artikel

Horecapersoneel aannemen: wat moet je weten én doen

Horeca 1546

Horecapersoneel aannemen: wat moet je weten én doen

Na een zoektocht heb je de juist persoon gevonden voor de vacature binnen jouw horecabedrijf. Het liefst laat je die persoon direct beginnen. Dat kan echter niet zonder de nodige administratie af te wikkelen. Wat is nodig voordat je horecapersoneel daadwerkelijk aan het werk kunt zetten?

1 Horecapersoneel aannemen

Het is belangrijk om voordat het dienstverband van de horecawerknemer daadwerkelijk start, een aantal afspraken te maken. En deze ook  zwart op wit vast te leggen op papier. Welke functie krijgt iemand? Hoeveel uur gaat hij werken? Wat gaat hij of zij verdienen? Daarnaast gelden er een aantal verplichtingen voor horecaondernemers. Zoals het vaststellen van de identiteit van de nieuwe werknemer en het invullen van een loonheffing formulier. Dat moet gewoon van de wet.

Vaststellen identiteit werknemer

  • De werknemer moet een origineel en geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) laten zien
  • Controleer of de nieuwe werknemer in Nederland mag werken
  • Controleer of het identiteitsbewijs geldig en echt (onvervalst) is
  • Controleer of het aangeboden identiteitsbewijs van de werknemer is
  • Maak een kopie van het identiteitsbewijs (voor- en achterzijde) en bewaar deze in uw administratie

Bepalen loon nieuw horecapersoneel

Omschrijf de taken en verantwoordelijkheden van de functie die de nieuwe horecawerknemer gaat vervullen. Vergelijk deze bedrijfsfunctie met de referentiefuncties. Kies de referentiefunctie die het best past in vergelijking met de bedrijfsfunctie. Het eerste getal van het referentiecijfer verwijst naar de functiegroepen in de loontabel. Bijvoorbeeld medewerker bediening heeft referentiecijfer B3.1 en valt dus in functiegroep III. De werknemer ontvangt tenminste het basisloon van de functiegroep waar zijn functie is ingedeeld. Vermeld de referentiefunctie van de medewerker zeker ook in de arbeidsovereenkomst.

Opgave gegevens voor de loonheffing (loonbelasting)
Voor de opgave kan het model opgaaf voor de loonheffingen van de belastingdienst worden gebruikt. Hier kan de werknemer ook aangeven of hij of zij  wil dat u de loonheffingskorting toepast.

  • Naam en voorletters
  • Geboortedatum
  • Burgerservicenummer (BSN) of sofinummer
  • Adres, postcode, woonplaats
  • Woonland en regio (indien de werknemer niet in Nederland woont)

Arbeidsovereenkomst afsluiten

In de arbeidsovereenkomst legt u de afspraken met de werknemer vast. Indien er geen schriftelijke arbeidsovereenkomst is, kunt u moeilijk bewijzen wat er bijvoorbeeld mondeling is afgesproken over de duur van het contract. De werknemer is dan gelijk voor onbepaalde tijd in dienst. Sommige afspraken, zoals de proeftijd en een concurrentiebeding, zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk zijn vastgelegd.

Tip
Voorbeeld-contracten volgens de horeca cao 2018-2019

(Bron:KHN, downloads, werkt beste op een pc)

Het is goed om een kopie van de functieomschrijving en een kopie van het huishoudelijk reglement of het personeelsreglement ook voor akkoord te laten tekenen en een kopie toe te voegen aan de arbeidsovereenkomst.

Opstellen bruikleenovereenkomst

Als u aan de werknemer spullen, zoals bedrijfskleding of een mobiele telefoon, ter beschikking stelt dan is het belangrijk om daar duidelijke afspraken over te maken. Dat kan in een bruikleenovereenkomst.

Nadere afspraken vastleggen

In een personeelsreglement zijn arbeidsvoorwaarden opgenomen die niet in de individuele arbeidsovereenkomsten staan maar waar u als  werkgever de werknemer wel aan wil binden. Het personeelsreglement geldt voor alle medewerkers binnen een onderneming.

Wat mag wel en wat niet

Wat mag wel en wat niet

Pensioenopbouw

Alle werknemers van 21 jaar en ouder in de horeca en catering bouwen verplicht pensioen op bij het Pensioenfonds Horeca & Catering (PH&C). U hoeft een nieuwe werknemer niet aan te melden. Het PH&C ontvangt periodiek loongegevens van de belastingdienst-UWV waaruit zij af kunnen leiden voor welke (nieuwe) werknemers pensioen moet worden opgebouwd.

Eind 2017 telde het fonds 305.912 actieve deelnemers, 936.777 gewezen deelnemers en 44.077 pensioengerechtigden. Er zijn 36.525 werkgevers die deelnemen aan het fonds. Normaal gesproken zijn er jaarlijks ongeveer 12.500 deelnemers die hun pensioenkeuze maken. Vanwege de verschuiving van de pensioenleeftijd en de AOW-leeftijd is het aantal gepensioneerden in 2018 lager.

Voor 2018 verwachten het fonds dat 4.000 deelnemers met pensioen gaan. Van alle deelnemers die in 2018 een keuze heeft gemaakt, kiest 82 procent ervoor om het pensioen in te laten gaan op de AOW-datum. 7 procent kiest ervoor om het pensioen in te laten gaan op 68 jaar en 7 procent kiest ervoor om het pensioen in te laten gaan vóór de AOW-datum. De overige 4 procent kiest een afwijkende datum.

2 Privacy en horecapersoneel aannemen

De privacywet die in mei 2018 van kracht werd, stelt strenge eisen aan het omgaan met persoonsgegevens. Ook bij het werven en aannemen van horecapersoneel.

Je zult moeten vermelden hoe de screening plaatsvindt, of en hoe je internet research doet, referenties checkt enzovoort. Ook moet je melden waarom het noodzakelijk is om die screening te doen. Stukken mag je niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Verdiepen

Verdiepen

Een diploma opvragen om na te gaan of iemand wel echt een opleiding heeft gevolgd, mag. Leg wel uit waarom je dat doet. Het opvragen van een geldig ID-bewijs mag en is zelfs verplicht in veel gevallen.

Stel vast of er een wettelijke grondslag is om de persoonsgegevens te verwerken. De belastingdienst en het UWV verplichten je bijvoorbeeld om bepaalde gegevens over werknemers langdurig te bewaren op grond van wetten en regels. Zonder wettelijke grondslag mogen geen persoonsgegevens worden verwerkt.

Veel ondernemers doen bij sollicitaties aan internetresearch. Ze checken bijvoorbeeld LinkedIn en Facebook. Dat mag niet zomaar, ook al is de informatie openbaar toegankelijk! Als je dat doet moet je dat in de vacaturetekst melden. Ook als je een verklaring omtrent gedrag (VOG) vraagt, moet je de noodzaak daarvan vooraf duidelijk maken en de sollicitant informeren wat je met de VOG doet.

Dossier

Dossier

Personeelsdossiers moet je regelmatig opschonen en bij uitdiensttreding moet je binnen een bepaalde termijn verschillende stukken vernietigen. Het is wel belangrijk om de wettelijke termijn die geldt om bepaalde stukken juist wél te bewaren, in acht te nemen om gedoe met de belastingdienst, het UWV en de verzekeraar – bijvoorbeeld bij eigen-risicodragerschap voor de WIA – te voorkomen.

Gegevens van een sollicitant mag je niet langer bewaren dan noodzakelijk. Binnen enkele weken na afronding van de procedure moet alles worden vernietigd. Dat is anders als na instemming van de sollicitant de stukken langer bewaard worden in verband met andere functies die op termijn nog langskomen. Dat mag maximaal 1 jaar. Voeg een zin toe in de afwijzingsbrief over het langer bewaren van stukken, zodat de sollicitant goed geïnformeerd is.

3 Horecapersoneel aannemen uit het buitenland

Medewerkers uit de EER
Voor medewerkers uit landen binnen de Europese Economische Ruimte, de EER (alle landen van de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en  IJsland), en Zwitserland geldt vrij verkeer. Dit betekent dat deze medewerkers zonder vergunning kunnen werken in Nederland. Als landen net zijn toegelaten tot de EU, geldt soms een tijdelijke vergunningsplicht. Het is daarom belangrijk dat u altijd controleert of het land waar uw medewerker vandaan komt, behoort tot de groep landen waarbinnen het vrije verkeer geldt. Dit kunt u doen bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND).

Medewerkers buiten de EER
Wanneer u medewerkers afkomstig uit landen buiten de EER wilt aannemen, geldt de Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV). Deze onderscheidt drie categorieën vreemdelingen:

  • Vreemdelingen waarvoor een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) aangevraagd moet worden. Dit is een combinatie van een verblijfsvergunning en een tewerkstellingsvergunning. Voor de aanvraag of uitzonderingen hierop kunt u terecht bij de IND.
  • Statushouders (erkende vluchtelingen): KHN heeft hiervoor regels en tips op een rij gezet.
  • Niet-EU studenten met aantekening ‘arbeid vrij toegestaan’.

Als werkgever moet u aan de volgende voorwaarden hebben voldaan als u een medewerker wilt aannemen van buiten de EU:

Tip
Er is een stappenplan van het ministerie van SZW beschikbaar om te bepalen of iemand mag werken in Nederland.

  • U kunt geen geschikt personeel vinden binnen de EER.
  • U heeft minstens vijf weken een vacature openstaan. Voor functies die moeilijk te vervullen zijn, geldt dat de vacature minstens drie maanden open dient te staan. Of er moet sprake zijn van een moeilijk op te vullen functie (wordt beoordeeld door het UWV).
  • U moet aan kunnen tonen dat u er alles aan heeft gedaan om een medewerker te vinden binnen de EER.

Controle
Waar u op moet letten voordat u een buitenlandse werknemer aanneemt:

  • Er moet een geldig ID-bewijs zijn, of een verblijfsvergunning met melding ‘arbeid vrij toegestaan’. Check dit bij het ministerie.
  • Er moet een verblijfplaats in Nederland zijn.
  • Er moet een BSN-nummer zijn.
  • Er moet een zorgverzekering zijn afgesloten.

 


 

Reageer op dit artikel