Sako Hopstaken, nu 2,5 jaar CEO, heeft de dagelijkse leiding samen met partner Frank, die de franchise bestiert. Hopstaken vertelt dat het een sport is die je met zijn tweeën moet beoefenen: ‘Als coach van een goed voetbalelftal moet je er ook hulp bij hebben. Pas dan kan je processen opnieuw inrichten en vernieuwing teweegbrengen. We zijn begonnen met het stroomlijnen van het bestelproces. Vervolgens werkten we aan meer inzicht in alles rondom calculaties en allergeneninformatie.’

Eén app voor alle bestellingen

Voordat Hopstaken bij Sushi Time begon, werd er al wel besteld via de inOne app, maar door de centrale beheermogelijkheden met de Management Tool is het nog gebruiksvriendelijker en overzichtelijker om bij echt alle leveranciers te bestellen via één app. Eén plek waar je alle bestellingen plaatst bij verschillende leveranciers, is een verademing voor een chef. Hopstaken herinnert zich eigenlijk niet eens meer goed hoe de inrichting bij Sushi Time verliep: ‘Omdat het werken met inOne mij zo makkelijk afgaat.’

Hopstaken werkt al jaren met inOne en was één van de eersten die aan de slag ging met de Management Tool. Hij gaf in die tijd feedback om verbeteringen door te voeren. Op de vraag hoe hij het overzicht hield over alle bestellingen voordat hij de Management Tool gebruikte, moet hij heel diep graven. ‘Het overzicht bewaken, was centraal niet te doen. Bestellingen werden telefonisch, per mail of zelfs nog via fax geplaatst door verschillende chefs en souschefs. Achteraf vroeg je artikelafnames op bij leveranciers. Nu is dat anders, door direct inzicht in alle bestellingen, leveranciers en bestellijsten die je bijhoudt op één plek.’

Calculeren in een handomdraai

Eerder gebeurde er dus niet veel met de besteldata. ‘Er werd besteld en klaar’, beschrijft Hopstaken. ‘Met uitgebreide Excel-sheets vol formules werd er gecalculeerd. Hetzelfde idee als de tool die we nu gebruiken, maar er hoefde maar één fout in te zitten en het kostte veel werk om dat recht te zetten. Zit de fout in een stuk paprika, die weer is verwerkt in de saus? Kom daar maar eens achter.' De lijsten moesten elke maand worden bijgewerkt. Een foutgevoelige en tijdrovende klus. Die inrichting had een nieuwe aanpak nodig.

Het calculeren van recepten en gerechten gebeurt nu met de Hospitality Tools van inOne. Een eerste stap is alle ingrediënten aanmaken en zorgen dat alle allergenen die hieraan hangen, kloppen. Een volgende stap is het bouwen van de halffabricaten en zo geef je uiteindelijk een receptuur vorm.

‘Zo krijgen we inzicht in marges, kunnen we veel beter inzoomen en kun je eenvoudig de verkoopprijs bepalen’, legt Hopstaken uit. ‘Door wijzigingen die automatisch worden doorgevoerd, besparen we tijd. Elk ingrediënt dat je aanmaakt, kun je steeds weer gebruiken voor een ander recept. Gekookte of gezuurde rijst gebruiken we bijvoorbeeld in meerdere recepturen. Zo werken we steeds sneller en eenvoudiger. Maar het scheelt vooral een hoop frustratie. Dat je weet dat wat je doet, correct is. Dat is heel fijn.’

Alle allergeneninformatie op één plek

Wat nog meer correct moet zijn, is de allergeneninformatie. ‘Dat is gewoon een must’, benadrukt Hopstaken. ‘Vaak niet alleen door de huidige regelgeving, maar ook omdat je je gasten goed en juist wilt informeren.’

Allergeneninformatie is vaak beschikbaar vanuit leveranciers, maar moet soms nog worden aangevuld. Hopstaken: ‘Het is alsnog noodzaak om dit allemaal na te lopen. Daarbij is het erg prettig als je een tool gebruikt om dit snel te controleren en makkelijk zelf in te stellen. Vervolgens draai je in één keer een complete lijst met allergeneninformatie uit. Ook hierbij geldt: als je een ingrediënt eenmaal hebt aangemaakt en de allergeneninformatie hebt toegevoegd, hoef je dit niet telkens opnieuw te doen.’

De ABC

Of Hopstaken inOne zou aanbevelen? ‘100%. Vooral horecagroepen en -ketens hebben er baat bij. Maar zelfs de eenpitter. Alleen al door het bestelproces te centraliseren, heb je een win. De ABC is alle leveranciers in één app, inzicht in menumarges en complete allergeneninformatie. Als je ook gebruikmaakt van menu’s en recepturen, staan er wat kosten tegenover, maar dat heeft wel zijn waarde. Het inzicht dat je krijgt, levert zoveel op. De kosten betalen zich zo terug.'

Kortom, bestellen via één app zorgt voor structuur in het werk van chefs en souschefs. ‘Waar veel chefs kapot gaan, is dat ze heel creatief zijn, maar het stukje calculeren het liefst achterwege laten. En dat is wel de factor waarmee je het gaat winnen of verliezen’, ziet Hopstaken. ‘Met de tools van inOne zoom je in op je inkoop en zie je direct de marge per gerecht. Dat is de key tot succes hebben of juist niet.’

Dit artikel is gesponsord door inOne.