artikel

Afrekensysteem moet passen bij je bedrijf

Restaurant 2129

Als ondernemer wil je een kassasysteem dat bij je past. Maar welk afrekensysteem moet dat dan zijn? Kies je software van een leverancier met tientallen jaren ervaring of juist van een ander? En waar let je dan op?  Vijf horecaondernemers aan het woord over hun kassa.

Afrekensysteem moet passen bij je bedrijf

Marc Dietvorst is eigenaar van twee restaurants: strandpaviljoen Paal 10, waarmee hij in 2011 de Terras Top 100 won, en sinds een klein jaar Bij Marc, beide in Ouddorp. In restaurant Paal 10 werkt hij al jaren met Vectron van Eijsink. Naar tevredenheid, maar toch koos hij voor zijn nieuwe zaak voor Booq, het nieuwste programma van Eijsink. Reden om voor het nieuwe systeem te kiezen, is het gebruiksgemak. ‘Zowel aan voor- als achterkant is het systeem heel handig te bedienen. In de bediening is het gebruiksvriendelijk, terwijl de backoffice het eenvoudig kan instellen en programmeren. Zo kun je bij wijze van spreken met één druk op de knop een nieuw gerecht toevoegen.’ Nieuwe medewerkers hebben hooguit een half uur nodig om het systeem onder de knie te krijgen, zegt Dietvorst. Voor een goede bedrijfsvoering heel handig: ‘We werken hier vooral in de zomermaanden veel met oproepkrachten en seizoenwerkers. Dan is het heel prettig als ze met een systeem kunnen werken dat ze snel eigen kunnen maken. De jongeren van nu zijn zo gewend aan de moderne technologie, dat ze zo’n systeem nog eerder door hebben dan dat ze de tafelnummers uit hun hoofd hebben geleerd.’

>> Leestip: Afrekensysteem, ruggengraat van de horecazaak

Marc Dietvorst.

Nu de ervaring met Booq zo goed is, denkt Dietvorst erover na om ook in Paal 10 over te stappen naar Booq. ‘We draaien nu drie-kwart jaar met Booq en tot nu toe bevalt het heel goed. Juist vanwege het gebruiksgemak wil ik het ook wel invoeren bij Paal 10.’ Bovendien is Booq goedkoper, maar dat is voor Dietvorst geen argument om voor dit systeem te kiezen. ‘Bij dit soort investeringen maak ik geen keuze op basis van prijs, maar kijk ik of iets goed werkt of niet.’ Helemaal zeker is hij nog niet, want het personeel bij Paal 10 zweert nog bij Vectron. ‘Als je Vectron eenmaal onder de knie hebt, is het met het sms-systeem supersnel. Ik denk dat er geen sneller systeem bestaat.’

Goede service

Dat Dietvorst voor restaurant Bij Marc, gelegen naast Landalpark Ouddorp Duin, ook zou kiezen voor een systeem van Eijsink, was van het begin af aan duidelijk. ‘Eijsink is een van de meest professionele partijen die ik ken met een uitmuntend serviceapparaat. Als ik problemen heb, worden die meestal op afstand al verholpen en als het echt nodig is, is er ook een monteur op de weg. Naar mijn idee is Eijsink één van de weinige die de zaak zo goed op orde heeft. Ik hoorde van een collega die een probleem met zijn systeem had, midden in een drukke periode. Die moest twee weken wachten op een oplossing omdat de leverancier wegens vakantie dicht was. Dat gebeurt bij Eijsink niet. Bovendien heb je elke keer te maken met dezelfde personen. Al jaren komen dezelfde vertegenwoordiger en dezelfde monteur bij ons over de vloer. Dat werkt heel prettig.’

Gizmo-handhelds

Booq van Eijsink in de keuken.

Don van Vliet van strandpaviljoen De Haven van Renesse kwam een jaar of vijftien geleden bij Eijsink uit. Sindsdien werkt hij met Vectron. Gevraagd naar de reden waarom hij destijds voor Eijsink koos, zegt hij: ‘Gizmo. Aanvankelijk werkte ik met touchscreen en kassa, maar daar was ik al snel klaar mee. Ik wilde graag efficiënt werken, waarbij je aan tafel de bestelling kunt opnemen, waarna de bon er bij de bar uitrolt. Eijsink was de eerste die een pos-systeem met Gizmo-handhelds kon leveren.’ Het grote voordeel aan werken met Gizmo is volgens Van Vliet dat de handheld met één hand bediend kan worden. ‘Dan kun je de gast blijven aankijken en heb je één hand vrij voor bijvoorbeeld het dienblad.’

Sinds kort heeft Van Vliet een geheel nieuw afrekensysteem in gebruik genomen, opnieuw Vectron. Het oude was aan vervanging toe, zegt Van Vliet. ‘Je kunt je voorstellen dat de apparatuur bij ons met het zand en zout iets meer te lijden heeft.’ Gekozen is weer voor Vectron, met nieuwe Gizmo-handhelds en nieuwe kassa’s. Van Vliet blijft Eijsink dus trouw. ‘Ik heb wel rondgekeken, maar ben uiteindelijk toch bewust bij hun gebleven. Al vijftien jaar ben ik een tevreden gebruiker van hun systeem. Voor mijn zaak heb ik een snoeiharde werker nodig, die hufterproof is. En dat levert Eijsink.’

Plug & play

Rogier van Donk en Valerie Kuster zijn sinds maart 2016 op stoom met Op het Dak, een restaurant gevestigd op het dak van Rotterdamse hoogbouw, waar ook hun eigen dakakker is gelegen. Tijdelijk houdt het bedrijf een winterstop, maar vanaf 18 maart gaat het gas er weer op. Het restaurant telt 35 zitplekken en met het terras komen er daar nog eens 50 bij. Een klein bedrijf dat gebaat is bij een gebruiksvriendelijk systeem dat eenvoudig te bedienen is en waarvoor je niet de hoofdprijs betaalt, vindt Van Donk. Van Donk hield meerdere partijen tegen het licht, maar kreeg bij Reeleezee het beste gevoel voor zijn bedrijf. ‘Bij een grootte als het bedrijf van ons past Reeleezee uitstekend, vindt hij. ‘We hoeven geen systeem dat met ons kan meegroeien, want we worden niet groter. Daarom kwamen wij uit bij Reeleezee.’

>> Leestip: Trends in afrekensystemen: online betalen heeft de toekomst

Ook nu hij een ervaren gebruiker is, heeft hij nog steeds dat goede gevoel: ‘Het is heel easy, overzichtelijk en makkelijk in te delen.’ Reeleezee levert plug & play. ‘De bouwtekening heb ik zelf ingevoerd, vervolgens heb ik de tafels erin gezet en genummerd.’ Dat is al een verschil met andere systemen, merkt Van Donk. ‘Bij andere systemen wordt aangeboden om te helpen met het inrichten van de software. Dat betekent in mijn ogen dat het al niet eenvoudig in gebruik is, als je daarbij hulp nodig hebt.’ Mocht er toch iets zijn dat hij niet zelf kan oplossen, dan beschikt Reeleezee over een goede telefonische helpdesk, heeft hij ervaren. Van Donk is erg te spreken over de mogelijkheid om op afstand in de kassa te kunnen kijken. ‘Ik krijg antwoord op vragen als ‘Hoeveel tafels zijn er bezet? Wat wordt er besteld? Wat wordt er gedronken? Zo kan ik op afstand managen in personeel. Bestaat de hele omzet voornamelijk uit drankjes? Dan kan ik een chef naar huis toe sturen.’
De flexibele abonnementen van Reeleezee spreken Van Donk ook aan. ‘Het is eenvoudig om je abonnement aan te passen. Heb je meerdere kassa’s nodig, dan kan dat. Daarnaast vind ik het fijn dat het systeem simpel op een iPad werkt. Je hoeft geen dure devices te kopen.’

Betrouwbaar

Toen de Dordtse ondernemers en vrienden Edwin Roestenberg en Alex Verburg gezamenlijk een nieuw avontuur startten, hebben ze meerdere afrekensystemen naast elkaar gelegd om te kijken wat bij hun het beste zou passen. Verburg maakte al gebruik van een systeem van Van Hessen als eigenaar van restaurants Oliva en Gusto in Rotterdam.
Tot tevredenheid, maar toch wilde hij met Roestenberg, eigenaar van visrestaurant De Stroper, voor hun nieuwe restaurant, gastrobar en patisserie Post in Dordrecht kijken wat er nog meer op de markt was. Na een vergelijkend warenonderzoek kwamen ze uit op Van Hessen, op de nieuwste versie van het klassieke Micros-systeem. Een betrouwbaar systeem, vindt Verburg, dat eenvoudig te bedienen is. ‘De backoffice kan eenvoudig programmeren. Door de koppeling op andere systemen heb ik thuis direct inzicht in de cijfers: wat is de gedraaide omzet, enzovoort. De basis is eenvoudig, daarnaast kun je het zo moeilijk maken als je zelf wil. Er zijn zo ongelooflijk veel mogelijkheden met het systeem, ik denk dat wij maar 30 procent gebruiken.’

Reserveringssysteem maatgevend

Voor hotel De Walvisvaarder op Terschelling is het reserveringssysteem maatgevend. In het kielzog daarvan komt het afrekensysteem, vertelt hoteleigenaar Dick Visser. Een jaar of zes geleden was het voor zijn hotel tijd voor verdere professionalisering met een nieuw systeem. Visser ging met zijn receptieteam, dat een duidelijke stem kreeg in de keuze, op pad langs verschillende aanbieders en kwam toen uit bij Van Hessen. ‘Op basis van de beste presentatie en zij hadden naar ons idee het beste antwoord op een toekomstgerichte manier van werken.’ Visser kwam uit op het systeem Micros-Fidelio, een geïntegreerd systeem waardoor snel inzichtelijk is hoe de onderneming ervoor staat. ‘Ik kan heel eenvoudig alle managementgegevens naar voren halen.’ Het is Visser een meerprijs waard. ‘Van Hessen levert niet het goedkoopste systeem, maar vanwege de feedback die eruit komt, is het mij de investering dubbel en dwars waard.’ Verburg: ‘Bovendien moet je naar alle kosten kijken. Andere partijen hanteren bijvoorbeeld lagere abonnementskosten, maar rekenen weer torenhoge servicekosten. Dan ben je uiteindelijk nog veel duurder uit.’

Service op afstand

Visser en Verburg zijn beiden erg te spreken over de service van Van Hessen. ‘Ze zijn overdag altijd bereikbaar. Als er zich een probleem voordoet, kunnen ze op afstand inloggen in onze kassa. Zeker als het voor jezelf te lastig wordt, bijvoorbeeld in het geval van een evenement of iets dergelijks, dan zijn ze niet te beroerd de handen uit de mouwen te steken’, zegt Verburg.
Voor Visser is met name de mogelijkheid dat op afstand veel kan worden opgelost heel prettig. ‘We zitten natuurlijk op een eiland, dus is het fijn dat een monteur niet eerst hier hoeft te komen om in ons systeem een wijziging aan te brengen. En als dat toch nodig is, is dat ook geen probleem.’ 

Reageer op dit artikel