop aantrekkelijk: bijvoorbeeld 12 halen, 11 betalen.

Tip 22

Plaats voldoende afvalbakken en –containers op en rond het terrein. Voorkom dat het smerig wordt.

Tip 23

Zorg voor goede communicatiemiddelen voor medewerkers.

Tip 24

Houd er rekening mee dat mobieltjes niet altijd goed werken tijdens grote evenementen (vanwege een overbelasting van het netwerk). Zorg dus ook voor alternatieven.

Tip 25

Laat medewerkers en organisatoren herkenbare kleding dragen. Prettig en duidelijk voor de bezoekers.

Tip 26

Zorg voor duidelijke bewegwijzering naar bars, fooduitgifte, toiletten, EHBO, muntverkoop en uitgang.

Tip 27

Als u meerdere podia hebt, laat artiesten dan nooit tegelijk optreden, want dat zorgt voor kakofonie aan geluid.

Tip 28

Zorg voor een vlot lopend programma; maak de pauzes niet te lang.

Tip 29

Zet in pauzes een presentator of andere act in om te voorkomen dat mensen (zeker bij gratis events) het terrein verlaten.

Tip 30

Vraag advies aan de afdeling evenementen van InBev, daar zit veel kennis en ervaring.