artikel

Taken beter plannen én uitvoeren: meer rust

Horeca

Hollen, vliegen, stilstaan en weer doorgaan. En het overzicht verliezen. Het kan anders. Deel de dag en week structureel in en win tijd met deze zeven tips. Timemanagement dus als redder van ondernemers in tijdnood. Waarschuwing: zonder discipline gaat het niet.

Taken beter plannen én uitvoeren: meer rust
Taken beter plannen én uitvoeren: meer rust

1 Structuur levert tijdwinst

Iedere ondernemer weet dat plannen noodzakelijk is. Toch lukt het niet om dag in dag uit gestructureerd bezig te zijn, om taak voor taak af te handelen. ‘Negen van de tien horecaondernemers kampen met dit probleem’, zegt Gerard Hekkelaan van HorecaAdviesbureau.nl. Vooral ondernemers met bedrijven onder de zes ton omzet – zij hebben geen ‘mannetje op kantoor’ die alles regelt – hebben moeite met plannen. Voor velen is timemanagement een onfris begrip. Dat vergt tijd, denken ze. Klopt, maar het levert ook wat op. Wie structuur aanbrengt in zijn bezigheden, wint tijd en kan daardoor vrije dagen opnemen en aandacht besteden aan de leuke kanten van het ondernemerschap: acties bedenken, concepten aanpassen of nadenken over uitbreiden.

2 Waan van de dag
‘In veel gevallen regeert de waan van de dag’, zegt adviseur Hekkelaan. ‘Veel ondernemers willen alles zelf doen en doen daardoor niets, want ze vinden de rust niet om klussen af te ronden.’ Om dat patroon te doorbreken, zouden ze structuur moeten aanbrengen in hun organisatie. Maak een planning en houd je daaraan. Trek tijd uit voor de dingen die moeten gebeuren, zodat ze ook daadwerkelijk gebeuren. Als voorbeeld noemt de adviseur sociale media. Laat dagelijks of wekelijks op Facebook of Twitter weten welke leuke dingen er zijn gebeurd of welke activiteiten er op stapel staan. Plan daar een vast deel van de dag of de week voor in.

3 Open dagelijks de post
Bij het indelen van tijd moeten drie dingen in ieder geval goed zijn geregeld: administratie, marketing en de totale bedrijfsvoering. Wie daar niet strikt in is, loopt grote kans te verzanden en af te glijden. Open dagelijks de post. Hekkelaan: ‘Dat kost je per dag 5 minuten. Stel je het uit en spaar je de post een maand op, dan ben veel meer tijd kwijt dan dertig keer 5 minuten. Houd het maar op dertig keer 10 minuten. Je moet namelijk veel meer zoeken en omdat het al zo lang geleden is vraag je je iedere keer weer af: waar is dit ook al weer van?’

4 Enge cijfers beoordelen
Bij het indelen van tijd zullen dagelijks, wekelijks of maandelijks uren ingeruimd moeten worden voor het bijhouden van de administratie. Iedere week of iedere maand een ijkmoment is min of meer noodzakelijk. In dat geval kan de ondernemer bijsturen. Dat kan desgewenst onder begeleiding van een coach. Structuur is noodzakelijk om een goed rendement te halen. Hekkelaan: ‘De ondernemers die dat inzien, snappen het. Anderen vinden het eng om in de cijfers te duiken. Dat kan waar zijn, maar het is nog veel enger om het niet te doen. Ruim daar tijd voor in.’

5 Cursus kan helpen
Gestructureerd werken, taken plannen en taken uitvoeren. Hoe komt het dat dit zo lastig is? Het heeft te maken met gemakzucht en met de eigen comfortzone, zegt Corry Wille van Erda Consult (Erdaconsult.nl). ‘Mensen zijn bang dat het fout gaat als ze dingen anders gaan doen. Daarom blijven ze liever in hun comfortzone. Sommigen proberen het een tijdje, maar vallen weer terug.’ Het volgen van een cursus kan soelaas bieden. Cursisten leren van de docent, maar ook van elkaar. Voorál van elkaar, zegt Wille. Erda biedt een eendaagse cursus (‘Meer uren willen de meesten er niet in steken omdat ze toch al krap in hun tijd zitten’) timemanagement aan. ‘Deelnemers inspireren elkaar en gaan naar huis met plannen om hun eigen situatie daadwerkelijk te verbeteren. Maar dan nog bestaat de kans dat ze terugvallen in het bestaande patroon. Mijn tip in deze: maak afspraken met jezelf en kom die ook na. Maar dat gaat niet zonder discipline.’

6 Opruimen
Werken volgens vaste structuren en patronen kan worden bevorderd door simpele dingen. Ruim op, laat geen dingen slingeren, zegt Corry Wille. Sommigen hebben daar hulp bij nodig. ‘Een ondernemer zou één van de medewerkers kunnen vragen om hem daarbij te helpen. Maak afspraken.’ De medewerker zou de paperassen die worden bewaard bijvoorbeeld op drie stapels kunnen leggen: paperassen die weg kunnen, paperassen die waarschijnlijk weg kunnen, maar waar nog wel naar gekeken moet worden en papieren die snel afgehandeld moeten worden omdat ze urgent zijn. Het voordeel van deze aanpak is dat de ondernemer zich niet meer hoeft te bekommeren over een groot deel van de paperassen. Over het afhandelen van e-mails zegt Wille: ‘Doe dat snel. Als je ze laat staan, blijven ze tijd vergen. Ik pleit ervoor om dit soort klussen ’s morgens af te handelen, zodat je de dag met een opgeruimd gevoel kunt beginnen.’

7 Behapbare stukken
Hak grote klussen in behapbare stukken, zo adviseert Loi.nl. Andere tips op deze site: maak een concrete weekplanning, stel deadlines, houd bij hoe lang taken duren zodat je realistisch kunt plannen, 
stel prioriteiten in je werkzaamheden en breng anderen hiervan op de hoogte. Leer ‘nee’ zeggen en te delegeren, weet wat je wilt en draai hier niet omheen, stel belangrijke taken niet uit, doe één ding tegelijk en pauzeer voldoende. Kies vaste tijdstippen voor tijdrovers en afleiders 
zoals e-mail en telefoon, ruim je documenten en bureau op voor betere concentratie.

8 Kookwekker op bureau
Maak afspraken met jezelf en kom die ook na. Maak taken af. Dingen gedaan krijgen geeft een heerlijk gevoel. Plaats een kookwekker op het bureau. Bepaal hoe lang je over een taak gaat doen. Bijvoorbeeld: besteed 20 minuten aan e-mail en ga dan iets anders doen. Zo voorkom je dat je de hele dag in een rapport blijft hangen of alleen maar e-mails aan het versturen bent. Zet alleen datum- en tijdgebonden zaken in de agenda, zodat je met één blik in je agenda weet waar je aan toe bent. Taken noteer je op een aparte takenlijst.

Neem elke week een uur de tijd om je agenda door te kijken en je takenlijst op te schonen. Denk na over wat je de komende week wilt gaan doen en hoe je dat wilt aanpakken. Beseffen waar je precies mee bezig bent, geeft een hoop rust en overzicht.
Houd daarnaast rekening met ad-hocwerk. Als je weet dat je elke week 20 uur bezig bent met het blussen van brandjes, plan dan niet 40 uur vol. Spreek met collega’s en medewerkers  momenten af dat je niet aanspreekbaar bent. Een uur je telefoon en je e-mail uitzetten doet wonderen voor je concentratie.