artikel

Payroll: ‘Duurder maar minder zorgen’

Horeca 641

Zelf de salarisadministratie doen? Dat kan. Maar wie zich in de horeca meer wil toeleggen op ondernemerschap en gastvrijheid, kan het ook uitbesteden aan een payrollorganisatie als Kolibrie of Persoonality. Dat biedt veel voordelen, zeggen ondernemers die er ervaring mee hebben. ‘Voor de hogere prijs die je betaalt, word je ontzorgd.’

Payroll: ‘Duurder maar minder zorgen’

Een goede cafébaas, restauranteigenaar of hotelier is niet per definitie ook een goede boekhouder. Voor wie salarisadministratie een te grote last vindt of hoofdpijn krijgt van de regelgeving, kan dit uit handen geven aan een payroll-
organisatie. Die neemt je medewerkers op papier in dienst en wordt zo juridisch werkgever. Alle arbeidsrechtelijke risico’s en administratieve handelingen zijn voor de payroller. Verlof- en verzuimregistratie, loondoorbetalingen en verzekeringen bij arbeidsongeschiktheid, jaaropgaven, ontslagprocedures en salarisadministratie: je hebt er dan geen omkijken meer naar. Als horecaondernemer blijf je wel zelf verantwoordelijk voor werving en selectie, de planning en de functionele aansturing van de medewerkers op de werkvloer.

3000 seizoenskrachten bij Westcord Hotels op payrolling

payrolling in de horeca

Evert Jan Kamp, hoofd personeelszaken Westcord.

Ideaal, vindt Evert Jan Kamp, hoofd personeelszaken bij Westcord Hotels. Sinds 2003 maakt de keten gebruik van payrolling. Eerst bij Van der Noord, later bij diens opvolger Persoonality. Vaste medewerkers en de stagiairs staan op de eigen loonlijst, de bijna 300 seizoenskrachten waar Westcord jaarlijks een beroep op doet op de ‘payroll’. ‘Deze medewerkers hebben sterk variërende en ook wisselende dienstverbanden, dus payrolling neemt veel administratieve lasten weg’, zegt Kamp. De medewerkers klokken in en uit via een urenregistratiesysteem. Eén keer per week worden de gewerkte uren doorgestuurd, waarna Persoonality de medewerkers betaalt. Kamp krijgt vervolgens alleen nog een factuur.

Weinig gedoe

Gedoe is er vrijwel nooit, mogelijk alleen als er niet geklokt is of wanneer de uren niet op tijd door een leidinggevende zijn geaccordeerd. ‘In dat geval maken we het netjes in orde’, zegt Kamp. ‘Een ander voordeel is dat wij als inlener slechts de basisgegevens in een app van Persoonality hoeven te registreren, de werknemer zorgt vervolgens zelf voor het uploaden van stukken en aanvullen van gegevens.’ De loonkosten liggen met payroll hoger, maar Kamp is ervan overtuigd dat hij duurder uit zou zijn wanneer de administratieve lasten op zijn eigen conto kwamen. ‘Dan zou ik daarvoor iemand in dienst moeten nemen.’

‘Helpdesk geeft snel antwoord’

Ook Leon van den Hoogen van Stapperij De Korenbloem in Tilburg maakt gebruik van payroll. Al sinds 1999. Na een goede vergelijking te hebben gemaakt tussen aanbieders, koos Van den Hoogen voor stadgenoot Kolibrie. ‘In mijn ogen de beste partij.’ Sindsdien is hij bij Kolibrie gebleven. ‘Als het klopt, dan klopt het’, zegt Van den Hoogen. ‘In dat geval ben ik trouw aan een leverancier.’ De Brabander is erg te spreken over de samenwerking. ‘Eén keer per week geef ik de uren van het personeel door, verder neemt Kolibrie mij alles uit handen. Mochten er toch vragen zijn, dan heeft Kolibrie een heel goede helpdesk waar je direct antwoord op je vragen krijgt.’

‘Scepsis over payrolling verdween’

payrolling in de horeca

Robert Veenman, Drie Gezusters Groningen

Robert Veenma is 27 jaar werkzaam bij de Drie Gezusters in Groningen en werd tot voor kort  betaald door de Horeca Combinatie Groningen. Maar eigenaren Grietje van der Veen en Henk Wustenveld verkochten in maart 2017 de Drie Gezusters aan Meyer Beheer van Laurens Meyer. En die regelt het anders. Hij doet de salarisadministratie niet zelf.  Aanvankelijk schakelde hij voor de invalkrachten Persoonality in en bleven de vaste medewerkers in dienst. Maar ook die mochten over. Nadat Veenma zag hoe payrolling zijn collega’s beviel, verdween zijn sceptis. Hij besloot als eerste van de vaste medewerkers over te stappen naar Persoonality. De rest volgde kort daarna. ‘Ik ben nog steeds content met zijn keuze. ‘Persoonality neemt veel werk uit handen. Het totaalbedrijf de Drie Gezusters heeft 284 medewerkers. Alle administratie voor hen verloopt digitaal. Het systeem is aangesloten op ons urenregistratiesysteem Nostradamus. Ik hoef alleen nog maar de uren te accorderen.’

Kosten direct duidelijk

Toen Albert Post ruim tien jaar geleden twee vestigingen van Subway overnam, werden de medewerkers al betaald via een payrollorganisatie. Nadat hij in contact kwam met Kolibrie was er direct een klik, en stapte hij over. Inmiddels bezit Post zeven Subway-vestigingen en nog steeds ziet hij veel voordelen in payrolling. ‘Momenteel is het zo hectisch met alle veranderingen in de regelgeving dat het zelf nauwelijks bij te houden is. Daarnaast weet ik precies hoeveel ik kwijt ben aan personeelskosten. ‘Ieder gewerkt uur staat voor een vast bedrag. Ik geef de gewerkte uren door en krijg daar van Kolibrie een factuur voor. Kolibrie werkt met een all-in tarief. Op ieder moment kan ik zien hoeveel ik kwijt ben aan mijn personeel.’ Fouten worden door Kolibrie opgelost. ‘Dat vind ik een belangrijk punt. Ik kies voor payrolling vanwege het gemak. Als ik problemen zelf zou moeten oplossen, zou dat voordeel weg zijn.’

Toch weer terug naar payroll

Lonneke Brouns van brouwerij en proeflokaal De Fontein in Stein besloot vijf jaar geleden wél de overstap te maken van payroll naar het zelf doen van de administratie. Ze wilde meer geld overhouden aan het bedrijf en wees payroller Persoonality de deur. Maar dat viel haar zwaar. Waar ze met name tegenaan liep was de almaar veranderende wetgeving. ‘Daarvan moet je goed op de hoogte zijn’, zegt de Limburgse. Na anderhalf jaar besloot ze weer terug te gaan naar payrolling, andermaal bij Persoonality. ‘Ik wil goed kunnen slapen en het idee hebben dat ik alles voor onszelf, maar zeker ook voor het personeel, goed geregeld heb. Persoonality was voor ons een vertrouwde partij waarmee we altijd prettig hebben samengewerkt.’ Voor de werknemers maakte het niet uit. Zij werden bijgepraat tijdens een bijeenkomst waar ook iemand van Persoonality bij zat. ‘Aan het eind van de rit houden zij evenveel salaris over’, zegt Brouns. ‘We hebben een hecht team dat veel vertrouwen in ons en
elkaar heeft. Ze vertrouwen erop dat we het goed geregeld hebben.’

Payroll roept soms vragen op

Zit er dan geen nadeel aan payrolling? ‘Natuurlijk betaal je meer dan wanneer je de loonadministratie zelf doet’, zegt Brouns. ‘Een payroller moet ook z’n geld verdienen.’ Al kan een ondernemer soms juist ook goedkoper uit zijn, bijvoorbeeld bij ziekte. Wanneer een werknemer ziek is, moet hij zich ziekmelden bij de payroller, die hiervoor ook de kosten draagt.
Volgens Kamp van Westcord wordt uitbetaling via payrolling niet altijd gewaardeerd: ‘Soms voelen mensen zich een tweederangs werknemer. Opmerkelijk is dat daar bij de Westcord-hotels op de Wadden-eilanden en in Friesland nauwelijks sprake van is, maar dat dit in Amsterdam wel speelt. Daarom wordt hier ook minder gebruik gemaakt van payrolling, zodat personeel langer binnenboord blijft. Kamp vindt zelf dat een payroller juist een positieve uitstraling kan hebben. ‘Als je door een grote payroller wordt betaald, weet je zeker dat je je salaris krijgt. Dat geeft meer zekerheid dan een kleine horeca-organisatie.’ Albert Post uit Frieland zegt dat hij een enkele keer de vraag krijgt waarom een medewerker niet in dienst is bij Subway zelf. ‘Maar als ik uitleg hoe het werkt, is daar alle begrip voor.’ 

Payrolling en het regeerakkoord

Het nieuwe kabinet Rutte III komt met een wetsvoorstel waarin staat dat de arbeidsvoorwaarden van gepayrollde werknemers ten minste gelijk moeten zijn aan werknemers in dienst bij de inlener. Het soepeler arbeidsrechtelijk
regime van de uitzendovereenkomst wordt buiten toepassing verklaard. ‘Payrolling blijft mogelijk, maar wordt zo vormgegeven dat het werkgevers ontzorgt en niet als concurrentie op arbeidsvoorwaarden’, stelt Rutte III. Kolibrie en Persoonality kunnen zich vinden in de plannen en stellen al goede arbeidsvoorwaarden voor payrollmedewerkers te hanteren.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels