artikel

Tien tips voor het nieuwe betalingsverkeer

Horeca

Er komt een nieuw systeem binnen Europa voor het elektronisch betalingsverkeer. Genaamd SEPA. De letters SEPA staan voor Single Euro Payments Area. In het leven geroepen om de financiële infrastructuur binnen Europa te stroomlijnen. Het elektronische betalingsverkeer wordt vereenvoudigd. Nadeel is dat iedere ondernemer het zal moeten invoeren in zijn eigen administratie, software en systemen. Tien tips.

Tien tips voor het nieuwe betalingsverkeer
Tien tips voor het nieuwe betalingsverkeer

1 Toch wel voordeel

Het gros van de horecaondernemers zal SEPA zien als een vervelende bijkomstigheid. Tijdrovend, en je gaat er ook niet meer door verdienen. Het stroomlijnen van de financiële infrastructuur van Europa, waarvoor SEPA in het leven is geroepen, heeft geen hoge prioriteit in de bedrijfstak. Dat neemt niet weg dat bedrijven die veel te maken hebben met internationaal betalingsverkeer, er wel van gaan profiteren. Betalingen verlopen straks eenvoudiger en meer gestroomlijnd. Daardoor dalen de kosten. Vooral voor bedrijven in de grensstreek en voor de internationale hotellerie is dat een voordeel.

2 Aan de slag

Alle bedrijven zullen ermee aan de slag moeten, anders kunnen ze na 1 februari 2014 mogelijk langs elektronische weg geen geld meer incasseren of medewerkers uitbetalen. Enige haast is geboden, want voor je het weet ben je een paar maanden verder en wil iedereen tegelijk overstappen op SEPA, met als gevolg dat boekhoudkantoren, banken en softwarebedrijven overbezet raken. ‘Dat zal tot chaos leiden, dus is het beter niet langer te wachten’, zegt Annemarie Kuijer, sectormanager horeca & recreatie van Rabobank Nederland.

3 Ook nog IBAN

Eerder al werd IBAN (International Bank Account Number) geïntroduceerd. Een verlengd  rekeningnummer dat voor een deel bestaat uit uw huidige bankrekening, aangevuld met aan paar codes.  Ook dat is vanaf 1 februari 2014 absoluut noodzakelijk. Zonder IBAN geen overschrijvingen en incasso’s. Dit heeft consequenties voor administraties, systemen en betalingssoftware. De tips die organisaties en banken al geruime tijd verstrekken, kunnen samengevat worden met: 1) Begin op tijd; 2) Bepaal een overstapdatum; 3) Maak tijdig afspraken met de softwareleverancier; 4) Informeer medewerkers, klanten en leveranciers, en 5) Bepaal de consequenties voor de incasso’s.

4 Vragen beantwoorden

Met de overgang naar IBAN en SEPA verandert er nogal wat voor de bedrijven. De ondernemer moet onder andere rekening houden met IBAN, andere betaalproducten en aangepaste softwarepakketten. Hij of zij zal op de hoogte moeten zijn van deze veranderingen. Banken hebben hulpmiddelen ontwikkeld: zoals de gratis Rabo SEPA-Check op Rabobank.nl/sepa. Ook andere tools, waaronder de impactcheck van de Nederlandsche Bank, kunnen geraadpleegd worden. Met deze online tools krijgt u inzicht in de gevolgen van IBAN en SEPA op uw betalingsverkeer en financiële bedrijfsvoering. U dient vragen met ‘ja’ of ‘nee’ te beantwoorden, zoals: Maakt u gebruik van een boekhoudpakket? Betalen uw klanten met automatische incasso, acceptgiro of iDEAL? Heeft u bankrekeningen in andere Europese landen?
Iedere vraag wordt voorzien van een antwoord en indien nodig ook een toelichting. Nadat u alle vragen heeft beantwoord, wordt een lijst met aandachtspunten samengesteld.

5 Adviseurs staan u bij

U kunt zich ook laten bijstaan door een adviseur van uw bank of uw boekhouder. Zij kunnen individuele vragen beantwoorden. Dat laatste zou voor veel ondernemers wel eens noodzakelijk kunnen zijn. De aandachtspunten van de Rabo SEPA-Check zijn voor leken niet altijd even eenvoudig. Ze bevatten tal van doorverwijzingen naar websites waardoor de kans bestaat dat u het spoor bijster raakt.

6 SEPA-proof

U kunt er niet vanuit gaan dat alle leveranciers van software SEPA-proof zijn. Dat wil zeggen dat ze beschikken over software die geschikt is voor SEPA. Daarom verdient het aanbeveling om dat te checken, zegt Annemarie Kuijer. De kans dat uw leverancier niet over de vereiste software beschikt, is overigens niet groot. ‘Een groot deel van de softwareleveranciers is inmiddels SEPA-proof, maar nog niet allemaal.’

7 Bank lost niet alles op

Rabobank Nederland constateert dat er nogal wat misverstanden zijn. Ondernemers denken te makkelijk dat de bank en de softwareleverancier het voor hen zullen oplossen. Dat is niet waar. Banken zetten bepaalde standaardzaken om voor klanten, zoals IBAN in de adresboeken in Rabo Internetbankieren. Maar klanten die betaal- of incassobestanden inlezen uit een boekhoudpakket of rekeninginformatie downloaden, of klanten die gebruik maken van Nederlandse betaalproducten, moeten zelf in actie komen.

8 Omzetten

Het werkt ook niet om alles maar over te laten aan uw softwareleverancier. De SEPA-migratie is geen zuiver technisch issue, zoals het oplossen van de ‘millenniumbug’, zegt Rabobank Nederland. Bedrijven onderschatten wat er moet gebeuren naast het aanpassen van software. Zoals het aanpassen van incassoprocessen, omdat de Euro-incasso, een onderdeel van SEPA, anders werkt dan de huidige incasso.

9 Start nu

Bedrijven die aan de slag zijn gegaan met SEPA, erkennen dat de migratie meer werk omvat dan aanvankelijk gedacht. Daarnaast raakt het ook meer onderdelen van de organisatie dan ze verwachtten. Grotere bedrijven met complexer betalingsverkeer hebben gemiddeld een jaar nodig om van ‘impactanalyse’  naar volledige migratie te komen. MKB-bedrijven moeten dit jaar hun migratieplan uitgevoerd hebben. Bedrijven moeten zich realiseren dat de wachttijden bij softwareleveranciers aan het einde van dit jaar steeds langer zullen worden.

10 Stel het niet uit

Velen denken nog steeds dat het zo’n vaart niet zal lopen. Als ze niet op tijd klaar zijn, zullen de gevolgen wel meevallen, verwachten ze. De banken waarschuwen tegen die opvatting. Europese wetgeving verbiedt banken namelijk om na 1 februari 2014 nog ‘oude’ betalingen en incasso’s te verwerken voor klanten.

Noodklok

Het invoeren van de nieuwe Europese betalingsstandaard SEPA volgend jaar zal bij veel bedrijven tot betalingsproblemen leiden. Dat melden MKB-Nederland en VNO-NCW. Zij luiden de noodklok, omdat 60 procent van de mkb-ondernemers nog niet is begonnen met het aanpassen van de systemen voor automatische incasso’s en overschrijvingen. 40 procent heeft zelfs nog geen idee wat de impact is voor de eigen organisatie, zo blijkt uit onderzoek van De Nederlandsche Bank.

Bedrijven moeten nu echt snel actie ondernemen. Want de tijd tot 1 februari 2014 lijkt ruim, maar in werkelijkheid is het twee voor twaalf, waarschuwen MKB-Nederland en VNO-NCW hun achterban. ‘In organisaties moeten vaak nog vele voorbereidende werkzaamheden worden gedaan. Met name de aanpassingen voor het gebruik van de nieuwe automatische incasso’s is een complex fenomeen.’

Hoe langer ondernemers wachten, hoe duurder de omschakelingsoperatie kan worden, denken de ondernemersorganisaties. Bedrijven die hen daarbij kunnen helpen, zullen wachtlijsten krijgen, waardoor de prijs kan stijgen. Dat kan een extra reden zijn voor bijvoorbeeld kleine bedrijven om direct actie te ondernemen. MKB-Nederland en VNO-NCW verwijzen naar Overopiban.nl.