artikel

We bouwen zelf alle restaurants

Horeca

Het wordt het grootste publieksevenement van volgend jaar: de vijfde Floriade. Drie miljoen bezoekers verwacht de organisatie op deze wereldtuinbouwtentoonstelling die vanaf april in de Haarlemmermeerpolder wordt gehouden. Verhaaf Party Catering mag al deze drie miljoen mensen van hun natje en droogje voorzien. Het wordt het grootste project van de partycateraar uit Hoofddorp tot nu toe. CM sprak met André van Rooijen en Sharon Pisam, twee leden van het projecteam, over de jarenlange voorbereiding die zo’n megaproject vraagt.

Precies een jaar voor de opening (in april 2002) ligt het Floriade-terrein in de Haarlemmermeerpolder er nog als een kale vlakte bij. Maar verlaten is dit 65 hectare grote terrein allerminst. Er wordt hard gewerkt aan wat straks ‘de leukste tuin’ van Nederland moet worden. Bulldozers gaan tekeer op de zandvlakte, bouwvakkers met gele helmen op werken aan wat een gigantische kas moet worden en overal lopen, fietsen en rijden mensen druk heen en weer. ‘Kijk, hier komt het 4000 vierkante meter grote partypaviljoen’, wijst projectmanager André van Rooijen enthousiast terwijl we in zijn zwarte Alfa over het terrein scheuren. ‘En daar komt het kinderrestaurant, en ginds in de verte het oosterse restaurant.’
Er is echter nog niets te zien dat ook maar in de verste verte aan een restaurant doet denken. ‘In januari 2002 moeten de constructies van de restaurants klaar zijn en half maart de keukens en de inrichting’, vertelt projectcoördinator Sharon Pisam optimistisch. Er is echter veel fantasie voor nodig om je voor te stellen dat hier volgend jaar een groen paradijs zal verrijzen.

Inspelen op thema’s
‘De Floriade houdt eigenlijk het midden tussen een beurs en een vakbeurs ‘, vertelt André van Rooijen. ‘Zeg maar iets tussen de Keukenhof en de Wereldexpo in Hannover. Zo’n dertig landen uit de hele wereld doen eraan mee. Ze laten in de verschillende paviljoens zien wat ze op het gebied van tuinbouw in huis hebben: van groente en fruit tot planten en bomen. Wij spelen daar met de catering ook op in. In het Aziatische deel bouwen we bijvoorbeeld een bamboepaviljoen, waar we natuurlijk oosterse gerechten serveren. En in het Amerikaanse deel komt een grill-restaurant: een stoer ingerichte ruimte waar we grill- en barbecuegerechten aanbieden met rauwkostsalades en baked patatoes.’

Foundership
Op de vorige Floriade, in 1992 in Zoetermeer, werd de catering in eigen beheer gedaan door onder anderen Martinair Partycatering, Van der Valk, McDonald’s en Beekvelt. Maar omdat het geheel geen uniforme uitstraling had, wilde de organisatie het dit keer anders aanpakken: de commerciële activiteiten worden nu uitbesteed aan specialisten. In 1999 vond er een aanbesteding voor de catering plaats. Hun ervaring met de RAI, de Amsterdam ArenA en grote publieksevenementen als Sail, heeft waarschijnlijk de doorslag gegeven om met RAI Catering, de moederorganisatie van Verhaaf, in zee te gaan. En RAI Catering is draagkrachtig genoeg om (voor veel geld) founder te worden van de Floriade.

Uitbesteden
Verhaaf laat in totaal acht restaurants op het Floriade-terrein bouwen:

  • een mediterraans restaurant met een zitgelegenheid voor zo’n 650 gasten (inclusief terras)
  • een à la carte restaurant met circa zestig zitplaatsen
  • een tuinbouwrestaurant met ongeveer tweehonderd zitplaatsen
  • De groene stad’: een ijssalon en baguetterie
  • een kinderrestaurant
  • een Hollands restaurant
  • een oosterse markt
  • een grill restaurant.

    Daarnaast komt er een grand café en nog zes servicepunten voor de snelle hap, een plattegrond of een fotorolletje. In bijna alle restaurants wordt de routing freeflow. De precieze invulling daarvan is een van de moeilijkste onderdelen van het project. Het projectteam heeft hiervoor dan ook goed naar andere grote publiekstrekkers gekeken als de Efteling en Disney-land. Ook de leveranciers van apparatuur hebben de nodige adviezen gegeven en vanuit de RAI heeft men zelf de nodige ervaring in huis. ‘Maar’, erkent Sharon Pisam ‘in ons geval kunnen we de zaak naderhand niet meer aanpassen, dus het moet in één keer goed zijn.’ In de diverse restaurants werkt Verhaaf met concessionairs, onderaannemers die verantwoordelijk zijn voor het operationele deel van de catering. Er zijn inmiddels deals gesloten met Thai Cuisine voor het oosterse restaurant; met Labojo voor de Groene Stad en met Iglo Mora voor de ijsverkooppunten.
    Voor het echte partycateringwerk moeten we echter naar het de Villa Floriade, een 4000 vierkante meters tellend tentendorp waar Verhaaf volgend jaar heel veel partijen naar toe hoopt te halen. Rondom een binnentuin liggen zeven in grootte verschillende paviljoens waar in totaal 3000 mensen kunnen feesten. De evenementenmarkt wordt al maanden flink warm gemaakt om hier hun feesten weg te zetten.

    Personeel
    In samenwerking met uitzendbureau Start, ook een van de Floriade-founders, begint in september al de werving van personeel. Projectcoördinator Sharon Pisam: ‘We plannen 130 vaste krachten dagelijks te moeten inzetten en op topdagen kan dat oplopen tot zo’n driehonderd.’ Waar denken ze al dat personeel vandaan te krijgen? ‘Start zal vooral studenten, herintreders en 55-plussers benaderen. We willen mensen natuurlijk het liefst voor een half jaar binden en de medewerkers krijgen dan ook een speciale training. Ook omdat we die uniforme uitstraling zo belangrijk vinden.’
    Het Verhaaf-team dat de Floriade voorbereidt, bestaat inmiddels al uit zo’n dertien mensen, waaronder zes commerciële medewerkers die partijen naar de Villa Floriade moeten lokken. Drie daarvan worden op het terrein zelf gestationeerd, zodat de samenwerking en de communicatie met de Floriade-organisatie vlekkeloos verloopt. Onder het motto: ‘one call handles it all.’

    Merknaam bouwen
    De Floriade wordt het grootste project dat Verhaaf ooit in handen heeft gehad. Drie miljoen bezoekers worden er verwacht, waaronder een miljoen buitenlanders vanuit alle werelddelen. André van Rooijen: ‘Wij zijn natuurlijk wel wat gewend in de Arena en in de RAI qua bezoekersaantallen maar het verschil is nu dat het project ruim een half jaar gaat duren.’
    Naast gewoon flink geld verdienen wil Verhaaf met dit project ook laten zien wat zij in huis hebben. Is het een prestigeproject? ‘Nee’, antwoordt Van Rooijen, ‘maar wij willen wel groeien in de evenementenwereld en hopen met de Floriade onze positie in die markt te verstevigen. We willen ons actiever profileren op het terrein van de evenementenorganisatie en onze merknaam verder uitbouwen. En ook al werken we samen met een aantal andere cateraars en ‘onderaannemers’, de regie is in handen van Verhaaf en dat willen we communiceren. De uniforme uitstraling, die de Floriade-organisatie zo belangrijk vindt, en een hoger niveau van publiekscatering, dat willen we bereiken.

    Omzet
    De miljoeneninvestering die RAI Catering doet met alleen al het foundership, de bouw en de inrichting van de restaurants, zal zich uiteraard wel terug moeten verdienen. Verhaaf verwacht er een omzet van 45 à 50 miljoen te kunnen draaien. Die omzet moet voor tweederde komen uit de publiekscatering en de rest uit de partycatering in Villa Floriade. Bij de publiekscatering gokt men op een kassabesteding van zo’n elf gulden per persoon en bij de partycatering mikt men op een besteding van rond de vijftig gulden voor F&B.

    Vergunningen strenger
    Waarin zit nu het meeste werk vragen we Andre van Rooijen. ‘Ja, toch wel in al die vergaderingen en overleggen. Goede communicatie is uiteraard van levensbelang bij zo’n groot evenement waaraan zoveel partijen meewerken. Ik ben nu druk bezig om vergunningen bij gemeenten los te krijgen. Je kunt echt merken dat ze sinds Volendam en Enschede veel strikter zijn geworden. En je hebt wat vergunningen nodig voor zo’n evenement: milieuvergunningen, bouwvergunningen, brandvergunningen, bruiksvergunningen, drank- en horeacavergunningen. Noem maar op. Dat kost een tijd…’