‘Door ons dashboard baseer ik mijn keuzes niet alleen op gevoel’

Een splinternieuw pand, vijf mensen in dienst en een groeiend aantal klanten. Eigenaren Mark Elling en Jasmijn Plettenburg van De Ruiter Catering in Dordrecht stonden er financieel goed voor. Maar door de coronapandemie is het een uitdaging om dat zo te houden. Met behulp van gezond verstand en cijfers uit het dashboard van DRV Pro draaien de ondernemers aan de knoppen.
Delen:

‘Normaal gesproken verzorgen we de catering voor zakelijke bijeenkomsten. Denk aan vergaderingen met lunches, borrels, jubilea, dat soort dingen. Maar alles wat we deden bij bedrijven valt door de coronarichtlijnen bijna volledig weg. Óf ze organiseren niets meer, óf de gebouwen waar wij leverden zijn dicht. Dat zorgde alleen al in maart en april voor een omzetverlies van 95 procent’, vertelt Jasmijn.

‘Paniek was er eigenlijk nog niet direct. We zijn financieel een heel gezond bedrijf en hebben sowieso voor vier maanden geld op de bank staan. Dus we dachten eerst: ach, die paar weekjes lockdown, die kunnen we hebben. Maar toen het allemaal iets langer bleek te duren, werd dat natuurlijk een heel ander verhaal. We willen niet alles wat we hebben opgebouwd in één keer zien verdampen.’

Kosten besparen met behulp van het dashboard

‘Daarom zijn we gaan kijken waar we konden besparen. Welke uitgaven zijn op dit moment niet perse nodig? De inzichten uit het dashboard kwamen daarbij goed van pas. In percentages zagen we duidelijk waar de uitschieters zaten. Het abonnement op de tuinman en glazenwasser zetten we meteen om in afroepbasis. Privé verkochten we ons huis. Daar zat eigen geld in en dat kunnen we nu goed gebruiken om de rust in de toko te bewaren.’

‘Verder maakten we gebruik van de steunmaatregelen. Zoals de TOGS (Tegemoetkoming Ondernemers Getroffen Sectoren) en de NOW (Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkgelegenheid). Maar voor de lange termijn was dat allemaal niet genoeg. We besloten daarom de tijd die we nu opeens over hadden goed te benutten en rolden in vijf weken tijd een heel nieuw concept uit.’

Terugzien hoe een investering zich vertaalt in cijfers

‘Sinds kort bieden we eenpersoonsmaaltijden aan van een hoger niveau dan die in de supermarkt. Dat idee lag al zeker drie jaar op de plank, maar nu hadden we eindelijk de ruimte om ermee aan de slag te gaan. We bedachten maaltijden die zowel in de oven als in de magnetron opgewarmd kunnen worden, zochten duurzaam verpakkingsmateriaal en lieten een webshop maken.’

‘We hebben dus eerst geïnvesteerd en nu is het de vraag hoe zich dat gaat vertalen in de cijfers. Dat kunnen we via het dashboard van DRV Pro goed in de gaten houden. We zien hierin een overzicht van alle kosten en hoe die in verhouding staan tot de inkomsten. Dit kan zelfs specifiek per klant of product. En die cijfers kun je ook weer vergelijken met andere periodes. Bijvoorbeeld met dezelfde maand een jaar geleden.’

‘Dashboard bevestigt ons gevoel’

‘Het dashboard vertaalt alles wat er gebeurt in je bedrijf direct in percentages, concrete cijfers en grafieken. En dat maakt het, ook los van de coronacrisis, een waardevolle tool voor ons als ondernemer. Natuurlijk heb je in de gaten dat er verschuivingen plaatsvinden, maar dankzij het dashboard zitten die niet meer alleen in je hoofd. We maken onze beslissingen dus niet alleen op gevoel, maar vinden bevestiging in de cijfers. Of juist niet.’

Verrassingen

‘Soms kom ik ook wel eens voor verrassingen te staan. Dan zie ik in het dashboard dat er totaal andere producten in de top 5 beste verkopers te staan, dan ik had gedacht. Die gegevens gebruik ik om te bepalen waar ik een grotere omzet kan draaien. Nemen bij een bepaalde klant broodjes al 70 procent van de omzet in? Dan gaan we daar niet meer op groeien, dus dan zet ik juist in op buffetten.’

Cijfers zorgen voor draagvlak bij personeel

Extra fijn aan het dashboard in deze tijden, is dat het ons helpt om aan het personeel uit te leggen wat er speelt in het bedrijf. Door de informatie met ze te delen, kunnen we precies laten zien waar de verschillen zitten, zonder dat daar meteen bedragen aan gekoppeld zijn. Zo zorgen we dat er meer begrip ontstaat voor de beslissingen die Mark en ik nemen. We nemen onze medewerkers hier echt in mee.’

‘Tot slot hebben we – naast ons eigen gezonde verstand en het dashboard – ook erg veel aan het advies van onze accountant, Martin. We hebben nauw contact met hem en een hele fijne vertrouwensband. Zijn raad speelt een grote rol in de keuzes die we maken. We kunnen altijd rekenen op een eerlijke terugkoppeling op de ideeën die we aan hem voorleggen. Vaak luisteren we daarnaar.’

Dit is een partnerbijdrage van DRV. Bekijk hier een volledig overzicht van al hun partnerberichten.

Wilt u weten hoe u optimaal inzicht in uw bedrijf krijgt met behulp van een dashboard? Of wilt u geïnformeerde beslissingen maken op basis van actuele cijfers en belangrijke prestatie indicatoren? DRV Accountants & Adviseurs zoekt het graag samen met u uit. Ook kunnen ze u ondersteunen bij het inrichten van uw administratie en het maken van een dashboard op maat voor uw onderneming.