Een analyse van Nederlandse eventaanvragen door Constell over 2024, 2025 en 2026 laat zien dat het ritme van online gasten behoorlijk verschilt van het werkritme binnen een locatie. ‘Van alle online aanvragen komt ruim 34% na 18.00 uur binnen’, zegt Jorn Docter, eigenaar van Constell. ‘Zaterdag en zondag zijn samen goed voor meer dan 25% van de online aanvragen. Het weekend is voor de gast dus allesbehalve stil. Vooral bij bruiloften is dat zichtbaar. Daar komt 40% van de online aanvragen na 18.00 uur binnen en ligt het piekmoment rond 20.00 uur.’

Eigenlijk is dat ook heel logisch. Het is precies het moment waarop een bruidspaar samen op de bank zit en eindelijk tijd heeft om locaties te bekijken. Maar het is óók het moment waarop veel salesafdelingen gesloten zijn.

Opvolging en conversie

‘Dat verschil zien we terug in de opvolging’, benadrukt Docter. ‘Van de gemeten offertes wordt 86,5% tussen 09.00 en 18.00 uur verstuurd. Na 20.00 uur gebeurt er vrijwel niets meer. Van de online aanvragen die 's ochtends binnenkomen, wordt 42% binnen vier uur beantwoord. 's Avonds is dat slechts 1,5%. Een aanvraag op zaterdag heeft een gemiddelde responstijd van 34,6 uur, tegenover 14,8 uur op dinsdag.’

Nog interessanter wordt het wanneer daar conversie naast wordt gelegd, volgens Docter. Een online aanvraag in de ochtend resulteert in 14,4% van de gevallen in een boeking. In de avond is dat 8,0%. Zaterdag- en zondagaanvragen converteren met respectievelijk 7,8% en 8,9% eveneens lager dan aanvragen op de beste doordeweekse momenten.

Betekent dit dat langzaam reageren automatisch zorgt voor minder boekingen? ‘Nee, dat kan niet uit deze data geconcludeerd worden’, legt Docter uit. ‘Iemand die 's avonds vanaf de bank vijf offertes aanvraagt, kan bijvoorbeeld vrijblijvender zijn dan iemand die tijdens werktijd gericht een zakelijke aanvraag doet. Maar de combinatie is wel opvallend: juist wanneer veel online gasten actief zijn, reageert de branche het langzaamst en ligt de gemeten conversie lager.’

Automatisch antwoord is nog geen gastvrijheid

Natuurlijk kan een autoresponder om 20.16 uur laten weten: Bedankt voor je aanvraag. We nemen zo snel mogelijk contact met je op. Maar daarmee heeft de gast nog steeds geen antwoord.

‘Hier wordt het verschil tussen traditionele automatisering en Agentic AI interessant’, gaat Docter verder. ‘Agentic AI is AI die niet alleen informatie geeft, maar binnen vooraf bepaalde regels zelfstandig taken kan uitvoeren. Voor een eventlocatie betekent dat bijvoorbeeld dat software een aanvraag kan interpreteren, rekening houdt met datum, groepsgrootte en eventtype, beschikbaarheid controleert en op basis daarvan een passend voorstel voorbereidt. De locatie bepaalt de voorwaarden en houdt de regie. De software doet het repeterende werk.’

En daar komt nog iets bij: ‘Een Agentic systeem kan steeds meer context meenemen uit de enorme hoeveelheid data die binnen een eventlocatie beschikbaar is. Welke aanvragen kwamen eerder binnen? Welke offertes werden aangepast? Wat werd uiteindelijk geboekt? Welke arrangementen passen bij welk type event en op welke momenten is actie relevant? Daardoor kan een agent steeds preciezer bepalen welke actie op welk moment nodig is.’

Docter omschrijft het als een digitale sales director die al je eerdere aanvragen, offertes en events kent, nooit vergeet wat er is gebeurd en die kennis continu kan gebruiken om slimmer te handelen. Zo kun je volgens hem niet zomaar sneller reageren, maar ook steeds relevanter reageren, met als doel de kans op conversie te vergroten.

Eventsoftware als digitaal teamlid

Daarmee verandert ook de rol van een Event Management System. Waar traditionele eventsoftware volgens Docter vooral helpt bij het beheren van aanvragen, offertes, planning en operatie, kan een Agentic EMS steeds meer onderdeel worden van het salesteam.

Constell ontwikkelt event management software vanuit precies die gedachte: niet alleen informatie opslaan en processen automatiseren, maar zelfstandig werk uitvoeren op momenten waarop dat voor de gast relevant is.

‘Dat betekent niet minder persoonlijk contact’, zegt Docter. ‘Integendeel. Als een eventmanager minder tijd kwijt is aan gegevens overnemen, prijzen samenstellen, beschikbaarheid controleren en offertes opmaken, blijft er juist méér tijd over voor het onderdeel waarin mensen het verschil maken: luisteren, adviseren en een gast het gevoel geven dat er echt met hem wordt meegedacht.’

‘En misschien is dát wel de belangrijkste verandering die Agentic AI naar de eventbranche brengt’, besluit Docter. ‘De vraag bij nieuwe eventsoftware wordt dan niet langer alleen: “Wat kan het systeem?” Maar steeds vaker: “Wat heeft het systeem al voor mijn gast gedaan voordat mijn eventmanager maandagochtend inlogt?” Je hoeft als locatie dus niet 24/7 te werken om wel 24/7 gastvrij en commercieel actief te kunnen zijn.’

Dit artikel is gesponsord door Constell.