artikel

Checklist voor startende horecaondernemers

Horeca 2643

Checklist voor startende horecaondernemers

Een eigen horecabedrijf starten is een droom voor veel mensen. Maar om die droom te realiseren moet je goed nadenken over de te voeren bedrijfsvoering, wet- en regelgeving waar je mee te maken krijgt, verzekeringen en nog veel meer. Misset Horeca maakte een checklist voor startende horecaondernemers.  

1. Bepaal welk soort ondernemer je bent

Als startende horecaondernemer moet je bepalen welk soort ondernemer je bent. Als je het hebt over belasting, dan kun je binnen één van de volgende categorieën vallen: Je kunt ondernemer voor de inkomstenbelasting zijn,ondernemer voor de btw of voor beiden. De regels zijn vrij simpel en het is belangrijk dat je weet bij welke groep je hoort.

  1. Ondernemer uitsluitend voor de btw.
    Voor de btw ben je ondernemer als je zelfstandig een bedrijf of beroep uitoefent. Dat kan een eenmanszaak, een maatschap, een bv of nv en zelfs een stichting of vereniging zijn. In het kort: de rechtsvorm van je bedrijf maakt niet uit; je bent een ondernemer voor de btw zodra je zelfstandig je beroep uitoefent.
  2. Ondernemer voor de inkomstenbelasting.
    Lang niet elke ondernemer voor de btw is ook ondernemer voor de inkomstenbelasting. Als je bedrijf echter een onderneming met te verwachten winst is en er is sprake van een bron van inkomen, dan ben je ook ondernemer voor de inkomstenbelasting. De meeste starters in de horeca vallen in deze categorie. Als je ondernemer voor de inkomstenbelasting bent, heb je recht op diverse aftrekposten zoals de ondernemersaftrek.

2. Bepaal welke rechtsvorm je kiest voor je bedrijf

Een onderneming heeft altijd één van de volgende rechtsvormen:

a. een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid, waarbij je met je privévermogen aansprakelijk bent voor de schulden van jouw bedrijf – of

b. een rechtsvorm mét rechtspersoonlijkheid, waarbij je meestal niet met je privévermogen aansprakelijk bent voor de schulden van jouw bedrijf.

Rechtsvormen zonder rechtspersoonlijkheid

  • Eenmanszaak
  • Vennootschap onder firma (vof)
  • Commanditaire vennootschap (cv)

Rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid

  • Besloten vennootschap
  • Naamloze vennootschap
  • Coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij
  • Stichting

Elke ondernemer moet een rechtsvorm kiezen, en elke rechtsvorm heeft financiële en administratieve voor- en nadelen. Het verschilt per onderneming welke de meest geschikte vorm is. De Kamer van Koophandel heeft een whitepaper gemaakt die je kan helpen met het maken van een keuze.

3. Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel

Elke ondernemer in Nederland moet zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Je kunt je maximaal 1 week voor de start van jouw onderneming inschrijven bij de KvK, maar je mag er al eerder langsgaan om dit te regelen, het wordt 1 week voor start officieel. Je moet je bij het inschrijven legitimeren en je bedrijfsnaam weten.

startende horecaondernemerEr zal worden gekeken of deze naam al in de regio bestaat of geregistreerd is. Ook moet je aangeven voor welke ondernemingsvorm je je wilt inschrijven. Een inschrijving kost zo’n 50 euro. Denk ook na over je zakelijke website en social media accounts. Je kunt hier controleren of een domeinnaam nog beschikbaar is.

4. Verdiep je in (plaatselijke) wet- en regelgeving

In de horeca gelden wetten en regels die soms per stad,  geldige wetten en regels in de stad, wijk en straat waar jouw onderneming zich bevindt. In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) staat de gemeentelijke regelgeving op het gebied van openbare orde en veiligheid. Dit verschilt per gemeente. Ook staat in de APV wanneer bedrijven je zaak mogen bevoorraden. De tijden wanneer dit mag op jouw adres zijn door de gemeente vastgelegd. Wanneer je op andere tijden wilt laden en lossen moet je een ontheffing bij de gemeente aanvragen.

Zorg dat je hier goed uitzoekt welk beleid jouw gemeente voert omtrent de exploitatievergunning. De voorwaarden én het proces van aanvraag voor een exploitatievergunning verschillen per gemeente. Verschillende documenten moeten op verschillende momenten worden aangeleverd. In de APV van jouw gemeente staat wat je nodig hebt. Als je van rechtsvorm verandert, gaat verbouwen of uitbreiden, een terras gaat openen of uitbreiden of nieuwe leidinggevenden in dienst gaat nemen, moet je de vergunning wijzigen of opnieuw aanvragen. Ook is er wet- en regelgeving op het gebied van het draaien van muziek.

5. Vraag een Drank- en Horecavergunning aan

Als je in je zaak alcoholhoudende dranken wilt schenken moet je een Drank- en Horecavergunning hebben. In de horeca wordt deze vergunning ook wel horecavergunning genoemd. Om in aanmerking te komen voor een Drank- en Horecavergunning moet je aan verschillende verplichtingen voldoen. Je moet een nieuwe vergunning aanvragen als de inrichting van de zaak (bouwtechnisch) wijzigt of de op de vergunning vermelde leidinggevende wijzigt. En om op de vergunning te staan, is er een SVH-verklaring Sociale Hygiëne nodig. Deze eis geldt ook voor alle eigenaren van het bedrijf. Het is mogelijk om de leidinggevende op de vergunning bij te schrijven. Deze leidinggevende moet minimaal 21 jaar oud zijn.

Aan welke eisen moet je voldoen voor het verkrijgen van een drank- en horecavergunning?

  • De onderneming staat ingeschreven bij de kamer van koophandel.
  • Het pand voldoet aan inrichtingseisen voor hoogte, oppervlakte, ventilatie en de aanwezigheid van toiletten. Zo moet moet je bijvoorbeeld twee volledig van elkaar gescheiden en afsluitbare toiletgelegenheden met een wasbak hebben en mechanische ventilatie die rechtstreeks in verbinding met de buitenlucht is;
  • Op de aanvraag moet elke lokaliteit (ruimte) vermeld staan, inclusief het terras.
  • Je mag niet tegelijkertijd in dezelfde ruimte detailhandel uitoefenen,  m.u.v. het verkopen van condooms en damesverband. De leidinggevenden voldoen aan de zedelijkheidseisen o.b.v. het Besluit eisen zedelijk gedrag
  • De leidinggevenden beschikken over voldoende kennis en inzicht over sociale hygiëne
  • De inrichting voldoet aan de inrichtingseisen o.b.v. het Besluit eisen inrichtingen. KHN heeft hierover meer informatie gepubliceerd.

6. Sluit verzekeringen af

Het afsluiten van verzekeringen is natuurlijk niet verplicht, maar is vaak toch wel verstandig.

Ondernemen is prachtig, maar brengt ook risico’s met zich mee. Neem alleen die risico’s die je kunt dragen als het mis gaat.

De kosten die je hebt wanneer je niet de juiste verzekeringen hebt afgesloten kunnen enorm oplopen en een risico voor  je bedrijf worden.

 

Veelvoorkomende verzekeringen in de horeca:

  • Bedrijfsaansprakelijkheid
  • Arbeidsongeschiktheid
  • Rechtsbijstand
  • Ziektekosten
  • Pensioenverzekering
  • Goederen- en inventarisverzekering
  • Bedrijfsstagnatie
  • Glasverzekering
  • Zakelijke autoverzekering
  • Gebouwenverzekering
  • Geldverzekering

7. Regel het bijhouden van de administratie

Een goede administratie is belangrijk. Een goede administratie kan je bedrijfsvoering versoepelen. Je kunt goed inspelen op (markt)ontwikkelingen als je duidelijk overzicht hebt over kosten, omzet en winst.

Ook moet je als ondernemer aan wettelijke verplichtingen voldoen, waarbij een goede administratie onontbeerlijk is.  Een belastingaangifte is gebaseerd op jouw administratie. Op het moment dat geen volledige administratie bij de belastingdienst wordt ingeleverd  zal de belastingdienst een schatting van jouw inkomsten maken en op basis daarvan berekenen hoeveel belasting je verschuldigd bent. Ben jij het niet nens met die berekening dan zul jij moeten aantonen waarom – en dat kan alleen met een complete  administratie. Met een goede administratie heb je als startende ondernemer veel mogelijkheden om aanspraak op voordelige regelingen te doen, zoals bijvoorbeeld de kleineondernemersregeling.

Wat moet je allemaal bijhouden?

Sommigen weten dat ze niets hebben met administratie en besteden het allemaal uit aan een boekhouder. Maar ook bij uitbesteding geldt: jij moet de volledige administratie bij de boekhouder aanleveren.

Bijhouden:

  • Gewerkte uren van je personeel. Dit kun je het beste doen door ze in je kassasysteem in en uit te laten klokken.
  • Jouw gewerkte uren. Die heb je nodig om in aanmerking te komen voor bepaalde fiscale voordelen. Voor  e zelfstandigen- of startersaftrek moet je bijvoorbeeld kunnen aantonen dat je 1225 uur aan jouw onderneming hebt gewerkt.
  • Facturen. Kopieën van  e uitgaande en originele versies van de inkomende facturen.
  • Transactieoverzichten
  • Reisadministratie auto/OV
  • Contracten en correspondentie met leveranciers en opdrachtgevers
  • Kasadministratie

Een aantal stukken in jouw administratie moet je 7 jaar bewaren mits niet anders met de belastingdienst zelf is afgesproken. Alle  administratie over onroerende zaken en rechten moeten zelfs 10 jaar worden bewaard. Deze drie moet je echter altijd bij de hand hebben:

  • Grootboek
  • In- en verkoopadministratie
  • Debiteuren- en crediteuren administratie

8. Denk aan de belastingaangifte

Welk soort ondernemer ben je en welke belastingen zijn er? De rechtsvorm van jouw onderneming bepaalt welke en hoeveel belasting je betaalt. De verschillende belastingen waar je als ondernemer rekening mee moet houden:

  • Inkomstenbelasting
  • Omzetbelasting (btw-aangifte)
  • Vennootschapsbelasting
  • Dividendbelasting – dit is alleen van toepassing wanneer jouw onderneming dividenden aan aandeelhouders uitkeert
  • Loonbelasting/premie volksverzekeringen – dit bedraagt het bedrag dat moet worden ingehouden op het loon van jouw personeel

Wat betreft de btw op de producten die je verkoopt zijn er 2 categorieën: producten met 21% btw en producten met 6% btw. De meeste goederen horen in de 21% btw-categorie.

startende horecaondernemer

Hoe doe ik mijn eerste btw-aangifte?

Een aantal dingen zijn belangrijk hier. Ook al heb je nog geen omzet gemaakt, moet je btw aangifte doen. Zolang je bij de KvK en de belastingdienst staat geregistreerd zul je btw-aangifte of omzetbelasting moeten doen. Aangifte doe je digitaal bij het ondernemersgedeelte van de website van de belastingdienst. De belastingdienst gaat ervan uit dat je zelf je belastingaangifte doet en stuurt geen reminders. Stel daarom in jouw belastingdienst account in dat je elke keer een mail krijgt wanneer het tijd is om je btw-aangifte te doen. Zo voorkom je vervelende boetes.

Hoeveel btw mag ik aftrekken?

Btw mag worden afgetrokken op uitgaven die je voor je onderneming doet. Dit wordt aftrekken als voorbelasting genoemd. Op de volgende categorieën mag je btw aftrekken:

  • Inkopen
  • Kosten
  • Investeringen

Er gelden drie voorwaarden voor het aftrekken van btw op inkopen, kosten en investeringen

  • Je moet de aangeschafte goederen gebruiken voor omzet die belast is met 21%, 6% of 0%.
  • Je hebt een factuur van je aanschaf waarop btw is vermeld.
  • De goederen/diensten waarvoor je hebt betaald moeten daadwerkelijk aan jou zijn geleverd.

Aftrekposten

Voor startende ondernemers in Nederland bestaan er enkele fiscale voordelen:

  • Zelfstandigenaftrek. Je mag een vast bedrag van €7.280 aftrekken, ongeacht de hoogte van de winst. Je zult dus belasting over een lager totaalbedrag betalen.
  • Startersaftrek. Deze regeling geldt voor startende ondernemers die in aanmerking komen voor zelfstandigenaftrek en mag tot 5 jaar lang worden afgetrokken. Dit bedraagt iets meer dan €2000.
  • Innovatiefonds MKB+. Check hier of je hiervoor in aanmerking komt
  • Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Starters hebben soms juist in het begin veel dingen nodig om op te starten. Denk hierbij aan computers, auto’s, machines. Het KIA-percentage is afhankelijk van het totaal geïnvesteerde bedrag.
  • Er zijn meer subsidies en aftrekposten voor speciale gevallen. Informeer bij de Belastingdienst over alle mogelijkheden.

    Tips voor meer belastingvoordeel

    Tips voor meer belastingvoordeel

Belasting en je kassasysteem

Wanneer je een kassasysteem met keurmerk hebt, kan deze jou enorm helpen met je administratie voor je belastingaangifte en tijdens eventuele controles door de belastingdienst:

  • De transactiegegevens worden bewaard
  • Je kunt transactiegegevens (re)produceren
  • De transactiegegevens zijn controleerbaar
  • Je kunt inzicht in de instellingen van jouw kassasysteem verkrijgen
  • Alle transactiegegevens zijn beveiligd
  • Bij een controle kun je alle gegevens uitdraaien en aanleveren
  • Via de belastingdienst kun je een whitepaper over kassasystemeen downloaden

9. Zorg voor een goede boekhouding

Je boekhouding is je administratie. Wanneer deze niet juist of volledig is, wordt het moeilijk een correcte belastingaangifte te doen en loop je het risico om hoge boetes te vangen. Je mag je boekhouding zelf doen of uitbesteden – daar ben je vrij in.

Dit hoort allemaal bij de administratie:

  • Verkoop-/debetfacturen
  • Inkoop-/creditfacturen
  • Kassabonnen
  • Bankafschriften
  • Offertes
  • Contracten
  • Overeenkomsten
  • Urenregistratie
  • Reiskosten
  • Belastingaanslagen
  • Personeelsadministratie
  • Rittenadministratie

Met een kleine onderneming, weinig of geen personeel en simpele voorraad bestellingen kan het prima te doen zijn om je administratie zelf in de hand te houden. Hiermee bespaar je ook op kosten – een boekhouder zal tussen de €1.500 en €2.500 per jaar kosten. Echter, denk ook aan de tijd die je kwijt bent wanneer je dit zelf doet. Wellicht kun je deze uren beter in de marketing en promotie van jouw bedrijf stoppen. Een goede accountant of boekhouder kan jou veel werk en tijd besparen.

Mocht je de boekhouding zelf willen doen, denk dan na over een goede boekhoudsoftware. Zo worden je verkopen automatisch geregistreerd en wordt je boekhouding real-time bijgewerkt.

Btw-nummer

Je moet altijd je btw-nummer op facturen zetten die je stuurt naar andere ondernemers, verenigingen en stichtingen. Op het moment dat je consumenten een factuur stuurt, moet je btw-nummer daarop niet worden vermeld, met uitzondering van:

  • Afstandsverkoop naar klanten in de EU
  • Levering van een nieuw of weinig gebruikt vervoermiddel
  • Wanneer meer dan 80% van je klanten zelf ondernemers is, dan moet je altijd je btw-nummer vermelden Je btw-nummer hoeft niet op folders of op je website staan, dat is niet langer verplicht.

Facturen

Er zijn verschillende soorten facturen waar je als ondernemer mee te maken krijgt:

  • Inkoopfacturen – wanneer je zakelijk inkoopt
  • Verkoopfacturen – bij het verkopen van een product of dienst
  • Creditfactuur – Bij kwijtscheldingen of verlagingen om een eerder gestuurd factuur aan te passen
  • Vereenvoudigd factuur – facturen onder de €100 mogen vereenvoudigd zijn

Bewaren

Elk bedrijf moet alle facturen bewaren. Digitale facturen hoef je niet uit te printen en te bewaren maar mag je online opslaan en bewaren. Voor facturen geldt dat je deze 7 jaar moet bewaren. Voor facturen over onroerend goed gelden 10 jaar bewaarplicht.

 

Reageer op dit artikel