– Sponsored content Index Hospitality Systems –
‘Vier jaar geleden waren we op zoek naar een nieuw kassasysteem dat aansloot bij het beoogde serviceniveau. We kwamen uit bij Index Hospitality Systems, omdat zij onder andere Time is Money (TIM) aanbieden: de marktleider in handhelds dat werkt op de iPod en iPad’, begint Victor Schuwer (Koeien & Kaas, Alphen aan den Rijn) zijn verhaal. ‘Sindsdien is Index een partner geworden en zijn we continu met elkaar in gesprek. Begin 2016 bleek dat hun nieuwste product, Annoncer, ook voor ons erg geschikt was.’
Digitaal spiekbriefje haalt stress uit keuken
Gedigitaliseerd keukenproces Annoncer is dé managementtool voor de keuken. Het digitaliseert het keukenproces, maar verandert het systeem op zich niet. ‘Het haalt wél de stress uit de keuken’, zegt Arthur Leliveld van Index Hospitality Systems. De bediening neemt aan tafel de bestelling op en voert deze in op een iPod met de TIM-app. Met één druk op de knop wordt alle informatie naar de keuken verstuurd. Leliveld: ‘Dankzij dit optimalisatieproces is de informatie overal tegelijkertijd. Op het moment dat er op tafel een gerecht of allergie wordt aangetikt, is dit ook bekend bij de achterste chef de partie.’
Annoncer is een spiekbriefje voor de keuken. De chef kan op het scherm zien wat er in het restaurant gebeurt, maar ook wat er nog gaat komen. ‘Zo kan hij de mise en place optimaal voorbereiden, weet hij bij welke tafel het hoofdgerecht nog niet is uitgevraagd en of er allergieën zijn bij gasten’, somt Leliveld op. ‘Annoncer ondersteunt vakmensen in de keuken met een goed systeem.’ Schuwer vult aan: ‘Koks houden eigenlijk niet van verandering, maar Annoncer bewijst zichzelf snel. Er komt meer tijd vrij om aandacht te schenken aan de producten en de kwaliteit.’
Verantwoordelijkheid niet meer bij één persoon
Transparantie ‘Vroeger was sprake van discussies tussen de witte en de zwarte brigade. De één gaf de ander de schuld als het niet lekker liep en andersom’, vervolgt Leliveld. ‘Met Annoncer is het proces transparant. Als serveerster kun je bij de chef aangeven dat je een kwartier geleden een order hebt uitgegeven en dat die niet wordt opgepakt, anderzijds kan de chef tegen de bediening zeggen ‘zou je niet eens een kijkje nemen bij die tafel, zij zitten al 20 minuten aan het voorgerecht en ik wil wel aan de slag met het hoofdgerecht’.’
Ook in het geval van uitzonderingen of allergieën werkt Annoncer bijzonder goed: het verkleint de kans op fouten. ‘Op het moment dat een gast aan een bon wordt gekoppeld en de bediening weet dat de heer op positie 3 een pinda-allergie heeft, wordt dat in het systeem gezet. Het gaat met de gerechten mee naar alle parties. Het is erg prettig dat de verantwoordelijkheid om correct te handelen niet meer neerkomt op één persoon’, zegt Leliveld.
Alles staat op het scherm
‘Daarnaast kan de bediening aangeven dat er iemand van tafel is gaan roken of naar het toilet is’, noemt Schuwer nog een voordeel. ‘Dit voorkomt dat er volle borden naar een tafel gaan waarvan de bezetting niet compleet is. Je wilt immers niet nóg een keer lopen en een groep gasten wil natuurlijk graag samen eten, daarvoor komen ze ten slotte.’
Vooral op drukke avonden is het prettig werken met Annoncer. ‘Dan is het fijn dat er rust is, omdat alles op het scherm staat’, aldus Schuwer. ‘Het brengt écht rust in de keuken.’
Operational lease
Om te kunnen werken met de kassa, TIM, klantenkaarten en Annoncer was een flinke investering nodig in hardware, zoals beeldschermen, wifi-aansluitingen en de iPod’s voor de bediening. ‘In totaal moesten we hier denken aan een investering van 40.000 euro’, zegt Schuwer. ‘Bovendien willen we graag met de snelle innovaties van de techniek meekunnen. Daarnaast wilden we geen concessies doen aan de kwaliteit van de automatisering en ons concept. Het was al snel duidelijk dat leasen de beste optie was.’
Index Hospitality Systems is partner van Computer Lease Nederland (CLN). Bij CLN is het mogelijk om IT-, AV- en LED-oplossingen te leasen en sinds de samenwerking met Index Hospitality Systems vindt CLN haar weg in de horeca-automatisering. Steven van Raffe van CLN: ‘We kijken naar de plannen van de onderneming, het advies van de betrokken leveranciers, met welk doel de investering wordt gedaan en waar de ondernemer over enkele jaren denkt te staan. Zo kunnen we gericht een aanbieding maken.’
CLN investeert mee
In het geval van Koeien & Kaas heeft CLN mee-geïnvesteerd in het automatiseringsproject. ‘Hier bleken budget en het mee kunnen met de nieuwste technologie belangrijke punten. Zo weten wij dat een deel van de apparatuur aan het einde van de looptijd wellicht wordt teruggeleverd. Op deze manier geniet Victor van de gewenste flexibiliteit en een scherp leasetarief, terwijl de factuur van betrokken leveranciers gewoon wordt voldaan.’
Voor Schuwer was het grootste voordeel dat de aanschaf van het systeem niet ineens een flink gat sloeg in het budget. ‘Nu hebben we gewoon maandelijkse kosten, die we eenvoudig kunnen budgetteren. We weten waar we aan toe zijn en kunnen de rest van ons geld gebruiken voor wat we het belangrijkst vinden: gasten blij maken met goed eten en uitstekende service.’
