1. Stuur op basis van data
Als ondernemer heb je allerlei datastromen, van financiële cijfers tot omzetprestaties en efficiëntie van medewerkers. Die data is goud waard bij groei. Denk aan je tafelomloopsnelheid per locatie, winstmarges per product of betaalkosten die meestijgen met de omzet. Met overkoepelend inzicht kun je bijsturen. Welke gerechten worden het minst verkocht? Welke locatie presteert minder? Welke kosten lopen uit de hand? Met deze antwoorden word je veerkrachtiger en schaalbaarder.
Mits je deze data kunt omzetten naar strategische inzichten, bijvoorbeeld over locaties heen. Een voorbeeld: jouw data laat zien dat je gemiddelde tafelomloopsnelheid ‘s avonds achterblijft in vergelijking met benchmarks van vergelijkbare zaken. Dan kun je aan verschillende knoppen draaien. Van je serviceflow optimaliseren door voorgerechten te serveren die sneller op tafel kunnen, gangen beter op elkaar afstemmen en lunchmenu’s meer promoten, tot meer ervaren personeel inplannen tijdens piekuren zodat tafels sneller om kunnen.
Met stevige concurrentie zijn het deze kleine verbeteringen die het verschil tussen winst of verlies bepalen. Je stuurt niet meer op gevoel of aannames, maar op feiten. En daarmee ben je beter in staat om het concept en de kwaliteit die je wil neerzetten over meerdere locaties te bewaken.
2. Leg de cashflow onder het vergrootglas
Een andere belangrijke administratieve pijler voor groei, is inzicht hebben in je cashflow. Niet het meest aantrekkelijke onderwerp, maar juist daarom is het belangrijk. Veel ondernemers kijken vooral naar hun winst op papier. Daarmee vergeten ze in de gaten te houden wanneer geld daadwerkelijk binnenkomt en er uitgaat. Je resultatenrekening kan er mooi uitzien, maar ondertussen loop je risico dat je bankrekening leegloopt door openstaande facturen, vertraagde betalingen of te grote voorraden.
Wat dit vaak ingewikkeld maakt, is dat veel horecabedrijven met losse systemen werken. Financiële data staat verspreid, waardoor een totaalbeeld ontbreekt of altijd handmatig gemaakt moet worden. Juist bij groei wordt het urgenter om hier inzicht in te hebben. Groei vraagt om investeringen: inrichten, extra personeel, voorraad, apparatuur. Kosten die je vooraf moet dragen, terwijl extra omzet pas later zichtbaar is. Denk aan betalingen van boekingsplatforms of cateringopdrachten die vijftien tot dertig dagen later binnenkomen.
Met doorgaans dunne marges en weinig buffer, kan een tegenslag zoals een kapotte koeling grote gevolgen hebben. Zorg dus dat je realtime inzicht hebt in je cashflow en denk ook vooruit, bijvoorbeeld over mogelijkheden rondom voorschotten bij tegenvallers.
3. Zorg voor back-ups
Met één locatie kun je zelf bijspringen als er onverwachte dingen gebeuren of gaten vallen. Hoe meer je groeit, hoe moeilijker dat wordt. Tegelijkertijd groeit de kans op onverwachte situaties naarmate je groeit. De afgelopen tijd zagen we stroom- of internetstoringen vaak genoeg in het nieuws voorbijkomen, wat grote gevolgen kan hebben voor je betalingen en kassasysteem. Maar ook leveranciers of personeel kunnen uitvallen.
Net zoals de overheid oproept om een noodpakket in huis te halen, is het net zo essentieel dat je onderneming voorbereid is op scenario’s zoals stroomuitval. Je hoeft deze scenario’s niet tot in de puntjes uit te werken, maar denk er wel over na. Als iets kritisch uitvalt, wat dan? Zorg voor alternatieven. Bijvoorbeeld een kassasysteem dat offline blijft doorwerken, of de mogelijkheid om directe bankoverschrijvingen te doen als je betalingssysteem een tijdelijke storing heeft. Of regel reserveleveranciers voor jouw cruciale ingrediënten en oproepkrachten die snel kunnen bijspringen om personeelsgaten op te vullen. Jouw systemen en werkwijzen moeten met je mee schalen als je groeit. Zo voorkom je dat uitval een domino-effect heeft.
4. Trainen, analyseren, bijsturen
Administratie zal voor de meeste horecaondernemers nooit het meest inspirerende deel van ondernemen worden. Maar zeker als je van plan bent om het komende jaar te groeien, is een goede administratieve basis de sleutel tot grip en controle. Hoe groot je ook wordt, de basis blijft inzicht, controle en een plan b. Ik vergelijk succes in de horeca daarom altijd met topsport. Alleen degenen die trainen, analyseren en bijsturen, schoppen het ver.
André van Rijswijk, Technical Program Manager Financial Services bij Lightspeed
