artikel

Afrekensysteem: ruggengraat van de horecazaak

Restaurant 2061

‘Een deugdelijk afrekensysteem is de ruggengraat van je onderneming’, zegt Esgo Kuiper, eigenaar van zestien horecabedrijven. Maar welke afrekensysteem moet dat dan zijn? Waar let je op? Flexibiliteit? Betrouwbaarheid? Of is de prijs het belangrijkste? Zes horecaondernemers vertellen over hun kassasysteem.

Afrekensysteem: ruggengraat van de horecazaak

Voordat Danny Bink in 2015 met zijn IJscafé Danice in Leiderdorp begon, ging hij eerst een aantal beurzen af op zoek naar een goed afrekensysteem voor de horeca. Hier kwam hij in contact met mensen van Cashr, waarbij hij na een gesprek het goede gevoel kreeg. ‘Het verhaal dat ze vertelden, paste perfect in onze visie: een laagdrempelig en veilig kassasysteem waarmee jonge mensen gemakkelijk kunnen werken en waarbij tegelijkertijd aan de achterkant alles perfect wordt geadministreerd.’ Nu Bink inmiddels al in vier vestigingen van IJscafé Danice met het systeem werkt, kan hij uit ervaring zeggen dat het systeem hem goed bevalt.

‘Elke aanslag op de kassa staat direct in de boekhouding verwerkt’

Cashr draait op alle tablets in de zaak en is gekoppeld aan de pin. ‘Op die manier kun je in de backoffice heel goed realtime zien hoe de situatie in een filiaal is, op elk moment van de dag per filiaal per kassa’, zegt Bink, tot de start van zijn eerste ijscafé zelf werkzaam als accountant.

Daarnaast is de backoffice gekoppeld aan het boekhoudprogramma van Reeleezee. ‘Elke aanslag op de kassa staat direct in de boekhouding verwerkt, zodat je daar handmatig helemaal niets meer aan hoeft te doen.’ Ook het personeel vindt het prettig werken met het systeem. ‘We werken heel veel met seizoensmedewerkers. Tien minuutjes uitleg en ze weten precies hoe het afrekensysteem werkt. Dus ja, voor ons een ideaal systeem.’ Cashr en Reelezee werken met een abonnement. Het maandelijkse bedrag is gebaseerd op het aantal transactiebonnen. Een onbeperkt aantal kost €69 per maand. Per extra device en pinterminal komt daar €10 bij op.

Papierloos werken

Gastrofix

Bij het systeem van Gastrofix zijn prijzen, producten en acties makkelijk aan te passen. Ook het snelscherm is eenvoudig te veranderen.

Al sinds de vijftiende eeuw is kasteel Broekhuizen in Leersum het huis van tal van prominente bewoners als bisschop David van Bourgondië, de bastaardzoon van Filips de Goede en Frederik de Grote, koning van Pruisen. Vijf jaar geleden kwam het rijksmonument in particulier bezit, waarna een lange periode van plannen maken en verbouwen volgde. 1 december vorig jaar gingen uiteindelijk de deuren open van Parc Broekhuizen, een landgoed met 22 kamers, twee restaurants, meerdere zalen voor de ontvangst van gasten en veel groen. ‘Voor een goede bedrijfsvoering zijn we ook op zoek gegaan naar een goed afrekensysteem voor de horeca’, zegt interim-manager Erik Smit. Diverse aanbieders werden met elkaar vergeleken, waarna Smit uitkwam bij Van Hessen.

Met Suite8 heeft hij een frontofficesysteem voor de reserveringen en een managementsysteem voor de zalen. Voor het restaurant gebruikt hij het kassasysteem Micros. ‘Een perfect systeem’, vindt Smit. ‘Op het moment dat een bestelling wordt aangeslagen, is dat te zien op touchscreens in de keuken en kan de bereiding beginnen. Hierdoor werken we helemaal papierloos.’ Doordat het ook nog eens is gekoppeld aan boekhoudprogramma Exact neemt het Smit veel werk uit handen. Smit koos voor Van Hessen vanwege de jarenlange ervaring van het bedrijf. ‘We wilden geen nieuwe speler die het wiel nog moest uitvinden.’ Bovendien was Van Hessen in staat om de verschillende programma’s te koppelen. ‘Niet iedereen kon én een frontofficesysteem én een kassasysteem leveren.’ Hoeveel Smit betaalt voor de software, wil hij niet zeggen. Ook Van Hessen doet geen uitlatingen over de prijs.

Alles aan te passen

‘Een perfect systeem’, zegt eigenaar Wim van der Poel van MAMS Coffee in Arnhem over het afrekensysteem van Gastrofix. Voordat hij zijn zaak in augustus 2015 opende, kwam hij via een beurs in contact met Gastrofix. Het systeem sprak hem aan, en vooral ook de prijs. ‘Ik wist niet of mijn zaak zou gaan lopen, dus had geen zin in een enorme investering. Met dit systeem, dat gewoon draait op de iPad, wilde ik de gok wel nemen. ‘Als het niks is en de omzet gaat wel goed, kan ik altijd nog naar een ander systeem overstappen’, dacht ik toen. ‘Met de omzet gaat het heel goed, maar ik blijf fijn met dit systeem werken.’

In het gebruik is Gastrofix eenvoudig te snappen, nieuwe medewerkers hebben het zo onder de knie. Maar wat Van der Poel vooral aanspreekt, is dat ook de achterkant van het systeem gemakkelijk te doorgronden is. ‘Ik heb alle vrijheid om prijzen, producten en acties aan te passen. Ook het snelscherm is eenvoudig te veranderen. In het begin had ik daar koffie zwart staan. Toen bleek dat dit niet veel gedronken werd, heb ik het heb aangepast naar Caffè Latte. De backbone van het systeem is heel flexibel.

Daarnaast kan ik elk moment van de dag rapportages maken, zodat ik continu inzicht heb over hoe het er in de zaak aan toe gaat. Die kan ik eenvoudig bewerken in pdf of Excel.’ Het enige nadeel is dat bij het afrekenen de bedragen nu handmatig moeten worden ingevoerd.’ Van der Poel is maandelijks nog geen €70 kwijt aan het kassasysteem. Dat is het hem waard. ‘Bijna dagelijks krijgt het systeem updates en dan zijn iedere keer ook echt verbeteringen. Bovendien komen we er heel goed samen uit als ik iets aangepast wil hebben.’

Geen onhygiënische cash meer

Bij Poké Perfect werken ze zonder cash.

Poké Perfect werkt zonder cash.

‘Het gebruik van geld vind ik onhygiënisch en bovendien brengt het een risico met zich mee’, zegt Quinta Witzel, samen met broer Gerrit Jan sinds oktober vorig jaar eigenaar van Poké Perfect in Amsterdam. ‘Daarom wilden we geen cash in de zaak en alles digitaal gaan doen.’ Gezocht werd naar een passend afrekensysteem voor hun horecazaak, waarna ze uiteindelijk uitkwamen bij Lightspeed.
‘Via vrienden van ons hoorden we dat dit een goed systeem was’, zegt Witzel. Het systeem draait op de iPad. Vooral het gebruiksgemak spreekt het Amsterdamse fotomodel aan. ‘Het is heel eenvoudig aan te passen. Wil je een ander gerecht erin zetten? Dan pas je het in de computer aan, waarna dit overal direct zichtbaar is.’ Nu broer en zus een tweede vestiging in Utrecht en een derde in het Amerikaanse Atlanta openen, wordt ook daar gekozen voor Lightspeed. ‘Het is heel makkelijk opschaalbaar’, zegt Witzel. Voor het systeem inclusief toebehoren, maar exclusief de iPads, betalen de eigenaren jaarlijks circa €1800 exclusief btw.

Na de opening van de zaak in Amsterdam, gericht op de Poké, een Hawaiiaanse specialiteit, moesten klanten nog wel eens wennen aan het ‘card only’-principe. ‘Het kwam wel eens voor dat iemand geen pinpas bij zich had’, zegt Witzel. Voor die gevallen heeft de zaak beperkt wisselgeld achter de hand. Inmiddels is het de meeste klanten wel duidelijk en weten ze ook beter waarom Poké Perfect zo werkt. ‘Bovendien zijn er wel meer zaken in Amsterdam die zo werken’, zegt Witzel.

Zorgen wegnemen

Sinds Mireille Temming met haar cafetaria HappyFood in IJsselstein begon, heeft ze van diverse afrekensystemen gebruikgemaakt, totdat ze vijf jaar geleden de overstap maakte naar kassasysteem Next to Food. ‘Ik wilde naar een flexibeler, moderner systeem dat beter aansloot op mijn wensen, vooral wat betreft bezorging.’ Volgens Temming heeft ze een ‘moeilijke zaak’ en dus heeft ze een kassasysteem nodig met uitgebreide mogelijkheden. ‘Met mijn cafetaria draai ik een jaaromzet van €850.000 waarvan een kwart afkomstig is van de bezorging. Ieder weekend heb ik dertien bezorgers rondrijden. Een goed afrekensysteem kan veel zorgen wegnemen, dus ben ik veeleisend.’

Gekoppelde software

Alle benodigde software is aan elkaar gekoppeld, onder meer het kassasysteem met het bezorgsysteem. Bestellen kan via een eigen app op de mobiel, eFood via de computer, telefonisch en via Thuisbezorgd, waarna alles op hetzelfde systeem binnenkomt. ‘De bezorging kan ik vervolgens volgen op een apart scherm’, vertelt Temming. ‘Op deze manier hoeft een bezorger alleen op het eind van de dag af te rekenen.’ Via het facturatiesysteem kan ik voor de zakelijke klanten maandelijks met één druk op de knop een factuur maken. Ook werk ik met het kloksysteem. Via een vingerscan kunnen de medewerkers in- en uitklokken. Gecombineerd met een roosterprogramma werkt dit voor mij heel handig. Ik heb diverse kassasystemen gehad, maar voor mij steekt dit met kop en schouders er boven uit.’ Voor vier kassa’s met een volle licentie betaalt Temming ieder kwartaal €600.

Ervaring en innovatiekracht

‘Het pos-systeem is naar mijn idee het centrum van je onderneming, dus dat moet goed zijn’, zegt Esgo Kuiper, eigenaar van 34 bedrijven, waarvan 16 horecazaken zoals De Eendracht in Abcoude, strandtent Tijn Akersloot en de Amsterdamse Bar Spek. Ruim vijf jaar geleden ging Kuiper voor zijn winkels in zee met Eijsink, drie jaar geleden stapte hij ook over op het afrekensysteem voor zijn horecazaken. ‘Ik wilde een goede online oplossing hebben en daarom ben ik met allerhande binnen- en buitenlandse partijen in gesprek gegaan. Uiteindelijk kwam ik bij Eijsink uit, omdat ze daar een duurzame en toekomstgerichte visie hebben over onze samenwerking.

Anticiperen op de toekomst

Eijsink heeft tientallen jaren ervaring en combineert dat met een grote innovatiekracht. Andere partijen zeiden ook dat ze iets wilden ontwikkelen voor mij, maar dat zeiden ze omdat ík het wilde. Bij Eijsink anticiperen ze op de toekomst en denken ze mee wat het beste is voor mijn zaken. Die actieve, professionele houding spreekt mij aan.’In de bedrijven van Kuiper wordt gebruikgemaakt van WinSale. ‘Dat is de kern van ons web. Daar zijn de andere Eijsink softwareoplossingen aan gekoppeld zoals booq bar/kitchenmanager en booq personeelsplanner.’ Als er iets aangepast moet worden, wordt Kuiper naar wens geholpen, zegt hij. ‘Ze zijn nooit te beroerd iets te veranderen als ik dat vraag. In mijn ervaring is Eijsink zeker niet de goedkoopste, maar wel de betrouwbaarste aanbieder van afrekensystemen.’ 

Leestip: Tips tegen diefstal van het eigen personeel

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels