Organisator van het derde Nederlandse IJssculpturenfestival is het organisatiebedrijf ProServ uit Eindhoven. Het Haagse bureau Inaxi Holland sculpture events is verantwoordelijk voor het ontwerp en de bouw van de sneeuw- en ijssculpturen.
De bezoekers wordt aangeraden warme kleding en schoeisel te dragen. De temperatuur in de tentoonstellingstent bedraagt namelijk 8 graden beneden het vriespunt. Na hun tocht langs de sculpturen kunnen zij zich in de gezellige 'Winterstube' opwarmen met een kopje warme chocolademelk of Glühwein en genieten van andere winterse gerechten en dranken.
Speciale busjes worden ingezet om bezoekers die met de trein naar Leiden komen, tussen het station en de Groenoordhallen te vervoeren.
