artikel

Trends in afrekensystemen: contactloos en selfservice

Restaurant 669

Betaal- en afrekensystemen worden steeds flexibeler, sneller, makkelijker en goedkoper. Ze bieden de ondernemer meer en betere informatie, zoals bestedingen per categorie, medewerker en locatie. Daarmee kan omzetderving worden beperkt en kunnen de kosten worden verminderd. Contactloos betalen, mobiele afrekensystemen en selfservice kassa’s zijn in opkomst.

Trends in afrekensystemen: contactloos en selfservice
De tablet of smartphone fungeert steeds vaker als kassa (foto Eijsink)

Afrekenen moet vooral makkelijk zijn. Bovendien willen horecagasten afrekenen, zoals zij dat willen: met pin, creditcard, of Tikkie (waar inmiddels drie miljoen Nederlanders gebruik van maken): alles moet kunnen. Mensen willen niet in wachtrijen staan. Daarom zie je steeds vaker zelfbedieningskassa’s die wachtrijen kort houden. Of de mogelijkheid om via een tablet op tafel bestellingen te door te geven en na afloop van het eten ook op te betalen. Korte rijen helpen overigens ook de bestedingen vergroten.

Afrekensystemen worden steeds stabieler en minder storingsgevoelig. De flexibiliteit in zowel software als hardware groeit ook ontzettend snel. Als jouw zaak gebaat is bij enkel tablets, dan kun je daar ook gewoon voor gaan. Het is niet meer nodig om een vaste kassa in een hoekje ‘weg te drukken’. Maar wil je juist een vaste kassa op een chique standaard op de bar, geen probleem. Je hoeft je zaak niet aan te passen aan je automatisering, je kiest juist automatisering geschikt voor je zaak.

Voor horecamedewerkers geldt dat ze het liefst zo min mogelijk handelingen bij het afrekenen willen hebben. In een druk bedrijfsrestaurant tijdens de lunchpauze is de medewerker gebaat bij snelheid. Online bestellen en contactloos betalen zijn hiervoor goede mogelijkheden. De bedrijfsleiding en administratie stellen weer andere eisen aan de afrekensystemen. Voor hen zijn bijvoorbeeld variabele dagafsluitingen belangrijk, zodat de data gelijk loopt met de praktijk op de werkvloer.

Geïntegreerde oplossingen

Er wordt steeds meer waarde gehecht aan geïntegreerde oplossingen. Bijvoorbeeld een kassasysteem en betaalautomaat in één. Een ondernemer wil ook zijn betaalgegevens op één plek inzien en beheren. Of het nu een mobiele betaling betreft, online betaling of een betaling uit een andere kanaal. De ondernemer wil direct inzicht, niet pas na een paar dagen.

zelfservicekassa's

Contactloos betalen kan het beste gecombineerd worden met een mobiel pinautomaat. Daar spelen aanbieders als European Merchant Services op in (foto EMS).

Contactloos betalen is een belangrijke ontwikkeling en de horecabranche is hierbij de koploper. Als horecaondernemer moet je per 1 januari 2020 contactloos betalen aan kunnen bieden, maar het is beter om zo spoedig mogelijk op deze trend in te spelen. Volgens Bjorn Nijhuis, operationeel directeur van Eijsink, moet afrekenen namelijk zo soepel mogelijk verlopen, zodat het voor de gast niet het zwaartepunt van een gezellige avond wordt en de medewerker zoveel mogelijk tijd overhoud voor gastvrijheid. Bovendien zijn de kosten voor een pintransactie dankzij contactloos betalen steeds verder gedaald. Maar het is vooral veel sneller, óók als je daarbij je pincode in moet toetsen. En het voelt voor de gast ook gewoon gemakkelijker. Het contactloos betalen kan volgens alle geïnterviewde partijen het beste gecombineerd worden met een mobiele pin, zodat gasten gewoon aan tafel kunnen afrekenen en tevreden naar huis gaan. Afrekensystemen die deze mogelijkheid aanbieden, zoals het Lightspeed kassasysteem in combinatie met de iZettle kaartlezer, kunnen direct op deze trend inspelen. De kaartlezer maakt het volgens Sjef Koster van Lightspeed mogelijk om contactloos te betalen. Dat is handig, ook handig tijdens drukke events.

Mobiel kassasysteem

Ook het hebben van een mobiel kassasysteem is een trend. Met een mobiel device, zoals een tablet of een smartphone als kassa, kunnen horecazaken hun gasten nog sneller van dienst zijn. Daarnaast voorkomt een mobiele kassa miscommunicatie met betrekking tot de bestelling, omdat de bestelling direct bij de tafel in het systeem voor ingevoerd en naar de keuken wordt verzonden. Dat is erg handig. Zeker als de horecazaak ook over een terras beschikt.

Een ander voordeel is het verkrijgen van meer overzicht. Een mobiele kassa staat dus niet alleen op de toonbank, maar kan ook worden meegenomen naar de gasten op het terras. Het kassasysteem draait als app op de tablet of smartphone, zodat de bediening het kassasysteem altijd en overal bij de hand heeft. Binnen het kassasysteem zijn er verschillende mogelijkheden. Je kunt bijvoorbeeld een digitale terras plattegrond maken. De tafels kunnen van kleur veranderen, zodat je direct ziet of een tafel wacht op een gerecht (groen), een betaling (rood) of om een bestelling te plaatsen (kleurloos). Komt er plots een grote groep gasten het terras op? Geen probleem. Schuif een paar tafels aan elkaar, zet er een paar stoelen bij en pas het vloerplan hier snel en eenvoudig op aan. Via de tablet kun je met een paar swipes de digitale plattegrond wijzigen en meteen je ogen richten op je gasten.

Meer omzet

Daarnaast zorgt een mobiel kassasysteem voor meer omzet. De instapkosten voor zo’n systeem zijn aanzienlijk lager in vergelijking tot een ‘vast’ kassasysteem. Je hebt namelijk geen dure computers, werkstations of servers meer nodig. En is er een nieuwe versie van het kassasysteem beschikbaar? Dan hoef je niet meer de nieuwste hardware set te kopen maar enkel de telefoon of tablet app te updaten. Doordat je bestellingen gewoon via de tablet kunt intikken, hoeft het personeel niet één voor één de bestellingen in te voeren in de centrale kassa. Medewerkers voeren de bestelling in, sturen het naar de keuken en lopen vervolgens meteen naar de volgende tafel. En hoe meer gasten je op een dag kunt bedienen, hoe meer geld er aan het eind van de dag in het laatje zit.

Dankzij de real-time synchronisatie van sommige kassasystemen kan het systeem via de cloud overal worden gebruikt. Dit levert voor de gasten snelheid en gemak op. Toch is er een waarschuwing: een bliksemsnelle service moet niet ten koste gaan van het menselijke aspect in de horeca. Vriendelijk gedag zeggen kan vaak al genoeg zijn om een bezoek goed af te sluiten. Ook voor horecamedewerkers is snelheid en efficiëntie belangrijk. Datzelfde geldt voor de mogelijkheid om altijd de juiste informatie bij de hand te hebben.

Er wordt steeds bewuster gekeken naar het inzetten van data. Horecaondernemers zijn inmiddels goed naar de datarapporten in het kassasysteem aan het kijken en weten daar de juiste conclusies uit te trekken. Je kunt immers beter beslissingen nemen op basis van feiten in plaats van gevoel. Andere handige functies zijn het voorraadbeheer en het opzetten van kortingsacties. Zo kunnen zij hun onderneming efficiënter laten groeien.

Daarnaast bieden systemen de mogelijkheid om klantprofielen te maken met notities over een gast, zoals een favoriete drankje. Allemaal belangrijk informatie om gasten beter van dienst te zijn.

Selfservicekassa’s

De afgelopen tijd was een toename in de vraag naar selfservicekassa’s/-kiosken te zien: kassapunten waarbij je gasten eenvoudig zelf hun bestelling kunnen plaatsen zonder hulp van een medewerker. De basis hierachter is vaak een slimme webshop. Ideaal voor bijvoorbeeld de fastservice. Gasten voelen zich vrijer om de tijd te nemen voor hun bestelling, terwijl ze zich in de rij bij de bemande kassa vaak wat meer opgejaagd voelen. En als ondernemer bespaar je hiermee tijd en geld die je in andere aspecten van je zaak kunt steken.

De interactieve technologie verlaagt de wachttijden voor gasten en verhoogt zo uiteindelijk de sales. Gasten zijn geneigd meer te bestellen wanneer ze de bestelling zelf plaatsen dan wanneer ze hun wensen doorgeven aan een kelner of serveerster. En de kleine iPad self-order kassa past op de tafels en ziet er elegant uit.

Flexibiliteit

Een andere belangrijke ontwikkeling is het sturen op flexibiliteit. Zo kun je bijvoorbeeld probleemloos schakelen tussen een tablet of smartphone en een vaste kassa. Of je werkt gewoon enkel mobiel, met een app. Of je kiest zelfs voor onbemande selfservice kiosken, met als basis een webshop. Bij Eijsink is alles mogelijk: moderne oplossingen vormen zich qua software en hardware naar jouw zaak.

De horeca wordt steeds sneller, efficiënter en beter en datzelfde geldt voor haar achterliggende processen. Onder al die druk is het vaak moeilijk om het goede mensen te vinden, soms is er veel doorloop, en dan maakt een flexibel, intuïtief systeem echt het verschil. Geen ingewikkelde software of lange inwerktrainingen dus, maar een kassa die je binnen een minuut onder de knie hebt. En die per device niet anders werkt. Datzelfde geldt ook de wisselwerking tussen de kassa en de keuken. Geen stapels met orderbonnen die in de spits zoek kunnen raken en geschreeuw door een toch al drukke keuken, maar juist slim keukenmanagement met digitale bonnen op touchschermen in de keuken, bijvoorbeeld. Eenvoudig, rust en overzicht. Dat is waar moderne ondernemers behoefte aan hebben.

Alles in één

Er is ook apparatuur op de markt die alles integreert. Dat betekent dat je niet meer hoeft te schakelen met tig verschillende partijen voor je kassa, personeelsplanning, keukenmanagement, tafelreservering en webshop, maar een álles in één softwarepakket bij één aanbieder. Daarbij wordt de service van offline steeds vaker met de flexibiliteit van online gecombineerd. Dat biedt rust en overzicht. Daarbij houden ondernemers de vrijheid van hun keuze in hardware, zodat je als ondernemer gewoon kan kiezen voor de apparatuur waarmee je het liefste werkt, of dat nu een laptop of een smartphone is, of een industriële, onverwoestbare handheld is.

Toekomst

In de toekomst zal de integratie tussen offline en online nog verder gaan en zal er meer vraag komen naar omnichannel. Niet meer hoeven schakelen met tien verschillende partijen, maar gewoon één aanspreekpunt. Met koppelingen aan al je favoriete leveranciers. Dat maakt alles makkelijker.

Ook zal de digitalisering toenemen en daardoor komt er meer keuze voor de consument. Iedere onderneming moet door te experimenteren leren wat de betaalvoorkeuren van zijn unieke klantengroep is. Daarvoor heeft hij goede betaaldata nodig én een partij dat die flexibel is. Daarnaast zullen verschillende systemen nog meer aan elkaar gekoppeld worden, zodat de ondernemer nog meer inzicht, gemak en flexibiliteit heeft. De ondernemer krijgt door deze mooie ontwikkelingen meer tijd zich te op zijn klant te richten.

Aan dit artikel werkten mee: Eijsink, European Merchant Services (EMS) en Lightspeed

Reageer op dit artikel