Stappenplan voor succesvolle scenario’s in de horeca

Elke verandering, hoe klein ook, kan een grote impact hebben op uw horecaonderneming. Het is daarom belangrijk de ontwikkelingen rondom uw bedrijf op de voet te volgen. En zelfs wat vooruit te kijken. Zo voorkomt u verrassingen en kunt u tijdig inspelen op de toekomst. Via scenarioplanning brengt u aannemelijke scenario’s in kaart en bekijkt u vervolgens welke consequenties deze scenario’s hebben. In dit artikel vertellen we u waarom vooruitkijken juist nu zo belangrijk is, hoe u dat doet en waar u daarbij op moet letten.
Delen:

Vooruitkijken in de coronacrisis

Veel horecaondernemers zijn en worden hard geraakt door de gevolgen van het coronavirus. Het is nog niet duidelijk hoelang de situatie gaat duren en wat de economische gevolgen zijn voor de korte én lange termijn. Is het bijvoorbeeld rendabel om een kleine omzet te draaien of is het beter om de deuren (deels) nog even gesloten te houden en gebruik te maken van de steunmaatregelen? Wat doet de NOW-regeling nu voor het resultaat? En wat betekent de uitstelregeling van de belastingbetaling voor uw huidige kosten? Het zijn zo maar een paar vragen die veel horecaondernemers bezighouden. En die beantwoord kunnen worden met behulp van scenarioplanning. Veel ondernemers kijken daarbij momenteel vooral naar de gevolgen voor de korte termijn.

Een scenario is geen voorspelling van de toekomst, maar geeft wel inzicht

Maar het is juist belangrijk om te kijken naar het rendement en de risico’s voor de langere termijn. Want uitstel van betaling bijvoorbeeld is voor nu handig, maar zorgt op een later moment natuurlijk voor een grotere betalingsverplichting. Welke ingrepen moet u nu doen om weer rendement te maken en de reserves aan te vullen? Het is belangrijk om met meerdere scenario’s rekening te houden en deze goed door te rekenen. Daarnaast is het belangrijk om uw liquiditeitsbehoefte voor nu en de langere termijn in kaart te brengen. Scenarioplanning kan u helpen een eerste stap in die richting te zetten. Door actief scenario’s uit te werken kunt u uw organisatie beter voorbereiden op een onzekere toekomst.

Let wel: een scenario is geen voorspelling van de toekomst, maar geeft wel inzicht in de gevolgen van mogelijke toekomstige gebeurtenissen.

Hoe maakt u realistische scenario’s?

Voor het maken van bijvoorbeeld een best case-, normal case en worst case scenario is het handig om te werken met een goede scenarioplanningstool. De basis van zo’n tool is uw huidige online-administratie. Zo kunt u de te verwachten inkomsten en kosten inschatten op basis van uw cijfers van het jaar óf meerdere jaren ervoor. Ook wilt u kunnen schuiven met de verwachte omzet, de vaste- en de variabele kosten. En vergelijkingen maken op basis van specifieke beslissingen. Wat zijn bijvoorbeeld de financiële gevolgen over een langere periode van het moeten ontslaan van uw gehele personeelsbestand? En wat zijn de gevolgen bij het ontslaan van twee van uw medewerkers?

Door steeds aan de knoppen te kunnen draaien en direct het resultaat te zien, bespaart u uzelf veel tijd. En zorgt u dat u ook daadwerkelijk vaker vooruitkijkt en uw progressie in de gaten houdt. En dat zorgt voor meer structuur, een richtpunt en houvast voor uw onderneming.

Stappenplan voor het maken van scenario’s

In de scenariotool start u met het reguliere scenario: de financiële cijfers uit voorgaande boekjaren. Vanuit die cijfers beginnen we aan het stappenplan.

Stap 1: het aanbrengen van correcties die nu voor uw onderneming van toepassing zijn.

De volgende correcties zijn daarbij voor u als horecaondernemer het belangrijkste:

  • Daling omzet en brutomarge door sluiting.
  • Wat wordt de omzet op basis van een maximaal aantal gasten?
  • Welke omzet en brutomarge kan ik behalen in de komende maanden?
  • Welke extra kosten zijn nodig om de geplande exploitatie te kunnen draaien?
  • Wat zijn de kosten die de nieuwe/verschillende omzetstromen met zich meebrengen?

Stap 2: impact van steunmaatregelen?

Wanneer u deze gegevens heeft verwerkt in het reguliere scenario komt u tot een nieuw resultaat voor de komende maanden. Vervolgens kunt u de overheidsmaatregelen gaan toevoegen. Voor de horeca zijn de belangrijkste maatregelen:

  • De vergoeding in het kader van NOW I en NOW II en waarschijnlijk ook NOW III
  • De TOGS-regeling
  • Uitstel van belastingbetaling
  • TvL-regeling

Stap 3: besparingen en inkomstenbronnen

In het aangepaste scenario kunt u dan nog besparingen of extra inkomstenbronnen gaan toevoegen. Hierbij kunt u denken aan:

  • Bezorgen/afhalen of andere alternatieve inkomstenbronnen.
  • Lagere personeelskosten (door o.a. minder gasten, vraag en aanbod, te maken efficiencyslagen (QR-bestellen en afrekenen).
  • Uitstellen van investeringen en andere minder noodzakelijke uitgaven.

Stap 4: maak verschillende scenario’s

Op basis van het reguliere scenario in stap 1, kunt u met de bovenstaande stappen een best case-, normal case en worst case scenario maken. Ook kunt u nagaan of er in bepaalde gevallen bijvoorbeeld nog een externe financiering noodzakelijk is. En dat u die scenario’s al heeft gemaakt is dan extra handig. Ook de financier wil graag prognoses om de risico’s in te schatten. Wanneer u deze al heeft scheelt dat tijd . Als u hier ook nog rekening houdt met de marktverwachtingen van financiers dan komt u nog betrouwbaarder over. Als horecaspecialist willen wij u hier graag bij ondersteunen.

Stap 5: monitor uw resultaat aan de hand van uw scenario’s
Na het maken van de verschillende scenario’s is het belangrijk dat u uw prestaties continu monitort. Gaat alles volgens verwachting, of dreigt u toch af te zakken richting het worst case scenario? Welke stappen kunt u dan nemen om uw bedrijf weer op koers te krijgen. Door goed te kijken naar uw reguliere dashboard met actuele cijfers weet u precies waar het goed gaat en waar het beter kan.

Uiteraard helpen de horecaspecialisten van DRV Accountants & Adviseurs u graag met de inrichting van uw dashboard en het opstellen en bewaken van prognoses. En geven ze proactief advies op basis van de ontwikkelingen in uw cijfers en uw sector!

Dit is een partnerbijdrage van DRV. Bekijk hier een volledig overzicht van al hun partnerberichten.