artikel

Payroll: ontmasker de cowboys

Horeca

Het gemak dient de ondernemer. Payroll betekent geen administratie, geen plichten, geen financiële risico’s, tijdbesparing en flexibiliteit. Maar pas op. Er zijn ‘cowboys’ actief die ondernemers op het verkeerde been zetten. Hoe ontmaskert u ze?

Payroll: ontmasker de cowboys
Payroll: ontmasker de cowboys

Het aantal payroll-aanbieders is sterk gegroeid. Tien jaar geleden waren er pakweg vijftien payrollbedrijven, nu zijn dat er meer dan honderdvijftig. Dat brengt risico’s met zich mee, waarschuwt Harold Briels, directeur van  Kolibrie, een bekende specialist op het gebied van payroll in de horeca. ‘Er zitten cowboys tussen. Bedrijven waarbij je het risico loopt op onvoorziene kostenposten omdat het payrollbedrijf niet of onvoldoende verzekerd is. Denk aan naheffingen voor ziekte, juridische kosten of arbo. Wij vinden dat dat niet moet kunnen.’

Een bonafide payrollbedrijf neemt alle risico’s en alle kosten op zich. Briels. ‘Sommige bedrijven geven die risico’s weer terug waardoor de ondernemer op kosten wordt gejaagd. Dat wordt van te voren niet duidelijk gemaakt.’

Wanneer moet er bij de ondernemer een rood lampje gaan branden? Briels: ‘Een extreem lage prijs kan een signaal zijn. Als de aanbieder uitgaat van een omrekeningsfactor –op basis van het bruto uurloon- van 1,3 of iets in die buurt, dan kan hij daarvoor niet alle risico’s afdekken. De ondernemer zelf zit al op 1,5 en wij hanteren een hogere omrekeningsfactor. Maar daarvoor nemen we alle kosten voor onze rekening en dekken we alle risico’s af.’

Lage tarieven
Martin Vaanholt van payrollbedrijf Prokx onderschrijft het verhaal van Briels. Ook hij ziet dat cowboys de markt onveilig maken en waarschuwt tegen lage tarieven. ‘Soms bieden bedrijven zó scherp aan dat je op je klompen aanvoelt dat er iets niet klopt. Het lijkt erop dat je goedkoop uit bent maar je loopt als ondernemer grote risico’s als het payrollbedrijf niet aansprakelijk blijkt te zijn voor afdrachten en dergelijke. In dat geval kan de schade hoog oplopen.’ Hij raadt ondernemers aan om in ieder geval op drie dingen te letten alvorens ze met een payroller in zee gaan.

1) Kies voor een gerenommeerd bedrijf.
2) Ga na of het bedrijf gecertificeerd is (NEN 4400-1)
3) Vraag of het bedrijf over een g-rekening beschikt. Vaanholt: ‘Zo sluit je ketenaansprakelijkheid uit en kun je nooit geconfronteerd worden met financiële aanslagen achteraf.’ Over de g-rekening zegt Harold Briels: ‘Dat is geen vereiste. Een NEN-certificering met de juiste controle volstaat. Een g-rekening is niet waterdicht en brengt veel rompslomp mee.’

Medewerkers
Wat merken medewerkers ervan als ze in dienst komen van het payrollbedrijf? Vaanholt: ‘In de dagelijkse praktijk merken ze er niets van. De ondernemer blijft de kapitein op het schip.’ Hij laat weten dat medewerkers zelfs op enkele voordelen mogen rekenen. Zo kunnen ze vragen met betrekking tot jaaropgaven en pensioenen stellen aan een vaste contactpersoon en krijgen ze via internet inzicht in hun gegevens.

‘Verder kunnen wij de medewerkers betere collectieve arbeidsvoorwaarden bieden dankzij onze grootschaligheid. Denk aan aanvullende pensioenen en collectieve ziektekostenverzekeringen.’

Maar wat gebeurt er met de medewerkers als de baas geen werk meer voor ze heeft? Vaanholt: ‘In dat geval gaan we kijken waar we ze kunnen plaatsen. Doordat we groeien wordt ons netwerk steeds groter en kunnen we de medewerkers steeds meer bieden.’

Contractduur
Een punt van aandacht is de contractduur, zegt Harold Briels. Kolibrie heeft gekozen voor een herenakkoord. Het bedrijf wil klanten niet vastleggen. ‘Als een ondernemer weg wil, dan kan dat; daar zitten geen consequenties aan verbonden.’ Ook de medewerkers hoeven zich wat Briels betreft bij Kolibrie geen zorgen te maken. Bestaande contracten worden gerespecteerd. ‘En we doen er alles aan om de overgang soepel te laten verlopen: we spenderen veel tijd aan voorlichting, beleggen bijeenkomsten en geven medewerkers de kans om hun partner mee te nemen, zodat ook die op de hoogte wordt gebracht.