Carl Jacobs: '91% automatiseert back-of-house. Wat doe je eerst?'

Een horecabedrijf zonder een ePOS- of onlinebestelsysteem; je kan het je haast niet meer voorstellen. Zonder die systemen zouden de data om op te sturen, verborgen zitten in excelletjes verspreid over het hele bedrijf. Totaal onwerkbaar. Gek genoeg is dat vaak wél de situatie aan de achterkant. De back-of-house van veel horecabedrijven is een digitale woestijn.
Delen:
Je kan pas optimaliseren voor groei als je de back-of-house-processen helder in beeld hebt.

Zelfs in ondernemingen met meerdere vestigingen maken spreadsheets en e-mail nog steeds de dienst uit. Het zet een rem op de groei.  Maar daar komt verandering in. In het ‘Future of restaurants’ rapport voorspelt Square dat 91% van de restaurants in 2021 zou investeren in één of andere vorm van automatisatie van de back-of-house, of dat minstens van plan is.

Jumbo wil realtime inzicht

Dat digitalisatie in de horeca een hoge vlucht zou nemen viel te voorspellen. Kijk naar verwante sectoren en je ziet dat datagedreven beheer de norm is. De supplychainmanager van Jumbo holt niet met een klembord door het magazijn om de blikken tomatensaus te tellen. Daarvoor is bevoorrading te belangrijk. Retailbedrijven hebben realtime inzicht nodig in de voorraad van hun winkels. Dankzij digitalisatie kunnen ze de pieken en dalen beter managen, en verliezen vermijden.

8.400.000 euro per jaar

In een branche waarin de marges soms flinterdun zijn, kan dat het verschil betekenen tussen ‘ruimte om te groeien’ en ‘het water aan de lippen’. Foodservice-vestigingen die te weinig inkopen moeten klanten teleurstellen. Kopen ze te veel in dan stijgt de foodcost (en de ecologische voetafdruk), terwijl de marges krimpen.

Uiteindelijk gaan digitalisatie en automatisatie over inzicht en controle

Horeca kon dus niet achterblijven. De impact op de bottomline is simpelweg te groot. Pieter Wellens, chief technology officer van F&B management platform Apicbase, vertelt: “Een van onze klanten beheert 20 locaties. Ze kopen gemiddeld voor 35.000 euro per maand in per locatie. Dat is 8.400.000 euro per jaar. Dat zijn geen bedragen die je in een excelletje beheert, toch? Ze gebruiken onze software om de hele cyclus op te volgen, én verbeteren—menu-ontwikkeling, foodcostbeheer, voorraadbeheer en inkoop.”

Theoretische ≠ werkelijke marge

Uiteindelijk gaan digitalisatie en automatisatie over inzicht en controle. Het gaat over weten. Terwijl, we aan de voorkant perfect weten wie wat besteld heeft, weten we aan de achterkant enkel bij benadering wat die bestelling gekost heeft. De maandelijkse P&L geeft wel aan dat er winst is, maar niet of de winst hoger had kúnnen zijn. Je weet niet of de theoretische marge die je berekende voor dat gerecht, ook effectief gehaald werd.

“De chief quality officer van een fastcasualketen vertelde me ooit het volgende”, vult Carl Jacobs, CEO van Apicbase, aan. “Hij zei: Vorig jaar ging 100.000 euro aan f&b in rook op. Ik weet niet wat ermee gebeurd is. We maken alles vers. Op het einde van de dag moeten we dingen wegsmijten, maar verklaart die waste zo’n bedrag? Of is het overportionering? Is het diefstal? Ik weet het niet, maar ik wíl het weten.”

Voor wie wil schalen

Als het water in de rivier hoog staat, dan kijkt niemand naar de troep onder het wateroppervlak die het vlot doorstromen verhindert. Tot het misloopt. Dan laat net die kennis toe om snel te schakelen en de cijfers weer op het droge te trekken. Die wil groeien moet niet alleen de inkomsten kennen, maar ook heel nauwkeurig weten wat er achter de schermen uitgegeven wordt. Alleen dan krijg je zicht op de processen die aan winst of verlies voorafgaan. En pas dan kan je beginnen optimaliseren voor groei.

Het kleine schaaltje bij de drankjes kostte het bedrijf jaarlijks 12.000 euro

In een interview vertelt Peter De Clerck van Antwerp Boulevard, een horecagroep met vier grote vestigingen, dat hij ooit de berekening maakte van de gratis borrelnootjes. Wat bleek: het kleine schaaltje bij de drankjes kostte het bedrijf jaarlijks 12.000 euro. Gedaan dus met gratis borrelnootjes. Bijkomend voordeel: de verkoop van chips en hapjes ging de hoogte in.

Sturen op data—waar begin ik?

Digitalisatie van de back-of-house begint bij een centrale database voor je recepturen. Dat is het belangrijkste. Je automatiseert de KPI-calculaties en medewerkers in nieuwe vestigingen krijgen meteen toegang tot bereidingswijzen, ingrediënten en kostprijsberekeningen. Je kan dus sneller schalen. Nieuwe medewerkers zijn sneller ingewerkt, zonder het bestaande personeel nodeloos te belasten.

Aan de ingrediënten link je vervolgens je leveranciers. Zo kan elke locatie vanuit het systeem bestellen. Nadien koppel je ook het ePOS-systeem zodat de voorraad automatisch bijgewerkt wordt. Je weet nu exact wie wat wanneer bestelt en waarom. Ten slotte start je ook de productiemodule. Zo krijg je de hele productie- en bevoorradingsketen in beeld. Je stuurt nu op de werkelijke kengetallen en niet meer op trage rekenbladen.

Enkel voor McDonalds

Vroeger was zo’n oplossing enkel weggelegd voor McDonalds en aanverwanten. Zij hadden de middelen om zelf complexe software te ontwikkelen. Vandaag zijn er SaaS-bedrijven (Software as a Service) uit eigen land die een even krachtige tool aanbieden voor een fractie van de prijs en met een opzegbare abonnementsformule.

Dit artikel is gesponsord door ApicBase.