artikel

Catering Zwarte Cross: een jaar van voorbereiding voor vier dagen knallen

Catering 2899

Catering Zwarte Cross: een jaar van voorbereiding voor vier dagen knallen

Een jaar van voorbereiding om vier dagen te kunnen knallen. Lianne Overgoor is als hoofd Horeca verantwoordelijk voor de catering op het grootste festival van Nederland, de Zwarte Cross in Lichtenvoorde. Eind juli komen ruim 200.000 mensen voor dé combinatie van pret, cross, theater en muziek. 

Wat in 1997 begon als een vrolijke combinatie van muziek, motoren, bier en vooral veel lol is uitgegroeid tot het grootste betaalde festival van Nederland. De meer dan 200.000 kaarten voor de 2019-editie van de Zwarte Cross – met dit jaar als thema Niks is Onmogelijk – waren in amper een uurtje uitverkocht. Het leidde tot chaotische taferelen achter de schermen. Het computersysteem had niet gerekend op deze enorme belangstelling. Al kwam uiteindelijk alles goed.

De Feestfabriek

De Feestfabriek in het Gelderse Hengelo is het bedrijf achter zowel De Zwarte Cross als het kleinschalige en meer sprookjesachtige Mañana Mañana in de kasteeltuin in Vorden, tegenwoordig goed voor zo’n 28.000 bezoekers. De organisatie huist in een niet te missen pand op een verder wat grauw bedrijventerrein. Groen beschilderde kozijnen, een motorfiets boven de ingang en aan de gevel trots de recent geïntroduceerde vlag van de Achterhoek. Eenmaal binnen maakt een serie posters aan de muur van zowel de komende als vorige edities van de Zwarte Cross duidelijk dat dit het kloppend hart is van alles wat er op die twee keer vier dagen in juni en juli gebeurt.

Zwarte Cross

Lianne Overgoor van De Feestfabriek is sinds een paar jaar verantwoordelijk voor een goed verloop van de eet- en drankverkoop op de Zwarte Cross en Mañana Mañana.

Om een idee te geven, alleen al op de Zwarte Cross worden 66 bars geëxploiteerd en wordt samengewerkt met 32 verschillende cateraars, voornamelijk uit de regio, die op hun beurt weer de in totaal 120 foodpunten exploiteren. In aanbod variërend van friet en hamburgers tot veganistische salades en maaltijden op sterniveau in restaurant Le Carburateur. Omgerekend moet er genoeg eten en drinken in huis zijn voor de 65.000 bezoekers en de 3000 medewerkers.

Nooit hetzelfde draaiboek

De plattegrond die in het kantoor aan de muur is bevestigd, toont de indeling van het komende festival. ‘We hebben iemand hier die daar echt in gespecialiseerd is. Het maken van de indeling, de routing. Een hele klus altijd weer’, zegt hoofd Horeca Lianne Overgoor. De 30-jarige Overgoor is sinds een paar jaar verantwoordelijk voor een vlekkeloos verloop van de eet- en drankverkoop op de beide festivals. Ze kan hierbij weliswaar gebruikmaken van de nodige draaiboeken, hét kenmerk van zowel de Zwarte Cross als Mañana Mañana is dat de bezoekers geen jaar hetzelfde voorgeschoteld krijgen. Niet qua programmering, maar zeker ook niet op eet- en drinkgebied.

Diversiteit in aanbod eten en drinken

‘Nee, we openen nooit hetzelfde draaiboek. Na afloop van iedere cross zijn er altijd wel punten te vinden die beter hadden gekund. En zo moet je ook altijd blijven kijken naar je aanbod van eten en drinken.’ Ze legt uit: ‘Diversiteit is voor ons erg belangrijk. We houden heel erg veel rekening met de onderlinge concurrentie. Iedereen moet bij ons een goede boterham kunnen verdienen. Zo verkopen we op verschillende plekken wel hamburgers, maar in principe vinden we overlap niet zo nodig en willen we dat iedere aanbieder wat anders verkoopt.’ Dat vereist ook de nodige overredingskracht. ‘Voor een cateraar is het soms verleidelijk om voor de makkelijkste weg te gaan, dus inderdaad liever die hamburgers. Maar als het ons beter lijkt om iets anders te verkopen, proberen we ze daarvan wel te overtuigen.’

Diversiteit is voor ons erg belangrijk. We houden heel erg veel rekening met de onderlinge concurrentie

Verdienmodel cateraars

Een andere belangrijke taak is het afstemmen met de cateraars over het percentage van de omzet dat ze moeten afdragen aan de organisatie. ‘Op het hele festival wordt betaald met munten. Een munt kost €2,50. We kijken dus ook goed wat iedere cateraar aanbiedt voor de hoeveelheid munten die ze vragen. We houden hierbij zowel rekening met de verschillende verdienmodellen als de betaalbaarheid voor onze bezoekers.’

Zwarte Cross

Profilering

De Feestfabriek is stevig geworteld in de Achterhoek. Aan het hoofd van het bedrijf staan Ronnie Degen, Hendrik Jan Lovink en Gijs Jolink, deze laatste is de zoon van Normaal-voorman Bennie Jolink. De trouw aan de regio en de partners waarmee wordt samengewerkt is groot. Er wordt niet makkelijk gewisseld van (toe)leveranciers. En natuurlijk wordt er al sinds jaar en dag Grolsch getapt.

Loyaal aan partners

Overgoor: ‘We zijn loyaal aan onze partners. We hoppen niet graag naar andere bedrijven, een goede relatie en vertrouwen in elkaar vinden we belangrijk, dit bereiken we onder andere door het aangaan van langdurige samenwerkingen waardoor je er uiteindelijk gezamenlijk, en dus ook voor de bezoekers, er het meeste uit kan halen. Natuurlijk krijgen we ieder jaar veel aanvragen van partijen die op het festival willen komen. En ik bekijk ze ook allemaal goed omdat er altijd iets unieks tussen kan zitten. Is dat het geval dan staan we er open voor, maar we werken graag samen met onze vaste partners.’

Heel jaar in het teken van vier dagen

Inmiddels is Overgoor alweer 6 jaar werkzaam bij De Feestfabriek. Ze komt er op jonge leeftijd binnen na een studie Facilitair Management in Deventer, waar ze al wel kiest voor de richting Evenementen. Eenmaal afgestudeerd, wordt ze aangenomen na een sollicitatie op haar droombaan, hoofd Horeca. In de jaren die volgen leert ze in hoog tempo de belangrijkste mores van het bedrijf kennen. Het hele jaar door staat in het teken van die vier dagen in juli. Sinds 2013 is daar in juni Mañana Mañana bijgekomen. Een feest in de bijna feeërieke omgeving van een kasteeltuin in Vorden.

Geen enorme merkuitingen

‘Een goede profilering van de twee festivals is voor ons toch wel het allerbelangrijkste. Dus daar ben ik erg mee bezig. De bezoekers worden altijd verrast en beleven iets unieks. Om die reden willen we ook nooit enorme merkuitingen. Als een merk zich wil profileren dan moet dat met een passende activatie zijn. Zo had Grolsch een paar jaar geleden een krattendraal. Een enorme kerk, gebouwd van bierkratjes. Dat is leuk.’ En als partijen hun eisen te ver oprekken, wordt er niet geschroomd om afscheid van ze te nemen.

Zwarte Cross

Nozem

Het overkwam ooit een partner van shotdranken. We wilden graag samen met ze een eigen shot produceren voor de Zwarte Cross. Maar dat lukte niet. Dan is het vervolgens wel ‘des Feestfabriekers’ om te zeggen ‘dan doen we het zelf!’, zo is Nozem geboren.’ Het drankje is inmiddels zo’n succes dat er een speciale vertegenwoordiger is aangenomen die het door heel Nederland aan de man brengt.

Allergenenlijst

Het onderhouden van de contacten én inspelen op nieuwe trends is een belangrijke taak die Overgoor op haar bordje heeft liggen. ‘Natuurlijk, met allergenen hebben we nu ook te maken. Maar de gasten zijn zich ook steeds meer bewust waar hun eten vandaan komt en hoe het bereid wordt. We hebben voor dit jaar alle cateraars gevraagd om een allergenenlijst te maken van wat ze verkopen. Zo kunnen we de bezoekers beter informeren en daar is behoefte aan.’

Eigen groente meenemen en zelf klaarmaken

Ze vervolgt: ‘Er zijn nog wel een paar leuke ideeën die we dit jaar willen uitvoeren. Zo zitten we eraan te denken om mensen hun eigen vlees te laten barbecuen. En op Mañana Mañana kunnen mensen hun zelf verbouwde groenten meenemen om die hier klaar te maken. Dat willen we dan weer koppelen aan een workshop over gezond eten. Op Mañana hebben we ook iets meer ruimte voor dit soort initiatieven. Bezoekers hebben hier ook wel eens forellen uit de vijver gevist die ze vervolgens zelf konden bereiden. Ze schillen ook zelf aardappelen waarvan friet wordt gebakken en er worden koffiebonen gebrand. Het doel is om mensen meer mee te geven over wat ze eten.’

Water niet aan te slepen

Je wilt niet dat er ergens tekorten ontstaan of dat bijvoorbeeld het bier op is

Op de dagen van met name de Zwarte Cross maakt Overgoor overuren. ‘Ik kijk bij iedere cateraar of het goed gaat en werk met iemand samen die als aanspreekpunt fungeert. Zo kan ik de algemene gang van zaken beter blijven overzien. Je wilt niet dat er ergens tekorten ontstaan of dat bijvoorbeeld het bier op is.’ Dat geldt ook voor zaken als drinkwater. De zomer van 2018 was bloedheet en de flesjes water, waarvoor maar 1 munt werd gerekend, vlogen in een ijltempo de bars over, ondanks het ook aangeboden gratis drinkwater. Gelukkig werd er net op tijd nieuw water afgeleverd. Ooit, in 2013, dreigde er ook al eens een acuut tekort aan water. Toen is er een vrachtwagen vol waterflesjes met politie-escorte hier naartoe gebracht. Daar was ik toen wel even zenuwachtig over ja. Op een festival gebeuren altijd wel onverwachte dingen en ik denk dat wij erg goed zijn in het vinden van oplossingen. In 2010 was er een week van tevoren ineens een windhoos die alles omblies. Dat was heftig. Met heel veel hulp van iedereen kwam het toch nog goed.’

Zwarte Cross

Sociaal en duurzaam

Zwarte Cross en Mañana Mañana, het zijn dan weliswaar ‘maar’ twee festivals die jaarlijks worden georganiseerd, door de omvang is de economische impact in de regio enorm.

‘We vinden het belangrijk om zaken in eigen hand te houden’, zegt Overgoor. ‘Op kantoor alleen al werken 35 mensen, aangevuld met een paar zzp’ers. Tel je alle toeleveranciers erbij op dan zijn de festivals goed voor 40.000 arbeidsplekken. 3000 daarvan worden op het festival zelf ingevuld door medewerkers van verenigingen uit de regio. We werken samen met 140 verenigingen. Sport, muziek, corsogroepen, mannenkoren. Het kan van alles zijn. Zij bemannen in belangrijke mate de bars en het geld dat ze hiermee verdienen, gaat weer naar de eigen vereniging. Ze zijn dus echt gebrand om extra bier te verkopen.’

‘Raptap’training

Omdat met name de biertaps overuren maken tijdens de Zwarte Cross krijgt al het personeel eerst een speciale ‘raptap’ training. Om ook in hoog tempo een goed biertje te kunnen serveren. Ook hiervoor is Overgoor verantwoordelijk. De inzet van dit personeel past volgens haar bij het sociale karakter van De Feestfabriek. ‘We organiseren ook erg veel sociale activiteiten. Zo is er een rolstoelservice – de Duw Crew – zodat ook mensen in een rolstoel naar het festival kunnen komen.

Afsluiting Zwarte Cross

Het mag dan nog even duren, zondagavond 21 juli om middernacht is de nu nog aanstaande Zwarte Cross weer achter de rug. ‘Wanneer ik tevreden ben’, herhaalt ze de vraag. ‘Ik ben zeer kritisch. Maar als alle bars voldoende voorraad hadden en er verder geen grote calamiteiten zijn geweest, ben ik tevreden. ‘En dan, eindelijk op vakantie?’ ‘In de zomer in ieder geval niet’, merkt ze lachend op. ‘Na het festival is er nog een week nodig voor de afbouw. Aan het einde van die week is er voor alle medewerkers een borrel en dat is voor ons de echte afsluiting van de cross. In september, als alles is afgerond, beginnen we alweer met vooruit te kijken naar de komende editie. Want we vieren de cross maar één keer per jaar en dat moet wel goed gebeuren.’

De Feestfabriek: Zwarte Cross in cijfers

66 bars

32 verschillende cateraars

120 foodpunten

65.000 bezoekers

3000 medewerkers

35 mensen werken op kantoor

40.000 arbeidsplekken, inclusief toeleveranciers

140 verenigingen leveren vrijwilligers

Foto’s: Koos Groenewold


 

Reageer op dit artikel