artikel

Afrekenen op het terras: ‘Het moet vooral snel en makkelijk’

Restaurant 1597

Afrekenen op het terras: ‘Het moet vooral snel en makkelijk’

Even geduld aub. Die tekst zien gasten liever niet op het schermpje van het pinapparaat. Als het gaat om betalen, hebben gasten geen geduld. Die willen vertrekken, dus het betalen moet gemakkelijk en snel gaan. Wat zijn de ontwikkelingen op het gebied van betalen? 

Als het gaat over trends staat één ding buiten kijf. Gasten houden niet van wachten en willen al helemaal niet meer aansluiten in de rij voor het pinapparaat. Snelheid is dan ook erg belangrijk, waardoor elektronisch betalen duidelijk favoriet is. De getallen lopen wat uiteen, maar 80 tot 90 procent van de rekeningen op het terras wordt met de pin betaald. Hiervan is bovendien meer dan de helft contactloos. Direct bij de bediening kunnen betalen via een mobiel pinapparaat is voor horecazaken een must om die snelheid te kunnen garanderen.

Contant geld verlaat langzaam maar zeker de horeca, want pinnen is efficiënter, veiliger en goedkoper. Contactloos betalen zorgt voor nog snellere betalingen (onder de €25) en dat zorgt gedurende de dag voor een besparing aan tijd. Vanaf 1 januari 2020 moeten alle horecaondernemers bovendien contactloos betalen aanbieden.

De nieuwste mobiele betaalautomaat van CCV, de CCV Mobile.

Een andere trend die wordt gesignaleerd, is betalen door een QR-code op de bon te scannen. Die bon kan tegelijk met de bestelling worden gebracht. Gasten hoeven op die manier niet op de medewerker te wachten om te betalen, maar kunnen via internetbankieren hun rekening voldoen en het terras verlaten. Het is zelfs mogelijk om het gasten nog gemakkelijker te maken door QR-bordjes op tafel te plaatsen. Wanneer ze de code scannen met hun smartphone worden ze doorverwezen naar een bestelwebsite, die is gekoppeld aan het tafelnummer en software in de keuken. Via deze website kan ook worden afgerekend via iDeal. Het kan een prettige ondersteuning zijn tijdens piekmomenten.

Snel schakelen met booq POS

Alle kassasystemen van Eijsink zijn geschikt voor op het terras, maar booq POS is dat in het bijzonder. Je kunt kiezen of je met iOs, Android, Windows of een mix van besturingssystemen wilt werken en of je wilt werken met tablets, smartphones en/of bekabelde kassa’s. Het systeem is zo ontworpen dat iedereen het gemakkelijk zelf kan aanpassen. Je kunt tafelplattegronden wijzigen, prijzen aanpassen en producten toevoegen. Een extra optie is het inzien van actuele voorraadinformatie.
In booq POS zit een digitale terrasplattegrond. De aantallen tafels en couverts zijn eenvoudig aan te passen. Met kleurcoderingen is te zien welke tafels onlangs nog service hebben gehad en welke tafels aandacht nodig hebben. De bedrijfsvoering is realtime te volgen, zodat er direct kan worden bijgestuurd waar nodig. Booq geeft o.a. inzicht in hardlopers, bestedingen per categorie en bestedingen per medewerker. Ook is live te meten wat de balans is tussen omzet en personeelskosten. Het platform booq kan bovendien worden gekoppeld met bijvoorbeeld de Bar/Kitchen Manager, Personeelsplanner, Tafelreservering, Website/webshop en Ticketing.
Booq POS werkt met vaste licentiekosten per maand. Het onderhoud van de software is daarbij inbegrepen. De kassa wordt dus automatisch voorzien van updates.

Andere manieren van betalen

Als consumenten een nieuwe vorm van betalen massaal omarmen, moet je daar als ondernemer zeker op inspelen. De acceptatie van nieuwe vormen van betalen door consumenten heeft alles te maken met gemak en dekking. Contactloos betalen met de smartphone (met NFC-chip) kan in Nederland alleen nog maar met een Android telefoon en vooralsnog niet met een Apple telefoon, omdat Apple die functie voor Nederland nog niet heeft vrijgegeven.

Betalen met qr-code

Het betalen met die chip gaat nagenoeg net zo snel als een contactloze betaling met een betaalpas. De populariteit van contactloos betalen groeit in Nederland. Eind 2018 werd 56 procent van de betaling contactloos voldaan. Dat lijkt nog niet veel, maar in Scandinavië lijkt deze vorm van betaling inmiddels volledig geïntegreerd. Veel bedrijven daar melden dat 95 procent van de betalingen contactloos geschiedt. In China is het betalen met een QR-code bijvoorbeeld een veelgebruikte betaalmethode.

De nieuwe vormen van betalen worden eigenlijk allemaal gecombineerd met de smartphone van de gebruiker. Er ontstaan bovendien steeds meer betaalapps. De verwachting is dat de komende jaren nog veel meer nieuwe betaalmogelijkheden op de markt komen. Alle oplossingen hebben als doelstelling om het de ondernemer en de gast zo gemakkelijk mogelijk te maken, zodat de gast altijd en overal kan betalen zoals hij of zij dat wil.

Verplicht contactloos betalen aanbieden

Veel ondernemers moeten zich ruim voor 1 januari 2020 gaan verdiepen in contactloos betalen, dat per 1 januari 2020 verplicht moet worden aangeboden. Op 30 april 2019 verloopt de certificering van een aantal populaire, maar verouderde, pinapparaten. Alle nieuwe pinapparaten die de ondernemers ter vervanging kunnen aanschaffen, zijn al geschikt voor contactloos betalen.

Contactloos betalen komt het beste tot zijn recht in combinatie met een mobiele pin, omdat gasten dan geen wachttijd meer ervaren. Zij kunnen aan tafel blijven zitten en in een paar seconden afrekenen. Dit geldt zeker voor terrassen waar het pinbedrag regelmatig onder de €25 ligt. Bovendien bespaart een mobiele pin met optie voor contactloos betalen ook medewerkers weer extra tijd, waardoor er ruimte is voor extra omzet.
Alle kassaleveranciers werken met systemen en software waarin contactloos betalen kan worden geïntegreerd.

Iedereen op de hoogte

Lightspeed beschikt over één kassasoftware die te gebruiken is op verschillende iOS apparaten, zoals een iPad of iPhone. Hierdoor kunnen bestellingen overal worden opgenomen, zowel binnen in het restaurant als op het terras. Het voordeel van een cloudbased kassasysteem is dat alle apparaten met elkaar verbonden zijn en met elkaar communiceren. Het aanpassen van het vloerplan gebeurt in de cloud, waardoor het vloerplan op alle kassa’s tegelijk wordt aangepast.
Er is een standaard realtime integratie met de backoffice. Op ieder moment van de dag kan de ondernemer inloggen en de realtime data inzien. De dagrapportage geeft een beeld van hoe de zaken ervoor staan. De verkoop van alle medewerkers, de omzet, de winst en het aantal fooien per medewerker zijn hierin terug te vinden. Daarnaast zijn er rapportages die naar eigen wens kunnen worden ingesteld. Lightspeed werkt op basis van licenties.

Voor- en nadelen van smartphones en tablets

Het grootste voordeel van een smartphone of tablet met geïntegreerde kassa is dat er direct aan tafel een bestelling kan worden ingegeven. Er wordt geen gebruikgemaakt van papiertjes en er is geen sprake meer van vertraging, omdat de bestellingen nog naar de bar of de keuken moeten worden gebracht. Het brengt dus gemak, flexibiliteit en mobiliteit. De apparaten liggen prettig in de hand, zijn goedkoop in aanschaf en werken eenvoudig. Alle medewerkers weten hoe het werkt, omdat ze de apparatuur privé ook gebruiken.

Een smartphone of tablet kan in een aantal gevallen niet het volledige assortiment bevatten, wat een nadeel kan zijn. Ook is een tablet wat minder handzaam dan een mobiele bestelterminal. Bovendien zijn smartphones en tablets ontwikkeld om mee te bellen en te appen en niet voor gebruik in de horeca. Op een zonnig terras met zo’n 300 plaatsen functioneert het minder prettig, door weerkaatsend licht op het scherm en beperkte accuduur. Er zijn ook industriële smartphones en verstevigde tablets verkrijgbaar, die tegen een stootje of tegen vocht kunnen.

Met een telefoon of tablet als kassa ben je bovendien afhankelijk van een (draadloze) verbinding. Er zijn kassasystemen die doorwerken zonder internet, ook als de internetprovider een flinke storing heeft. Door ervoor te zorgen dat er naast de mobiele oplossingen een bekabelde kassa aanwezig is, ben je hoe dan ook verzekerd van stabiliteit in de zaak.

Micros biedt realtime inzicht

Het afrekensysteem Micros 3700 RES-systeem uit het assortiment van Van Hessen is geschikt voor gebruik op het terras. Het systeem beschikt over koppelingen met mobiele betaalterminals. Binnen het Micros RES 3700-systeem kunnen meerdere tafelplattegronden worden geconfigureerd. De tafelindeling is op ieder gewenst moment aan te passen.
Het beheer van rapportages kan realtime gebeuren, zowel op locatie als op afstand: van omzetgegevens tot voorraden en bestellijsten. Op locatie kan dit op de mobiele terminal worden ingezien. Als de ondernemer over een back office PC beschikt, kunnen de gegevens daarop ook worden bekeken. De gegevens kunnen desgewenst naar Excel worden geëxporteerd of via een PDF naar een e-mailadres worden verzonden. Micros RES is te koppelen met (externe) met boekhoudprogramma’s, reserveringssystemen en loyaliteitsprogramma’s.
Bij de kassasystemen zit een softwareonderhoudscontract voor de in gebruik zijnde modules. Ook krijgt de gebruiker gratis software updates.

Instant payment

Instant payment gaat over de snelheid waarmee de ondernemer het geld op zijn of haar rekening ontvangt. Het draait om betalingen
binnen online omgevingen en apps van banken. Voorheen zat er wachttijd van een werkdag tussen overboekingen bij verschillende banken, die wachttijd is hiermee verdwenen. Instant payment is geen vervanger van de pinautomaat. Ondernemers kunnen vooralsnog niet zonder pinautomaat, omdat een groot gedeelte van de transacties (tussen de 50% en 80%) via de pin plaatsvindt. Het betalen met de pinpas, al dan niet contactloos, blijft gewoon bestaan.
Instant payment biedt wel nieuwe mogelijkheden voor de horeca, zoals op bestelwebsites als bij bezorging en betaling aan de deur. Er hoeft niet meer te worden gewerkt met contant geld, want de consument kan betalen via de eigen smartphone. De bezorger ziet vervolgens meteen dat het geld is overgemaakt. De verwachting is dat er steeds nieuwe toepassingen van instant payment bijkomen. 

Val- en stoot-proof terminals

Het kassasysteem van Next to Food (NTF) is een systeem vol integraties en mogelijkheden. Het kassasysteem is een oplossing voor afrekenen, in de bar of keuken of voor het bezorgen. De apparatuur kan tegen een stootje (of een val) en is waterdicht. De inhoud kan naar wens worden aangepast. Een plattegrond van de zaak hoort standaard in het systeem en is aan te passen.
Voor het downloaden van managementinformatie is er een realtime backoffice. Naast de transacties op de kassa’s zijn er veel rapportages beschikbaar: van urenregistratie tot kloktijden en van producttotalen tot onregelmatigheden. Naast een backoffice via de pc is er een app beschikbaar voor het managementdashboard.
Het kassasysteem tis e koppelen aan het personeelsplanningsysteem. Dit is één programma voor roosteren, urenregistratie, geldstromen en personeelskosten. Er is bijvoorbeeld in terug te vinden wat de loonkosten in verhouding met de geplande en werkelijke omzet is, maar ook de productiviteit en inkoop is in te zien.
Het kassasysteem van NTF is cloudbased. Iedere ondernemer kan het abonnement naar zijn of haar behoefte inrichten met een of meerderen modules en/of onderhoudscontracten.

Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van Eijsink, Lightspeed, Van Hessen, Next to Food, CCV Nederland en EMS Pay.