Als operationeel manager zorg je ervoor dat collega’s op de vloer kunnen draaien. In het geval van Iris Graas van Restaurant de Vogelensangh betekent dit het calculeren van gerechten, afspraken maken met leveranciers, bijhouden van bestellijsten, een stukje HR, financiële administratie en sturen op inkoop- en verkoopcijfers. Van alles wat, en altijd met de gedachten om de ultieme gastbeleving te verbeteren. Duidelijk inzicht en structuur zijn daarom belangrijk om het overzicht te bewaken.
Alles via één app
Voorheen werd er besteld via verschillende websites. ‘Dat werkte best omslachtig’. Bas Paulus, eigenaar van de Vogelensangh, kreeg inOne getipt door zijn zwager. ‘We merkten al snel dat inOne het bestellen versimpelt. We bestellen bijvoorbeeld ook bij veel lokale ondernemers. Als die nog niet met inOne werken, voegen we die kleinere assortimenten zelf makkelijk toe. In plaats van bestellen via verschillende websites, werkt dat nu allemaal via één app.’
Controle over bestellingen
Ongeveer twee keer per jaar maakt Graas samen met de chef een nieuwe menukaart. Er volgen gesprekken met leveranciers over nieuwe producten op de kaart en er worden prijsafspraken gemaakt. ‘Deze producten zet ik op een bestellijst en zo weten collega’s precies wat zij moeten bestellen.’
‘Je hebt bijvoorbeeld honderden verschillende kazen en er zit vaak verschil in producten per kilo of stuk. Het product dat is overlegd met de leverancier, dat moet in de bestellijst komen. Voor chefs biedt dat structuur en duidelijkheid. Door inzicht in de bestellijsten en wanneer elke leverancier levert, kan elke chef makkelijk bestellen. We hebben een vriezer-, koelcel-, keuken- en bedieningslijst zodat je alleen hoeft te kijken wat er nodig is en je de lijsten kunt afgaan.’
Als er wordt doorgegeven dat een product niet leverbaar is, overlegt Graas dit met haar leverancier en is zij degene die dit direct aanpast op de bestellijst. ‘Zo ben ik op de hoogte van wat er precies gebeurt en bewaak ik het overzicht.’
Altijd op elke plek bestellen
‘Elke chef heeft zijn eigen login. Ze vinden het fijn om vanaf hun eigen telefoon te kunnen bestellen. Het komt weleens voor dat er nog besteld moet worden voor een partij, terwijl een kok vrij is. Die kan dat dan regelen vanaf de bank in de app, zonder allemaal websites te bezoeken waar hij thuis niet in kan.’
Het is even een werkje, maar als het is ingericht, haal je er veel voordeel uit. Als het eenmaal staat, is het fantastisch”
Centraal teambeheer
Een ander voordeel dat Graas ervaart, is het kunnen beheren van het team. ‘Als er een nieuwe collega is die toegang nodig heeft om te bestellen, voeg ik die zo toe. En als iemand uit dienst gaat, haal ik die er weer uit. Dan hebben ze gewoon geen toegang meer, in plaats van dat ik de wachtwoorden moet aanpassen. Dat is gewoon heel handig.’
Realtime inzicht in marges
‘Bij het bedenken van de nieuwe menukaart vragen we ons eerst af: hoe kunnen we onze gasten verrassen. We kijken naar trends en vernieuwingen, maar ook naar: wat is haalbaar?’
Hiervoor kijken ze naar de best presterende gerechten en maken ze nu nog gebruik van Excelsheets met veel tabbladen. Twee keer per jaar wordt het document aangepast en kijkt Graas of de verhouding nog klopt.
‘Sommige gerechten veranderen niet en staan standaard op de kaart. Zoals biefstuk en saté. Vervolgens voeg ik de nieuwe gerechten toe aan het Exceldocument. Inclusief de producten, grammages en prijzen. Zo krijg ik inzicht in de kostprijs van een gerecht. Ik weet dat dit makkelijker kan en dat is ook de reden dat ik inOne ga inrichten. Ik zou willen dat ik direct het inzicht heb wanneer er een prijs verandert. Al hebben we geen schokkende prijsverhogingen gehad, alles bij elkaar kan dat toch best een groot verschil maken. Als ik dan een melding krijg, kan ik direct contact opnemen met mijn leverancier, zodat we meteen samen kunnen kijken naar alternatieven in plaats van achteraf.’
Direct inzicht in voorraadwaarde
‘De voorraad tellen we één keer per jaar voor de boekhouding. Die eindejaarstelling doen we nu op papier, door achter de producten aantallen in te vullen. Een beetje houtje-touwtje. Daarom heb ik de wens om weer stocklijsten te gaan maken in inOne. Dan heb je gelijk de waarde en alles wat je nodig hebt eraan hangen. Dat is een stukje inrichting en kost tijd, maar als je het eenmaal hebt ingericht, ben je gewoon klaar natuurlijk.’
Het plan is om echt aan de slag te gaan met het inrichten van menukaarten en stocklijsten in inOne. ‘In oktober wordt het weer wat rustiger, dan ga ik het project starten. Het is even een werkje, maar als het is ingericht, haal je er veel voordeel uit. Als het eenmaal staat, is het fantastisch.’
Structuur en duidelijkheid
Op de vraag wat je mist als je een restaurant runt en geen gebruikmaakt van een oplossing als inOne, antwoordt Graas: ‘Structuur en duidelijkheid’.
‘Waarom ik het zou aanbevelen, is omdat het gewoon zoveel rust geeft in het bestelproces. Het geeft zoveel duidelijkheid, zeker als je als eigenaar niet zelf op de vloer staat, maar wel de dingen bedenkt en de afspraken maakt met de leveranciers. Je moet dat op de een of andere manier kunnen vertalen naar de medewerkers en leidinggevenden die het uitvoeren. Om dat mondeling te regelen is best veel werk. Op deze manier richt je het in, neem je het met ze door en is het geregeld. Zo zit je nog meer bovenop de wagen, en weet je zeker dat waar je dagelijks mee bezig bent, gewoon goed is.'
Dit artikel is gesponsord door inOne.
