artikel

Digitaliseer HACCP met handige tool

Horeca

Het bijhouden van de HACCP-boekhouding is tijdrovend. Opnemen, noteren, opbergen. Het leidt in menig bedrijf tot een vuistdikke ordner vol formulieren. Dat kan eenvoudiger, dacht IT-specialist Henk Jelt Hoving. Hij ontwikkelde een HACCP Tool Gegevens invoeren via de smartphone of tablet, uitlezen en bijhouden ‘in de cloud’.

Digitaliseer HACCP met handige tool

HACCP is er, kortweg, voor bedoeld om de gezondheid van de gast of klant beter te waarborgen. Ieder bedrijf dat voedsel verwerkt, is verplicht om deze systematiek in de dagelijkse bedrijfsvoering te implementeren en moet bij eventuele controles altijd kunnen aantonen dat eraan is voldaan. Is dit niet het geval dan loopt het bedrijf de kans op een boete wanneer het gecontroleerd wordt door de bevoegde instanties.

HACCP: tijdrovend systeem

Wat HACCP is en waarom het is ingevoerd mag dan duidelijk zijn, in de praktijk van alledag is het een tijdrovend systeem van controleren, noteren, opbergen en checken. Gegevens terugvinden, zeker als ze langere tijd geleden zijn genoteerd, is vaak niet eenvoudig. Niet voor leidinggevenden, noch voor de controleurs van de NVWA, die met enige regelmaat een blik in de ordner vol papieren willen werpen. Want het noteren van de gegevens gebeurt op een manier die bijna niet meer van nu is te noemen.

 
De temperatuur van de koelingen, het voedsel dat erin is opgeslagen, de schoonmaakfrequentie van de keuken: het wordt allemaal op papier ingevuld. ‘En de nadelen van papier kennen we allemaal’, zegt Henk Jelt Hoving. ‘Het scheurt, kreukelt of wordt vies. Ook het invullen gaat niet altijd even goed. Het handschrift is vaak niet duidelijk. Degene die gedurende de dag de formulieren moet controleren, moet er vaak eerst naar op zoek. Het is tijdrovend, maar ook wordt er zo niet direct actie ondernomen terwijl dat misschien wel nodig is. Voor de controle achteraf moeten de formulieren vaak minstens een jaar bewaard blijven. Dat neemt veel ruimte in beslag.’

HACCP eenvoudig digitaliseren

Internetondernemer Hoving had tot twee jaar geleden – bij wijze van spreken – nog nooit van HACCP gehoord toen hij op bezoek bij een bakker hoorde over de dagelijks in te vullen papierwinkel en de tijdrovende en praktische nadelen hiervan. Al snel werd het Hoving duidelijk dat dit voor veel meer retailers en horecaondernemers geldt. ‘Er zijn in Nederland 220.000 bedrijven die zich bezighouden met voedsel en voedselveiligheid. Wij gingen ervan uit dat met name grote bedrijven het wel anders geregeld zouden hebben, maar dat bleek niet het geval. Terwijl veel andere interne processen inmiddels wel zijn gedigitaliseerd. En dat geldt ook voor veel processen rondom voedselveiligheid.’

HACCP-tool

Hij ontwierp een tool die het registreren van de HACCP-controles eenvoudiger en inzichtelijker moest maken. Na een periode van proefdraaien was de tool eind vorig jaar zover klaar dat deze aan het grote publiek gepresenteerd kon worden. ‘Tijdens de Horecava was er veel belangstelling voor. We hebben meer dan tweehonderd leads kunnen genereren, vertelt sales manager Dave Zervaas. De oud-horecamanager trof zijn collega Hoving vorig jaar op een netwerkbeurs en zag gelijk de potentie van het systeem. Sindsdien werken ze samen.

 
Hoving pakt zijn smartphone erbij om te demonstreren hoe HACCP tool in de praktijk werkt. Op het scherm kunnen eenvoudig de te controleren goederen of de temperatuur van de koelingen worden ingevuld. Verschillende kleuren geven aan of er voor de controleur nog taken ‘open’ staan. ‘Het grote voordeel hiervan’, zegt hij, ‘is dat het de leidinggevende direct inzicht geeft in de stand van zaken. Voor een cateraar betekent het dat de vestigingsmanager de controle kan doen, waarbij het hoofdkantoor eventueel direct kan meekijken.’

HACCP tool zorgt voor voedselveiligheid

Via een interactief dashboard kunnen de werkprocessen op de werkvloer op ieder niveau geanalyseerd worden. Waar worden de controles niet goed uitgevoerd? Welk personeelslid heeft zijn taken niet of juist wel goed uitgevoerd? Welke koelcel staat niet koud genoeg afgesteld? ‘Zo kan de vestigingsmanager zijn processen beter borgen, wat leidt tot verbetering van de kwaliteit en daarmee de voedselveiligheid. De bewustwording op de werkvloer zal anders worden’, denkt Hoving. ‘De data zijn uiteindelijk zelfs te gebruiken voor een functioneringsgesprek. Met HACCP tool wordt voedselveiligheid een business tool in plaats van een verplichting.’

 
HACCP tool wordt inmiddels gebruikt door bakkers, restaurants, cateraars, supermarkten, versproducenten en een distributiecentrum, en de NHTV in Breda (Nederlandse Hogeschool voor Toerisme en Vrije Tijd) gaat de tool inzetten bij de opleiding van eerste- en tweedejaars studenten Facility Management. Bedrijven die interesse hebben in de tool kunnen deze laten voorzien van een eigen ‘look and feel’.

 
HACCP tool is verkrijgbaar vanaf € 29,95 voor de basisversie met tien gebruikers, met een kleine meerprijs voor extra gebruikers.
Info: www.haccptool.nl