Iedere horecaondernemer weet uit ervaring hoe een constant rinkelende telefoon de flow van een hectische service behoorlijk verstoort. Zo ook bij Bruno Verjus van restaurant Table in Parijs, zijn team was voorheen dagelijks drie uur kwijt aan bellen. 'We waren uren bezig om gasten te bereiken om te checken of ze wel zouden komen. Dat slaat nergens op. Het moest omgekeerd: zij moeten ons bevestigen. Ik win met Zenchef 3 uur per dag. Dat is serieus. Nu kunnen we ons volledig richten op de gast.'

Overbelasting voorkomen

De flexibiliteit van de digitale tools biedt ook een uitkomst wanneer de bezetting van het personeel onverwachts wat krapper is. Jean Hellinger, accountmanager bij Zenchef, ziet dit regelmatig in de praktijk. 'Op dagen met te weinig personeel zie ik dat het restaurant minder reserveringen accepteert, waardoor ze dezelfde kwaliteit van service kunnen blijven bieden', legt hij uit. 'Hiermee wordt overbelasting van het aanwezige personeel voorkomen. Het is een goed voorbeeld van hoe technologie direct bijdraagt aan het welzijn van het team.'

Een dynamische plattegrond

Francesco Gori, hoofdmanager bij het Rotterdamse O'Pazzo, ervaart dagelijks hoe intuïtief het is om tafels te wisselen en reserveringen toe te voegen met behulp van de visuele plattegrond in het reserveringssysteem. 'Deze flexibiliteit zorgt voor een drastische vermindering van wachttijden bij de ingang en een ontspannen start van de avond.'

De dynamische weergave helpt het team bovendien om de shifts veel beter en sneller te stroomlijnen. 'De software helpt mij om tafels efficiënter te plannen en het is veel makkelijker om een tafel dubbel te boeken', aldus Gori. 'Wat betekent: meer reserveringen en meer omzet. Doordat iedereen op de vloer realtime toegang heeft tot dezelfde informatie, verloopt de onderlinge communicatie ook een stuk vloeiender.'

Minder no-shows

Bij Gastrobar Bij Vrienden in Helmond gebruiken Jolande en Jeroen Manders een andere digitale optie die veel frustratie heeft weggehaald. Om lege tafels door gasten die zonder afmelding wegblijven te voorkomen, maken de horeca-ondernemers gebruik van de optie om een herbevestiging per e-mail te vragen.

'Mocht een gast de plannen toch wijzigen, dan verwerkt de software deze annulering direct zonder tussenkomst van medewerkers. Vrijgekomen plekken worden gelijk gevuld dankzij de automatische wachtlijst die geïnteresseerden direct een seintje geeft', aldus Manders. Voor Gastrobar Bij Vrienden is deze wachtlijst extreem handig gebleken om last-minute lege tafels alsnog op te vullen.

Sneller afrekenen en hogere fooien

'Met de introductie van digitale menukaarten en het betalen aan tafel via een QR-code, nemen moderne horecazaken het "wachten op de rekening" weg', vertelt Hellinger. 'Gasten scannen simpelweg de code op tafel, bekijken hun bestelling in alle rust en rekenen direct af wanneer het hen uitkomt. Voor het front of house-team betekent deze pay-at-table functie een aanzienlijke verlichting van de werkdruk tijdens de drukste momenten. Het personeel hoeft niet langer eindeloos heen en weer te lopen met pinautomaten, wat de algehele efficiëntie op de vloer sterk bevordert. Bovendien resulteert dit vlotte afrekenproces in de praktijk opvallend vaak in aanzienlijk hogere fooien.'

Persoonlijke service

Om een gedenkwaardige en persoonlijke ervaring te geven aan zijn klanten, gebruikt Johan Creytens van restaurant Le Mystique in Brugge functionaliteiten zoals verjaardagstags. 'Het systeem stelt het personeel ook in staat om vaste bezoekers bij naam te begroeten. Deze gerichte communicatie zorgt voor een sterkere relatie en een onvergetelijke gastervaring.'

Naast speciale tags vergemakkelijkt de notitiefunctie in de back-end de interne communicatie tussen collega's over specifieke gastvoorkeuren. 'Belangrijke dieetwensen, ernstige allergieën of eerdere wijnkeuzes verschijnen op het scherm zodra de gast het restaurant binnenkomt. Het creëren van zo'n warme en herkenbare sfeer is heel eenvoudig met deze technologie. Ook medewerkers halen hierdoor veel meer voldoening uit hun werk.'

'De integratie van intelligente horecasoftware bewijst dat verdere digitalisering en authentieke gastvrijheid hand in hand gaan', besluit Hellinger. 'Door te leren van de ervaringen van succesvolle restauranthouders, zie je direct hoe technologie de ware passie voor het vak weer volop laat opbloeien.'

Dit artikel is gesponsord door Zenchef.