Alle ondernemers moeten vanaf 25 mei voldoen aan de nieuwe Europese privacywet. Wie zich niet aan de regels van Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) houdt en verkeerd omgaat met persoonsgegevens, riskeert hoge boetes. Dit geldt ook voor horecaondernemers.
Bedrijfsactiviteiten vallen al heel snel onder de privacywet. De gevolgen daarvan worden behoorlijk onderschat in onze branche, zegt Ralph Markwat, directeur van FHC formulebeheer.
Offerte sturen
Naast namen van personen en adressen vallen ook gegevens gekoppeld aan IP-adressen, cookies of een e-mailadres onder de wet. Een ondernemer krijgt al met de AVG te maken door het versturen van een offerte, factuur of (digitale) nieuwsbrief. Of het bijhouden van afspraken met klanten, contactgegevens van klanten of personeelsinformatie.
Markwat: ‘Soms gaat het om hele onnozele dingen. Bijvoorbeeld een lijst met telefoonnummers van medewerkers op het prikbord, dat kan echt niet meer. Dat moet tussen je oren gaan zitten.’
Melden bij toezichthouder
Markwat ziet dat er nog weinig cafetariahouders mee bezig zijn. ‘Er hoeft maar één klant te zijn die iets meldt bij de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens (AP, red.)) en dan kan het een heel vervelend verhaal worden.’
Bedrijven die niet aan de wet voldoen, kunnen namelijk sancties tegemoet zien van de AP. In het meest gunstige geval gaat het om een berisping of waarschuwing. Bij zwaardere overtredingen kan het om forse bedragen gaan, tot € 20 miljoen of 4 procent van de jaaromzet.
Personeelsdossiers
‘Het is zeker belangrijk dat cafetariahouders hier mee aan de slag gaan’, laat ook Breghje van Eupen namens Koninklijke Horeca Nederland weten. ‘Een belangrijke wijziging die ook voor cafetariahouders van belang is, is bijvoorbeeld het bewaren van de personeelsdossiers. Het vastleggen en bewaren van gegevens van medewerkers moeten op een andere manier.’
Gastgegevens
Van Eupen wijst daarnaast op de gastgegevens die cafetaria’s hebben, zoals bezorgadressen en mailadressen. ‘Als een ondernemer gebruikmaakt van een mailinglijst, dan moeten gasten daar expliciet toestemming voor geven. Alleen het invullen van een mailadres volstaat niet. Ze moeten echt goedkeuren dat je ze gaat mailen. Wij adviseren alle horecaondernemers om de gratis AP-tool te doorlopen. Dat geeft houvast. Ook wijzen we onze leden op de vijftien meest gestelde vragen over de nieuwe wetgeving op onze site.’
Lees meer over de gevolgen van de nieuwe privacywet in de eerstvolgende editie van Snackkoerier.
